Grootboekrekeningen aanmaken en beheren

Financieel-Grootboekrekeningen

Er is altijd al een standaard rekeningschema aangemaakt worden door TOMM. Dit kun je aanpassen een aanvullen met je eigen grootboeknummers.

Grootboekrekening toevoegen

• Klik op Nieuw
• Vul het grootboeknummer in
• Vul de grootboek omschrijving in
• Geef aan of het een tussenrekening is of een omzetrekening
• Kies het BTW percentage (alleen bij Omzetrekeningen)

Voor een goede koppeling met je  boekhoudpakket, is het belangrijk dat het grootboek-rekeningnummer in TOMM (de code) overeen komt met die in je boekhoudpakket. Bij twijfel over de juiste keuze van het rekeningnummer, raadpleeg je accountant!

 

Tussenrekening of omzetrekening?

Tussenrekeningen gebruik je voor de koppeling aan betaalmethoden (bank, kas, Pay enz.)

Omzetrekeningen gebruik je voor de koppeling met artikelen en accommodaties. Het grootboeknummer dat u invoert staat los van het type. U kunt dus een omzetrekening aanmaken met grootboeknummer 1200, omschrijving Borg en BTW tarief 0%.

 

Grootboekrekening nummer wijzigen

Het grootboek rekeningnummer kan altijd worden gewijzigd: selecteer de rekening en wijzig het nummer. Hou er rekening mee dat de wijziging alleen geldig is voor mutaties die vanaf dat moment worden gedaan, oudere mutaties worden niet omgezet naar het nieuwe rekeningnummer.

In de grootboekmutaties zul je tijdelijk zowel het oude als het nieuwe nummer kunnen tegenkomen.

Het bedrag op het oude grootboek kan handmatig in de boekhouding gezet worden óf pas het nummer aan in het exportbestand*. Het oude nummer zal in de loop van tijd verdwijnen.

* Bij inlezen van een exportbestand in het boekhoudprogramma: wijzig in het exportbestand het grootboeknummer via kladblok. Open de locatie op de computer waar het exportbestand opgeslagen staat, klik hier met rechtermuisknop op en kies voor ‘openen met’ – kladblok. Wijzig het nummer en sla dit document op. Bij aanpassen in excel/csv document kunnen er foutmeldingen ontstaan bij het importeren in het boekhoudprogramma.

Grootboekrekening verwijderen

Als een grootboekrekening wordt verwijderd kan het nummer niet nog een keer worden gebruikt. Het nummer blijft namelijk actief t.b.v. historische informatie.  Wij adviseren dan ook grootboekrekeningen niet te verwijderen.
Als het echt nodig is een grootboekrekening te verwijderen geef de rekening dan eerst een fictief nummer, bijvoorbeeld door er een paar nullen achter te plaatsen. Op deze manier komt het oorspronkelijke nummer weer beschikbaar voor een nieuw aan te maken rekening. Bij twijfel: overleg even met een van onze consultants.

Vaste grootboekrekeningen

TOMM kent een aantal vaste grootboekrekeningen die je niet kunt verwijderen en waarvan je de omschrijving niet kunt wijzigen. 

Deze grootboekrekeningen zijn te herkennen aan het icoon

Deze grootboekrekeningen hebben namelijk een vaste functie en kunnen niet voor andere doeleinden worden gebruikt. 

Al deze rekeningen worden door TOMM beheerd. Het is niet toegestaan zelf, bijvoorbeeld via je boekhoudpakket, hier op te boeken. Hierdoor gaat de aansluiting met TOMM verloren.

Hieronder volgt een toelichting hierop:

Nog te ontvangen bedragen:

Type: Tussenrekening

Wordt gebruikt bij boekingen die al zijn gejournaliseerd maar nog niet volledig zijn betaald én voor de te betalen bedragen van losse facturen. In feite is het dus een debiteurenrekening. De rekening wordt tegengeboekt als de betaling in TOMM is geboekt.

 

Terug te betalen bedragen:

Type: Tussenrekening

Wordt gebruikt bij boekingen die al zijn gejournaliseerd maar nog wel een tegoed hebben en voor de uit  te betalen bedragen van creditfacturen. In feite is het dus een crediteurenrekening.

De rekening wordt tegengeboekt als de uitbetaling in TOMM is geboekt.

 

Vooruitontvangen omzet en vooruitontvangen BTW:

Type: Tussenrekening

Zolang een boeking nog niet is gejournaliseerd worden ontvangen bedragen op deze grootboekrekeningen geboekt. Na journalisering wordt het totaal weer tegengeboekt en wordt de daadwerkelijke omzet en BTW berekend.

 

Uit te betalen aan eigenaren:

Type: Tussenrekening

Bevat de uit te betalen bedragen aan eigenaren (via een Eigenarenafrekening). Het is dus in feite een crediteurenrekening. De rekening wordt tegengeboekt als de uitbetaling in TOMM is geboekt.

 

Afgedragen huur BTW eigenaar:

Type: Omzetrekening

Op deze rekening wordt de afgerekende huur (via een Eigenarenafrekening) aan BTW plichtige eigenaren geboekt.

Aan de rekening mag geen BTW tarief worden gekoppeld. TOMM rekent namelijk hetzelfde BTW tarief als oorspronkelijk ook in de reservering is gebruikt. Op deze manier wordt altijd het correcte BTW tarief toegepast. De bedragen op deze rekening zijn dus altijd exclusief BTW.

 

Afgedragen huur buitenlandse BTW eigenaar:

Type: Omzetrekening

Op deze rekening wordt de afgerekende huur (via een Eigenarenafrekening) aan BTW plichtige eigenaren geboekt waarbij de rubriek Buitenlandse eigenaar is aangevinkt. Sommige gebruikers willen deze uitgekeerde huur namelijk op een aparte rekening registreren.

Afgedragen huur particuliere eigenaar:

Type: Omzetrekening

Op deze rekening wordt de afgerekende huur (via een Eigenarenafrekening) aan particuliere eigenaren geboekt. Het verschil met Afgedragen huur aan BTW eigenaren, is dat een particuliere eigenaar de BTW over de huursom niet krijgt uitbetaald.

Aan de rekening mag geen BTW tarief worden gekoppeld TOMM rekent namelijk hetzelfde BTW tarief als oorspronkelijk ook in de reservering is gebruikt. Op deze manier wordt altijd het correcte BTW tarief toegepast. De bedragen op deze rekening zijn dus altijd exclusief BTW.

Afgedragen huur buitenlandse particuliere eigenaar:

Type: Omzetrekening

Op deze rekening wordt de afgerekende huur (via een Eigenarenafrekening) aan particuliere eigenaren waarbij de rubriek Buitenlandse eigenaar is aangevinkt. Sommige gebruikers willen deze uitgekeerde huur namelijk op een aparte rekening registreren.