Hoe maak ik een accommodatie aan?

In het hoofdmenu Basisgegevens - Accommodaties staan jouw actieve accommodaties.

Voor het aanmaken van een nieuwe accommodatie klik je links bovenin op 'Nieuw'. Je loopt alle tabbladen door en slaat de accommodatie op. Zie hieronder de uitgebreide omschrijving per tabblad.

Na het opslaan van de accommodatie dien je nog o.a. locaties aan te maken welke bij deze accommodatie horen, anders is de accommodatie niet boekbaar. De uitleg hiervan vind je verderop in deze handleiding.

TABBLAD ALGEMEEN

Algemeen

Naam
Hier geeft u de naam van de accommodatie op. U kunt deze eventueel direct vertalen via de button

Groep:
Selecteer een van de reeds bestaande groepen. Mocht u een nieuwe accommodatiegroep aan willen maken (denk hierbij aan Kamperen of Verhuur) doe dit dan eerst via Basisgegevens - Accommodatiegroepen.

Activatiedatum
Dit is de datum per wanneer de accommodatie geactiveerd moet worden. Deze datum kan niet worden gewijzigd zodra de accommodatie is opgeslagen. 

Aankomsttijd- en vertrektijd
De aankomst- en vertrektijd kan getoond worden tijdens het online boeken in de kassabon.

Vooruit boeken:
Hier kan het minimaal aantal dagen ingegeven worden tot wanneer de gast online kan boeken. Het kan zo zijn dat u 1 dag voor aankomst niet wilt dat een gast nog een boeking kan maken. U geeft dan 1 in. Hetzelfde geldt voor het maximaal aantal dagen. Tot hoeveel dagen vooruit mag de gast online boeken.

Aantal personen

Geef het minimum aantal personen en het maximum aantal personen in wat in de accommodatie kan verblijven.

U heeft ook de mogelijkheid om naast het maximaal aantal personen, extra personen op te geven die niet mee tellen met het maximum aantal. Bijvoorbeeld, er mogen maximaal 6 volwassenen en een baby in de accommodatie verblijven.

Bij de persoonscategorieën geeft u aan dat deze categorie uitgesloten is van het totaal aantal personen. Vervolgens geeft u bij de betreffende persoonscategorie op hoeveel personen in deze categorie er boven op het maximum aantal personen opgegeven mogen worden.

TABBLAD INSTELLINGEN

Financieel

• Selecteer de grootboekrekening waarop de omzet van de accommodatie geboekt mag worden.
• Selecteer de prijsperiode waarin de accommodatie valt
• Selecteer de prijstabel waarin de accommodatie valt

Instellingen

Accommodatie online tonen
Door deze optie aan te vinken kan de accommodatie via jouw eigen website geboekt worden.

Locatievoorkeur toegestaan
Door deze optie aan te vinken, kunnen gasten in het online reserveren zelf een locatie kiezen.

Locatie tonen op factuur
De geboekte locatie wordt weergegeven op de bevestiging als je deze optie selecteert.

Voorkeurslocatie wel tonen op de factuur
De geboekte locatie wordt niet weergegeven op de bevestiging, tenzij de locatie met voorkeur is geboekt. Voorkeur staat dan aangevinkt op de boeking.

Locatie tonen op aankomstvoucher
De geboekte locatie wordt weergegeven op de aankomstvoucher als u deze optie selecteert.

Voorkeurslocatie wel tonen op aankomstvoucher
De geboekte locatie wordt niet weergegeven op de aankomstvoucher, tenzij de locatie met voorkeur is geboekt. Voorkeur staat dan aangevinkt op de boeking.

Afwijkende prijstabel per locatie toestaan
Als deze instelling actief is, is het mogelijk aan de locaties die bij de accommodatie horen, prijstabellen in te stellen die anders zijn dan de prijstabel van de accommodatie.

Boeken per dag
Deze vink je alleen aan als het een accommodatie betreft die per dag geboekt moet worden, Bijvoorbeeld een Zaal of een Strandhuisje. De prijzen worden dan ook per dag berekend in plaats van per nacht.

Virtuele accommodatie
Als er meerdere vertrekken van 1 accommodatie zowel apart als in zijn geheel verhuurd kunnen worden, kun je een virtuele accommodatie aanmaken.
Bijvoorbeeld je hebt een groepsaccommodatie welke in zijn geheel maar ook per kamer verhuurd kan worden. Je kunt dan een virtuele accommodatie voor jouw gehele accommodatie aanmaken waarbij je een ander tarief kunt hanteren. Bovendien, bij verhuur van deze virtuele accommodatie zullen automatisch de locaties van de bijbehorende accommodatie ‘Kamers’ afgeblokt worden bij een reservering.

Aankomstnotificatie / aankomstvoucher / vertreknotificatie

Door een vinkje te zetten stel je in dat er voor deze accommodatie een aankomstnotificatie/voucher en/of vertreknotificatie mag worden verzonden.

Betalingsherinneringen na aankomst toegestaan
Deze optie vink je aan als je wil dat er voor deze accommodatie na de vertrekdatum ook nog betalingsherinneringen verstuurd worden.
Dit zien we vaak bij bijvoorbeeld Jaarplaatsen die het gehele jaar aanwezig zijn. 

TABBLAD OMSCHRIJVING

Indien op jouw website gewerkt wordt met de Zoek & Boek widget kun je hier een beknopte omschrijving van de accommodatie geven. Deze wordt dan zichtbaar op jouw website.

 

TABBLAD OVERIG

Label: 

Een label dient opgegeven te worden indien je met meerdere accounts werkt.

Vierkante meter
Indien je werkt met een huurprijs die berekend wordt op basis van de grootte van de plek, kun je hier het aantal vierkante meter invullen.

Soort
Indien je werkt met de touroperator koppeling via Nextpax, dien je hier het juiste accommodatie kenmerk te selecteren.

URL zoek & boek
Als je gebruik maakt van de Zoek & Boek widget op jouw website, kun je hier een webadres ingeven zodat er in de zoekresultaten een link komt waar jouw gast meer informatie over de accommodatie kan vinden.

Taal
De taal waarin de emails worden verzonden naar het emailadres dat staat bij Alternatief e-mailadres.

Alternatief e-mailadres
Standaard worden de reserveringsbevestigingen naar jouw e-mailadres verstuurd. Mocht je bijvoorbeeld een huisje in de verhuur hebben van iemand anders, dan kun je hier een ander
e-mailadres opgeven waar de bevestigingen naar toe zal worden gestuurd.

Standaard Amperage
Indien je met een meterstanden koppeling werkt geef je hier het standaard Amperage in van deze accommodatie.

EasySecure
Indien je met een toegangscontrole koppeling werkt kun je hier aangeven of de accommodatie is voorzien van EasySecure.

Planbord optimalisatie
Vink deze optie aan als je wil dat TOMM voor deze accommodatie zoveel mogelijk aaneengesloten boekt in jouw planbord (mits er niet met voorkeur is geboekt).
 

Klik nu rechts onderaan op Opslaan.

Na het opslaan vind je onderin nog meerdere tabbladen om instellingen te verwerken zoals het toevoegen van Locaties.

TABBLAD LOCATIES
Hier maak je de locaties aan welke bij deze accommodatie horen.
Je klikt op 'Nieuw' en vult de naam van de locatie in. Indien de locatie dezelfde instellingen mag aanhouden als die van de accommodatie klik je op 'Opslaan'. 

Het is ook mogelijk locaties te genereren. Met deze functie kun je in 1 keer meerdere locaties aanmaken.
In de prefix geef je een naam in welke voor het locatienummer komt te staan. Bijvoorbeeld "Kampeerplaats". Indien er geen naam voor de locatienummers hoeft te staan kun je de prefix leeglaten.
Bij startnummer geef je het eerste nummer op. vervolgens geef je het aantal locaties op.
TOMM zal nu zelf de reeks aanmaken.
Mocht je meerdere nummer reeksen hebben omdat de nummering niet in een keer oploopt, kun je via het + teken meerdere reeksen ingeven.
Bijvoorbeeld: 

TABBLAD ARTIKELEN
In dit tabblad kun je artikelen koppelen aan jouw accommodatie.

 

TABBLAD VERKOOPKANALEN 
Om de accommodatie niet alleen te kunnen boeken door de backoffice, dien je in het tabblad Verkoopkanalen aan te geven door welke kanalen de accommodatie nog meer geboekt mag worden. Ook het online boeken/internet valt hieronder. Standaard worden alle verkoopkanalen die aanwezig zijn op actief gezet !

Om een nieuw verkoopkanaal te activeren, klik je op Nieuw, je kiest het verkoopkanaal en geef je de datum op vanaf wanneer en tot wanneer er geboekt mag worden.

TABBLAD BETALINGSVOORWAARDEN
Hier kun je eventuele andere betalingsvoorwaarden voor jouw accommodatie aanmaken. Als je niets opgeeft worden de standaard betalingsvoorwaarden gehanteerd.

 

TABBLAD MEDIA
Hier voeg je een foto's toe, die getoond wordt tijdens het boeken en in de online Zoek & Boek. Je kunt meerdere foto's toevoegen. In Zoek&Boek worden er maximaal 5 getoond. 
Als je meerdere foto's hebt gekoppeld kun je ze op volgorde slepen. De bovenste foto zal dan als eerste worden getoond in de zoekresultaten.

TABBLAD BIJLAGEN
Hier kun je bijlagen selecteren die meegestuurd worden met een van de E-mail templates. Denk hierbij aan bijvoorbeeld jouw algemene voorwaarden die je met de Reserveringsbevestiging mee wil sturen.

TABBLAD PLATTEGROND

Het is mogelijk om de algemene plattegrond die getoond wordt in het online boeken te overschrijven per accommodatie, bijvoorbeeld als je zowel kampeerplaatsen als verhuur hebt op jouw park en hier twee plattegronden voor hebt. De plattegrond die je hier koppelt, wordt alleen getoond bij dit accommodatietype. Bij het opbouwen van de code van het online boeken moet aangegeven worden dat je gebruik wilt maken van de optie om gasten de mogelijkheid te geven een locatie te laten kiezen. 

NB: Foto’s, plattegrond en bijlagen moeten eerst geüpload worden via Mediamanager in het hoofdmenu Basisgegevens voordat je ze kunt selecteren

TABBLAD TEMPLATES

Hier kun je zelf een tekst toevoegen die alleen verschijnt op het E-mail template van jouw keuze voor dit accommodatietype.