Hoe maak ik een accommodatie aan?

In het hoofdmenu Basisgegevens - Accommodaties staan jouw actieve accommodaties.

Voor het aanmaken van een nieuwe accommodatie klik je links bovenin op 'Nieuw'. Je loopt alle tabbladen door en slaat de accommodatie op. Zie hieronder de uitgebreide omschrijving per tabblad.

Na het opslaan van de accommodatie dien je nog o.a. locaties aan te maken welke bij deze accommodatie horen, anders is de accommodatie niet boekbaar. De uitleg hiervan vind je verderop in deze handleiding.

Algemeen

Algemeen

Naam
Hier geef je de naam van de accommodatie op. Je kunt deze eventueel direct vertalen via de button

Groep:
Selecteer een van de reeds bestaande groepen. Mocht u een nieuwe accommodatiegroep aan willen maken (denk hierbij aan Kamperen of Verhuur) doe dit dan eerst via Basisgegevens - Accommodatiegroepen.

Activatiedatum
Dit is de datum per wanneer de accommodatie geactiveerd moet worden. Deze datum kan niet worden gewijzigd zodra de accommodatie is opgeslagen. Kies deze dus met zorg. Een accommodatie kan tot aan de activatiedatum niet online worden geboekt.

Aankomsttijd- en vertrektijd
De aankomst- en vertrektijd kan getoond worden tijdens het online boeken in de kassabon en staat op de reserveringsbevestiging.

Vooruit boeken:
Hier kan het minimaal aantal dagen ingegeven worden tot wanneer de gast online kan boeken. Het kan zo zijn dat je 1 dag voor aankomst niet wilt dat een gast nog een boeking kan maken. Je stelt dan 1 in. Hetzelfde geldt voor het maximaal aantal dagen. Tot hoeveel dagen vooruit mag de gast online boeken.

Aantal personen

Geef het minimum aantal personen en het maximum aantal personen in wat in de accommodatie kan verblijven.

Je kunt naast het maximaal aantal personen, extra personen opgeven die niet mee tellen met het maximum aantal. Bijvoorbeeld, er mogen maximaal 6 volwassenen en een baby in de accommodatie verblijven.

Bij de persoonscategorieën geef je aan dat deze categorie uitgesloten is van het totaal aantal personen. Vervolgens geef je bij de betreffende persoonscategorie op hoeveel personen in deze categorie er boven op het maximum aantal personen opgegeven mogen worden.

Instellingen

Financieel

• Selecteer de grootboekrekening waarop de omzet van de accommodatie geboekt mag worden.
• Selecteer de prijsperiode waarin de accommodatie valt
• Selecteer de prijstabel waarin de accommodatie valt

Instellingen

Accommodatie online tonen
Door deze optie aan te vinken kan de accommodatie via jouw eigen website geboekt worden.

Locatievoorkeur toegestaan
Door deze optie aan te vinken, kunnen gasten in het online reserveren zelf een locatie kiezen.

Locaties als zoekresultaat gebruiken

Vink dit aan als je alle afzonderlijke locaties in online Zoek&Boek wil tonen.

Locatie tonen op factuur
De geboekte locatie wordt weergegeven op de bevestiging als je deze optie selecteert.

Voorkeurslocatie wel tonen op de factuur
De geboekte locatie wordt niet weergegeven op de bevestiging, tenzij de locatie met voorkeur is geboekt. Voorkeur staat dan aangevinkt op de boeking.

Locatie tonen op aankomstvoucher
De geboekte locatie wordt weergegeven op de aankomstvoucher als u deze optie selecteert.

Voorkeurslocatie wel tonen op aankomstvoucher
De geboekte locatie wordt niet weergegeven op de aankomstvoucher, tenzij de locatie met voorkeur is geboekt. Voorkeur staat dan aangevinkt op de boeking.

Afwijkende prijstabel per locatie toestaan
Als deze instelling actief is, is het mogelijk aan de locaties die bij de accommodatie horen, prijstabellen in te stellen die anders zijn dan de prijstabel van de accommodatie.

Boeken per dag
Deze vink je alleen aan als het een accommodatie betreft die per dag geboekt moet worden, Bijvoorbeeld een Zaal of een Strandhuisje. De prijzen worden dan ook per dag berekend in plaats van per nacht.

Virtuele accommodatie
Als er meerdere vertrekken van 1 accommodatie zowel apart als in zijn geheel verhuurd kunnen worden, kun je een virtuele accommodatie aanmaken.
Bijvoorbeeld je hebt een groepsaccommodatie welke in zijn geheel maar ook per kamer verhuurd kan worden. Je kunt dan een virtuele accommodatie voor jouw gehele accommodatie aanmaken waarbij je een ander tarief kunt hanteren. Bovendien, bij verhuur van deze virtuele accommodatie zullen automatisch de locaties van de bijbehorende accommodatie ‘Kamers’ afgeblokt worden bij een reservering.

Accommodatie uitsluiten van Maintenance Support

De accommodatie wordt niet in Maintenance Support gebruikt.

Aankomstnotificatie / aankomstvoucher / vertreknotificatie

Door een vinkje te zetten stel je in dat er voor deze accommodatie een aankomstnotificatie/voucher en/of vertreknotificatie mag worden verzonden.

Automatisch vertrek

Boekingen op deze accommodatie krijgen op de dag na de vertrekdatum automatisch de status "Vertrokken" toegewezen.

Accommodatie verlengen in Mijn Omgeving/Kiosk

Boekingen op deze accommodatie mogen door de gast in de Mijn Omgeving en/of de Kiosk worden verlengd.

Betalingsherinneringen na aankomst toegestaan
Deze optie vink je aan als je wil dat er voor deze accommodatie na aankomst ook nog betalingsherinneringen verstuurd worden.
Dit zien we vaak bij bijvoorbeeld Jaarplaatsen die het gehele jaar aanwezig zijn. De optie wordt meestal niet gebruikt voor toeristische boekingen.

Omschrijving

Indien op je website gewerkt wordt met de Zoek & Boek widget kun je hier een beknopte omschrijving van de accommodatie geven. Deze wordt dan zichtbaar in de zoekresultaten.

 

Overig

Label: 

Je stelt alleen een label in als je met meerdere TOMM accounts werkt.

Vierkante meter
Als je een huurprijs hebt die wordt berekend op basis van de grootte van de plek, kun je hier het aantal vierkante meter invullen.

Soort
Indien je werkt met de touroperator koppeling via Qenner kun je hier het juiste accommodatie kenmerk selecteren.

URL zoek & boek
Als je gebruik maakt van de Zoek & Boek widget op je website, kun je hier een webadres ingeven zodat er in de zoekresultaten een link komt waar je gast meer informatie over de accommodatie kan vinden.

Taal
De taal waarin de emails worden verzonden naar het emailadres dat staat bij Alternatief e-mailadres.

Alternatief e-mailadres
Standaard worden de reserveringsbevestigingen naar jouw e-mailadres verstuurd. Mocht je bijvoorbeeld een huisje in de verhuur hebben van iemand anders, dan kun je hier een ander
e-mailadres opgeven waar de bevestigingen naar toe zal worden gestuurd.

Standaard Amperage
Indien je met een meterstanden koppeling werkt geef je hier het standaard Amperage in van deze accommodatie.

Meterstand
Aanvinken als je wilt dat de actuele meterstanden worden opgehaald als een gast arriveert (alleen bij koppeling met slimme meters).

Keyplan
Aanvinken als de accommodatie is gekoppeld via Keyplan.

EasySecure
Aanvinken als toegangscontrole voor de accommodatie via Easysecure verloopt.

Planbord optimalisatie
Vink deze optie aan als je wil dat TOMM voor deze accommodatie zoveel mogelijk aaneengesloten boekt in jouw planbord (mits er niet met voorkeur is geboekt).
 

Klik nu rechts onderaan op Opslaan.

Na het opslaan vind je onderin nog meerdere tabbladen om instellingen te verwerken zoals het toevoegen van Locaties.

Locaties

Hier maak je de locaties aan die bij deze accommodatie horen.
Je klikt op 'Nieuw' en vult de naam van de locatie in. Indien de locatie dezelfde instellingen mag aanhouden als die van de accommodatie klik je op 'Opslaan'. 

Het is ook mogelijk locaties te genereren. Met deze functie kun je in 1 keer meerdere locaties aanmaken.
In de prefix geef je een naam in welke voor het locatienummer komt te staan. Bijvoorbeeld "Kampeerplaats". Indien er geen naam voor de locatienummers hoeft te staan kun je de prefix leeglaten.
Bij startnummer geef je het eerste nummer op. vervolgens geef je het aantal locaties op.
TOMM zal nu zelf de reeks aanmaken.

Mocht je meerdere nummer reeksen hebben omdat de nummering niet in een keer oploopt, kun je via het + teken meerdere reeksen ingeven.
Bijvoorbeeld: 

Zie ook de handleiding 'Locaties' voor uitgebreidere informatie.

Artikelen

In dit tabblad kun je artikelen koppelen aan de accommodatie. Als ze eenmaal zijn toegevoegd kun je selecteren op alleen de gekoppelde artikelen of alle artikelen. 
 

Verkoopkanalen

Om de accommodatie niet alleen te kunnen boeken door de backoffice maar ook door andere kanalen, kun je in het tabblad Verkoopkanalen aangeven door welke de accommodatie nog meer geboekt mag worden. Ook het online boeken/internet valt hieronder. Standaard worden alle verkoopkanalen die aanwezig zijn op actief gezet !

Om een nieuw verkoopkanaal te activeren, klik je op Nieuw, je kiest het verkoopkanaal en geef je de datum op vanaf wanneer en tot wanneer er mag worden geboekt.

Betalingsvoorwaarden

In het bestand Betalingsvoorwaarden is al ingesteld wat je standaard betalingscondities zijn.

Per accommodatie kun je, indien nodig, andere betalingsvoorwaarden instellen. Bijvoorbeeld 3 vaste betaaldata voor je jaarplaatsen. Als je niets opgeeft worden de standaard betalingsvoorwaarden gehanteerd.

 

Media

Hier voeg je de afbeeldingen toe, die getoond worden tijdens het boeken en in de online Zoek & Boek. Je kunt meerdere foto's toevoegen. In Zoek&Boek worden er maximaal 5 getoond. 
Als je meerdere foto's hebt gekoppeld kun je ze op volgorde slepen. De bovenste foto zal dan als eerste worden getoond in de zoekresultaten.

De afbeeldingen moeten eerst via de Mediamanager worden geupload.

Bijlagen

Kies de bijlagen die worden meegestuurd met een van de E-mail templates. Denk hierbij aan bijvoorbeeld jouw algemene voorwaarden die je met de Reserveringsbevestiging mee wil sturen of een routebeschrijving die je meestuurt bij een aankomstnotificatie.

De bijlagen moeten eerst via de Mediamanager worden geupload.

Plattegrond

Het is mogelijk om de algemene plattegrond, die getoond wordt in het online boeken, per accommodatie te overschrijven.

Bijvoorbeeld als je zowel kampeerplaatsen als verhuur hebt op je park en hier twee plattegronden voor gebruikt. 

De plattegrond die je bij de accommodatie koppelt, wordt alleen getoond bij dit accommodatietype. Bij het instellen van de online boekingswidget moet je dan wel aangeven dat je gasten zelf hun locatie mogen kiezen.

De plattegrond moet eerst via de Mediamanager worden geupload.

Templates

Hier kun je zelf een tekst toevoegen die alleen verschijnt op de accommodatietemplate van deze accommodatie. Om de tekst op bijvoorbeeld de reserveringsbevestiging te tonen moet je het invoegveld voor de accommodatietemplate daarin toevoegen.

 

Toegangscontrole

Kies het toegangscontroleplan dat bij deze accommodatie van toepassing is.