Hoe maak ik een locatie aan?

Wat is een locatie?

Een Locatie is een specifieke boekbare eenheid: bijvoorbeeld kampeerplaats 12, kamer 3, of chalet “De Berk”. Een Locatie valt altijd onder een Accommodatie, oftewel het type of de categorie waartoe die eenheid behoort (bijvoorbeeld “4-persoons bungalow”). Één accommodatie kan meerdere locaties bevatten.

i	De Accommodatie beschrijft WAT je verhuurt (het type eenheid), de Locatie beschrijft WELKE specifieke plek of eenheid dat is.

Basisgegevens-Locaties

Bovenin het scherm zie je een aantal knoppen:

• Nieuw: voeg een nieuwe locatie toe
• Wijzig: wijzig een bestaande locatie
• Verwijder: deactiveer een bestaande locatie per een bepaalde dauum
• Volgorde: hiermee sleep je locaties in een eigen weergavevolgorde binnen een accommodatie. Dit verandert alleen de sortering in lijsten, niet de naam of het nummer van de locatie.
• Bezetting: opent de bezettingskalender van de geselecteerde locatie.

Een nieuwe locatie toevoegen

Klik op 'Nieuw' en vul de velden in
 

Algemeen

Naam	Verplicht, maximaal 50 tekens. Moet uniek zijn binnen de actieve locaties van dezelfde accommodatie. Ondersteunt vertalingen.
Activatiedatum	Verplicht. Vanaf deze datum is de locatie actief en beschikbaar.
Deactivatiedatum	Niet rechtstreeks in dit formulier in te stellen — dit gebeurt automatisch als een locatie wordt verwijderd
Taal	De taal waarin notificatie-e-mails voor deze locatie worden verstuurd.
Alternatief e-mail	Optioneel. Als ingevuld, ontvangt dit e-mailadres — in plaats van het hoofdaccount-e-mailadres — de reserveringsbevestigingen voor deze specifieke locatie. Handig bij verhuur via een externe eigenaar die zelf de boekingsbevestiging voor zijn eigen locatie moet ontvangen.
Vierkante meter	Optioneel. Vloeroppervlak, is bepalend voor locaties waarvan de prijs per m2 wordt berekend
Standaard Amperage	Optioneel, geheel getal.

Een locatie met een activatiedatum in de toekomst kan pas vanaf die datum online geboekt worden. Wil je de locatie toch alvast beschikbaar stellen, maak hem dan aan met een activatiedatum van vandaag en blokkeer de periode waarin hij nog niet geboekt mag worden.

Financieel

Grootboekrekening	Leeg laten betekent: overnemen van de accommodatie.
Periode en Prijstabel	Alleen zichtbaar als de accommodatie is ingesteld om afwijkende prijzen per locatie toe te staan. Leeg = prijzen van de accommodatie worden gebruikt. Hiermee kan één specifieke locatie (bijvoorbeeld een locatie met uitzicht) een eigen prijstabel krijgen, terwijl de rest van de accommodatie de standaardprijzen behoudt. Zodra je een Periode kiest, is Prijstabel verplicht.

Virtuele locatie

Met de velden Accommodatie en Locatie koppel je deze locatie aan een “master”-locatie voor virtuele koppelingen — bijvoorbeeld een seizoenplaats die ook los als kampeerplaats geboekt kan worden.

Deze koppeling mag niet naar zichzelf verwijzen en mag geen kringverwijzing vormen (A → B → A). Denk dit goed door voordat je opslaat: dit soort koppeling is in de praktijk lastig ongedaan te maken.

Instellingen

Afwijkend toegangscontroleplan	Vink dit alleen aan als deze locatie een ander toegangscontroleplan moet gebruiken dan de accommodatie.
Extern locatie ID	Vrij tekstveld voor eigen referentie.
Locatie niet gebruiken in Maintenance Support	Alleen zichtbaar voor gebruikers met specifieke rechten. Sluit de locatie uit van het onderhouds-/facilitair-overzicht.

Zodra je een nieuwe locatie opslaat, gebeurt automatisch het volgende:

• Alle verkoopkanalen die al actief zijn op de accommodatie worden direct gekoppeld aan de nieuwe locatie.
• Alle artikelen die al actief zijn op de accommodatie worden direct gekoppeld aan de nieuwe locatie.
• Er wordt een bezettingsregistratie voor de locatie aangemaakt, zodat deze meteen beschikbaar en boekbaar is.

In bulk locaties aanmaken

Deze functie is beschikbaar vanuit het accommodatiescherm. Hiermee maak je in één keer een reeks locaties aan op basis van een voorvoegsel, een startnummer en een aantal — bijvoorbeeld “Kamer” + 1 + 20 levert Kamer 1 tot en met Kamer 20 op.

Je kunt meerdere reeksen tegelijk toevoegen door op “+” te klikken — bijvoorbeeld eerst Kamer 1 t/m 10, en daarna Kamer 101 t/m 110 voor een andere verdieping. De overige velden werken hetzelfde als bij het aanmaken van een losse locatie.

Tabbladen onderaan het locatiescherm

Zodra je een locatie selecteert, verschijnen onderaan tabbladen met verdere instellingen voor die specifieke locatie. Sommige tabbladen zijn alleen zichtbaar als de bijbehorende module actief is of als je de juiste rechten hebt — mis je een tabblad, controleer dan eerst of de module aanstaat of vraag na of je de rechten hebt.

Verkoopkanalen

Een lijst van verkoopkanalen (bijv. Internet, Booking.com) die deze locatie mogen tonen en boeken.

!	Kanalen met een hangslotje zijn verplicht gekoppeld aan alle locaties van de accommodatie en kunnen niet worden losgekoppeld.

Artikelen

Een lijst van artikelen die vanuit de accommodatie-instellingen aan deze locatie gekoppeld zijn. Met het zoekveld en de filterknop (“Alle artikelen” / “Gekoppelde artikelen”) vind je snel het gewenste artikel.
Het is mogelijk artikelen op locatieniveau te koppelen als ze niet bij alle locaties van toepassing zijn. Denk aan het artikel 'huisdier' bij alleen dié locaties waar huisdieren zijn toegestaan.

Betalingsvoorwaarden

Hier kun je een betalingsvoorwaarde instellen die alleen van toepassing is op deze specifieke locatie.  

Media

Hier kun je foto's uploaden die bij deze specifieke locatie horen. Deze foto's worden dan in het online boekingsproces getoond in plaats van de standaard accommodatiefoto's.
Je moet de foto's eerst uploaden in de mediamanager voordat je ze hier kunt toevoegen. Je kunt de volgorde zelf bepalen door de foto's te verslepen.

Bijlagen

Naast de bijlagen die aan de accommodatie zijn gekoppeld, kun je ook bijlagen versturen die specifiek aan deze locatie zijn gekoppeld.

Je moet de bijlagen eerst uploaden in de mediamanager voordat je ze hier kunt toevoegen en kunt koppelen aan de template waarmee ze verzonden moeten worden.

Locatiekenmerken

Hier stel je in welke kenmerken voor déze specifieke locatie gelden, door het vinkje aan te zetten. Bij kenmerken van het type “vrij veld"  vul je de waarde direct in de kolom in. 

Je ziet twee knoppen:

• Waarden: is alleen actief bij een aangevinkt kenmerk van het type “meerkeuze". Opent een venster waarin je aanvinkt welke vooraf gedefinieerde waarden voor déze locatie gelden (bijv. bij een kenmerk “Uitzicht”: zee, bos, duin).
• Kopieren: kopieert de kenmerken van de huidige locatie náár andere locaties die je selecteert (uit dezelfde accommodatie). Je kiest zelf: “Alleen aanvullen” (voegt toe zonder te overschrijven, standaard) of “Overschrijven” (vervangt de kenmerken van de doellocaties volledig).

!	Je kopieert altijd vanaf de locatie waar je het venster opent, náár de locaties die je aanvinkt — niet andersom. Kies bij twijfel voor “Alleen aanvullen” om niets per ongeluk te overschrijven.

Nieuw aangemaakte locaties tonen kenmerken aanvankelijk zonder waarde — vink ze hier zelf aan, dit gebeurt niet automatisch.

Contracten

Toont overzicht van eigenaarcontracten op deze locatie: naam eigenaar, periode (vanaf/tot) en contracttype. Met de knop “Eigenaar” open je de bijbehorende eigenaarskaart.

Deze knop is alleen zichtbaar als de eigenarenmodule is aangeschaft.

iCal

Hier koppel je externe kalenders (bijv. van een eigenaar-verhuurplatform) die automatisch blokkeringen aanmaken op deze locatie. Klik op “Nieuw” en vul in:

• URL — het adres van de iCal-feed van het externe platform
• Blokkeringtype — verplicht. Bepaalt welk type blokkering wordt aangemaakt zodra de externe kalender een periode als bezet doorgeeft

Deze knop is alleen zichtbaar als de iCal-module is aangeschaft.

Meters

Overzicht van meterstanden (elektra, gas, water) per locatie: type, naam, gekoppeld artikel en datum van de laatste meting.

!	Bij het aanmaken van een nieuwe meter krijg je de mogelijkheid deze met dezelfde instellingen te koppelen aan alle locaties die bij dezelfde accommodatie horen. Doe dat alleen als je zeker weet dat de meter nog niet is gekoppeld aan die andere locaties. De actie kan niet ongedaan worden gemaakt.

Toegangsplannen

Een lijst van toegangscontroleplannen (keycards, kentekens, pincodes) die voor deze locatie gelden.

Deze knop is alleen zichtbaar als de module Toegangscontrole is aangeschaft.

Locatie verwijderen

Selecteer de locatie en klik op Verwijderen.

De locatie wordt niet echt verwijderd. Je geeft alleen een datum “Verwijderen per” op (standaard vandaag). De locatie wordt daarmee per die datum gedeactiveerd: historische gegevens — boekingen, omzet, bezetting — blijven behouden en zichtbaar wanneer je in het planbord terugbladert naar data vóór de verwijderdatum.

Verwijderen is niet mogelijk zolang er nog het volgende op de locatie staat:

• Toekomstige reserveringen
• Toekomstige blokkeringen (bijvoorbeeld onderhoud of eigenaargebruik)
• Een actief eigenaarcontract

!	Dit is de meest voorkomende reden dat een locatie niet verwijderd kan worden. Los eerst de bovenstaande zaken op — verplaats de boeking, verwijder de blokkering, beëindig het contract — voordat je de locatie kunt verwijderen.

Locatie een andere naam geven

Je kunt de naam van een locatie op elk moment wijzigen, bijvoorbeeld bij het hernummeren van kampeerplaatsen.

!	Is de locatie aangesloten op een toegangscontrolesysteem? Dan start een naamswijziging automatisch, op de achtergrond, een synchronisatie naar dat systeem, zodat kaartlezers en slagbomen de nieuwe naam kennen. Andere wijzigingen (zoals e-mailadres of prijstabel) veroorzaken géén synchronisatie.