Artikelen aanmaken en beheren

Basisgegevens-Artikelen

In het hoofdmenu Basisgegevens - Artikelen vind je jouw artikelen. Hier kun je ook nieuwe artikelen aanmaken en beheren.

Dupliceren

Wil je een nieuw artikel aanmaken dat qua instellingen grotendeels hetzelde is als een bestaand artikel? Gebruik dan de Dupliceren knop! Klik het artikel aan dat je wil kopiëren en klik vervolgens op Dupliceren. je zult zien dat er een kopie van dit artikel in de lijst komt te staan. Deze kun je openen en daarna naar wens aanpassen.

Een nieuw artikel aanmaken

Je klikt op 'Nieuw'. Er opent een nieuw scherm waarin je het artikel kunt aanmaken.

Algemeen

Naam

Hier vul je de omschriijving van het artikel in. Via de knop kun je deze meteen vertalen.

Groep
Selecteer een van de groepen waaronder dit artikel moet komen te staan. Zijn er nog geen groepen aangemaakt? Maak deze dan eerst aan via Basisgegevens - Artikelgroepen.

Grootboekrekening
Selecteer de juiste grootboekrekening voor dit artikel.

Max. aantal
Je kunt hier een maximum aantal opgeven. Bijvoorbeeld voor het artikel hond kun je aangeven dat er een maximum aantal honden van bijvoorbeeld 2 geboekt mag worden. Dit maximum aantal heeft betrekking op het aantal artikelen wat online kan worden bijgeboekt. 

Als je hier geen maximum aantal invoert, kan standaard maximaal 1x het artikel worden gekozen. 

Instellingen

Automatisch meeberekenen
Indien je dit veld aanvinkt zal het artikel automatisch meegerekend worden als jouw gast via internet boekt, maar ook als je zelf een boeking maakt. Dit is van toepassing voor bijvoorbeeld toeristenbelasting en reserveringskosten.

Automatisch selecteren
Als je wilt dat het artikel al standaard aangevinkt staat, maar dat gasten het zelf uit kunnen vinken tijdens het online boeken, zet je hier een vinkje. Je zou dit bijvoorbeeld bij een artikel Stroom kunnen gebruiken of bij het bijboeken van een annuleringsfonds.

Handmatig te selecteren voor eigenaren

Als een artikel automatisch wordt berekend, dan wordt het artikel genegeerd als een eigenaar een boeking voor eigen verblijf maakt. Door deze optie aan te vinken kan de eigenaar het artikel alsnog zelf selecteren tijdens het maken van een eigen verblijf boeking. Denk bijvoorbeeld aan linnenpakketten of schoonmaakkosten.
 

Controle op uitgesloten postcodes
Deze optie kun je aanvinken bij het artikel Toeristenbelasting. De Toeristenbelasting zal dan niet berekend worden bij gasten met een postcode uit dezelfde gemeente. Let op dat er dan wel een postcodereeks moet ingesteld staan. Zie hiervoor: Toeristenbelasting niet berekenen als gast uit dezelfde gemeente komt

Dagprijzen hanteren i.p.v. berekening per aantal nachten
Dit veld vink je aan als je wil dat TOMM naar het aantal dagen kijkt in plaats van naar het aantal nachten. Dit is met name van belang als je in het boekingsproces de begin- en einddatum aanpast van het artikel. Normaliter kijkt TOMM naar het aantal nachten, maar als je deze optie aan vinkt wordt naar het aantal dagen gekeken dat het artikel geldig is.

Voorbeeld
Gasten verblijven een week en huren fietsen van zondag t/m woensdag. In het boekingsscherm geef je vervolgens de begin- en einddatum in van de fietshuur. Als je deze optie niet aan zou vinken, berekent TOMM 3x de dag/nachtprijs. Als je kiest voor Dagprijzen hanteren zal 4x het bedrag worden berekend.

Let op: als je dit artikel boekt bij een accommodatie die per nacht wordt berekend, kan het artikel dus ook op de vertrekdag in rekening gebracht worden!
Boek je het artikel bij een accommodatie die per dag wordt berekend, dan wordt het artikel voor elke dag in rekening gebracht.

Verwijderen bij annuleren
Hier kun je aangeven of het artikel van de boeking verwijderd moet worden bij een annulering.

Automatisch herberekenen indien reservering wijzigt
Wanneer je het vinkje uitzet, zal dit artikel niet meegenomen worden bij het herberekenen van de boeking. De prijs voor dit artikel zal dus niet veranderen als je wijzigingen aanbrengt in de boeking. Het is wel mogelijk om achteraf handmatig de prijs van het artikel aan te passen.

Deze optie kun je onder andere gebruiken bij het logee artikel of als je een meterstand artikel aanmaakt, zoals Elektra, waarbij je kiest voor het type berekening ‘Prijs per eenheid’.

Voorraadbeheer
Als je maar een bepaald aantal stuks hebt van een bepaald artikel, bijvoorbeeld kinderbedjes of fietsen, kun je gebruik maken van de functie voorraadbeheer. Hiermee wordt de voorraad bijgehouden en dit zorgt ervoor dat je niet meer kunt verhuren dan dat jouw capaciteit is.

Nadat je hier een vinkje hebt geplaatst kun je nadat je het artikel hebt opgeslagen voorraad ingeven. Dit wordt verderop deze handleiding uitgelegd.

1x per reservering berekenen
Hier kun je aanvinken of dit artikel 1x per reservering berekend dient te worden. Indien er meerdere locaties geboekt worden, dan wil je de reserveringskosten maar 1x berekenen en niet per locatie.
Deze instelling kan niet meer worden gewijzigd als je het artikel hebt opgeslagen.

Kassa artikel
Indien je gebruik maakt van de kassa-module in TOMM, dien je dit vinkje aan te zetten voor de artikelen die je wilt kunnen gebruiken in jouw kassa.

Opbrengst artikel volledig voor de eigenaar
Als dit aangevinkt is, wordt de volledige opbrengst van het artikel via de eigenarenafrekening uitgekeerd aan de eigenaar van de accommodatie. Het bedrag wordt op een losse regel afgedrukt op de eigenarenafrekening. Een alternatief is:

Uitkeren als verblijfskosten aan eigenaar
Als dit is aangevinkt ontvangt de eigenaar de opbrengst van het artikel via de eigenarenafrekening. Hij betaalt daar wel provisie over. Het bedrag wordt op de afrekening bij de verblijfskosten opgeteld.

Te gebruiken in Maintenance support

Koppeling is nog niet actief

Telt mee in berekening toeristenbelasting

Vink deze optie aan bij artikelen die moeten meetellen in de berekening voor de toeristenbelasting (hangt af van de manier waarop de toeristenbelasting in jouw gemeente wordt berekend). Zie ook de uitleg bij de rekenafloop 'Toeristenbelasting' verderop in deze handleiding.

Tonen op internet
Hier geef je aan of het artikel voor jouw gast te zien is tijdens het boeken op internet.

Online bij verblijfskosten optellen
Dit is handig bij verplichte kosten. 
Als je wil dat de gast tijdens het online boeken geen uitsplitsing ziet van alle verplichte kosten, dan vink je deze optie aan. De gast ziet dan een totaalbedrag van verblijfskosten en verplichte kosten. De bedragen worden op de uiteindelijke bevestiging en in het boekingsoverzicht wel uitgesplitst.

Tonen op aankomstvoucher
Je kunt per artikel aangeven of je deze getoond wilt hebben op de aankomstvoucher. 

Tonen op wissellijst bij aankomst of vertrek of de ontbijtlijst
Hier geef je aan aan of dit artikel op de wissellijst getoond moet worden. Dit is bijvoorbeeld handig bij schoonmaak, bedlinnen of een kinderbedje.

Tonen in Mijn Omgeving
Mag de gast dit artikel via de Mijn Omgeving toevoegen aan zijn reservering?

Toestaan na aankomst in de Mijn Omgeving
Mag de gast dit artikel ook nog na aankomst via de Mijn Omgeving toevoegen aan zijn reservering?

Tonen in Kiosk
Mag de gast dit artikel via de Kiosk toevoegen aan zijn reservering?

Berekening bij de volgende persoonscategorieën
Je kunt hier aangeven dat het artikel alleen bij bepaalde persoonscategorieën meegerekend dient te worden. Bijvoorbeeld bij de toeristenbelasting die je wil uitsluiten voor baby’s.

Overige instellingen

Touroperator boeking
Hier kun je aangeven of een artikel bij een touroperator boeking wel of niet meegerekend moet worden, of alleen in het geval van een touroperator boeking meegerekend moet worden (dus niet bij een reguliere boeking).

Wordt afgerekend door touroperator
Als je met de touroperator-module werkt, kun je door middel van dit vinkje aangeven dat een artikel door de touroperator moet worden afgerekend.

Qenner artikel
Als je met de Channelmanager koppeling werkt kun je hier het juiste Qenner artikel koppelen waarmee het artikel goed doorgezet wordt naar de Touroperator.

Keyplanartikel
Als je met de Keyplankoppeling werkt kun je hier het juiste Keyplan artikel koppelen waarmee het artikel goed doorgezet wordt.

Genereren wificode

Bij een koppeling met een systeem dat wificodes uitgeeft kun je op dit punt aangeven of je de code al bij reservering of pas bij het registreren van de aankomst aan de boeking wilt koppelen. Op dit moment kunnen wij koppelen met Proswitch en met Wifisite.

Toegangscontroleplan

Koppel een toegangscontroleplan aan het artikel. Bijvoorbeeld bij het artikel Laat Vertrek. Zie hierover meer in de handleiding Toegangscontrole.

Ampère
Geef hier het aantal ampère dat moet worden ingeschakeld als dit artikel aan een boeking wordt toegevoegd (bij een koppeling met slimmen meters).

Extra zwembad/extra auto

Alleen te gebruiken bij een koppeling met Nsecure toegangssysteem.

Omschrijving

Per artikel kun je een aanvullende omschrijving ingeven. Bijvoorbeeld de samenstelling van een handdoekenpakket. Deze omschrijving wordt weergegeven in de boekingswidget op website middels een 'i' achter het betreffende artikel.

Afbeelding

Je kunt ervoor kiezen een afbeelding bij het artikel op te slaan. Deze afbeelding moet je eert uploaden via Basisgegevens - Mediamanager. Daarna kun je op dit tabblad de betreffende afbeelding selecteren en opslaan.

Sla het artikel op door rechts onderin op 'Opslaan' te klikken

Daarna kun je onderaan de pagina verdere instellingen doen, zoals het tarief van het artikel instellen.

 

Verkoopkanalen

Selecteer hier de verkoopkanalen waarbij het artikel zichtbaar moet zijn. Standaard staan hier de opties Backoffice en Internet. Deze moeten beide aangevinkt staan, zodat je altijd wijzigingen kunt aanbrengen in een artikel, of een boeking nu gemaakt is in de backoffice of via internet. 

Let op: dit vinkje bij Internet heeft dus geen invloed op het tonen op internet tijdens het online boeken, dat gebeurt d.m.v. het vinkje op het eerste tabblad, Algemeen -> Tonen op internet.

Extra verkoopkanalen kun je aanmaken onder Basisgegevens - Verkoopkanalen. Denk eraan om dan ook op tabblad Verkoopkanalen van de artikelen dit verkoopkanaal aan te vinken als je het artikel wil kunnen wijzigen of later toevoegen. 

Locaties

Hier kun je aangeven aan welke locatie het artikel aan gekoppeld mag worden. Je kunt zowel aan de gehele accommodatie als aan de individuele locaties koppelen. Denk bijvoorbeeld aan huisdieren die niet in elke locatie zijn toegestaan.

Gekoppelde Artikelen 

Je kunt een artikel aan een artikel koppelen. Bijvoorbeeld: Je wil graag dat als jouw gast een hond als artikel selecteert, dat dan ook direct het artikel schoonmaakkosten automatisch wordt geselecteerd. Bij het artikel Hond ga je naar Gekoppelde Artikelen en je vinkt daar de schoonmaakkosten aan.

Voorraad

Indien je bij de vorige instellingen het vinkje bij 'Artikelvoorraad' hebt gezet kun je hier de voorraad instellen.
Door op 'Nieuw' te klikken kun je de datum en de hoeveelheid voorraad ingeven

Betalingsvoorwaarden

Hier kun je eventuele afwijkende betalingsvoorwaarden voor jouw artikel aanmaken. Als je niets opgeeft worden de standaard betalingsvoorwaarden gehanteerd. Hoe je deze instelt kun je lezen in het hoofdstuk Betalingsvoorwaarden.

Inbegrepen in prijstabellen

Koppel hier je artikel aan een prijstabel zodat ze kunnen functioneren als inbegrepen artikelen. Lees eerst de uitleg voordat je hier iets instelt. Reeds gemaakte boekingen worden niet gewijzigd tenzij je herberekent.

Eventueel kun je artikelen ook ontkoppelen. Hou er dan ook weer rekening mee dat reeds gemaakte boekingen niet worden gewijzigd tenzij je herberekent.

Prijzen

Natuurlijk moet er ook een prijs worden ingesteld.

Klik op 'Nieuw'. Geef als eerste de datum in waarvoor je de prijs wil instellen. Bijvoorbeeld voor heel 2025 (01-01-2025 t/m 31-12-2025).
Kies vervolgens de juiste rekenwijze en geef de prijs in.

Hierna vind je een uitleg per rekenwijze.

Vast bedrag
Je kiest deze berekening bij bijvoorbeeld reserveringskosten.

Per persoon
Deze berekening kies je bijvoorbeeld bij een lakenpakket. Hier kun je u ook een maximum prijs ingeven, zodat bij meer personen altijd een maximum wordt gehanteerd.

Per dag/nacht
Je kiest deze berekening als het een artikel per dag/nacht berekend moet worden, bijvoorbeeld een hond. bijzettent of elektriciteit. Hier kun je ook een maximum prijs per artikel ingeven, zodat bij meer dan een bepaald aantal nachten altijd een maximum wordt gehanteerd. 

Per persoon per dag/nacht
Je kiest dit artikel als het een artikel is welke p.p.p.n. berekend moet worden.

Uitzondering: voor de toeristenbelasting kies je de rekenwijze Toeristenbelasting!

Ook hier kun je een maximum prijs ingeven.

Percentage van de verblijfskosten
Je kiest dit artikel als het artikel een percentage van de verblijfskosten betreft, bijvoorbeeld bij annuleringskosten.

Annuleringsverzekering
Indien je met een annuleringsverzekering (of annuleringsfonds) werkt , waarin je de poliskosten en de assurantiebelasting wilt splitsen kies je voor deze rekenwijze. Standaard wordt de annuleringsverzekering berekend over alleen de verblijfskosten. 

Als je een vinkje plaatst voor "Berekenen over verblijfskosten + artikelen", worden de kosten voor de annuleringsverzekering ook berekend over de artikelen, met uitzondering van de artikelen met rekenwijze borg en toeristenbelasting. 

Artikelen met de afloop Annuleringsverzekering worden na aankomst niet herberekend, ook al wordt de boekingswaarde hoger of lager!

Borg
Indien je met borg werkt kies je deze rekenwijze. Door deze rekenwijze te kiezen zal de borg automatisch retour geboekt worden als je de reservering op vertrokken zet en als terug te betalen saldo geboekt worden. Daarnaast wordt dit artikel op de aankomst- en vertreklijst getoond.

Toeristenbelasting
Hier kies je eerst voor de rekenwijze 'toeristenbelasting'. Daarna kies je hoe de toeristenbelasting in jouw gemeente moet worden berekend. Er zijn verschillende varianten:

• Vaste prijs per persoon per dag (of nacht) 

• Percentage over de verblijfskosten inclusief BTW

• Percentage over de verblijfskosten exlusief BTW

• Percentage over de verblijfskosten + geselecteerde artikelen inclusief BTW
  (vink de optie 'Telt mee in berekening toeristenbelasting' aan in de betreffende artikelen)

• Percentage over de verblijfskosten + geselecteerde artikelen exclusief BTW
  (vink de optie 'Telt mee in berekening toeristenbelasting' aan in de betreffende artikelen)

Als je een percentage berekent over verblijfkosten + artikelen dan is het belangrijk om te weten dat we het bedrag aan toeristenbelasting continue herberekenen als de boeking wijzigt. Maar, als de boeking de status 'Aangekomen' heeft gekregen en je wijzigt een artikel, of je voegt nog een artikel toe, dan wordt de toeristenbelasting niet meer opnieuw berekend.

NB: Hanteer je ook forfait bedragen voor toeristenbelasting, voor bijvoorbeeld jaarplaatsen, maak daarvoor dan een prijsregel aan > zie uitleg Prijsregels aan het einde van dit hoofdstuk.

Logee Artikel
Indien je logees wil bijboeken geef je hier de rekenwijze voor de logee aan. Hier koppel je ook het logee artikel aan het artikel Toeristenbelasting. Dus als je dit artikel wilt gebruiken dien je eerst een artikel toeristenbelasting aan te maken.

Geef bij het Logee artikel de prijs per nacht in, exclusief toeristenbelasting.

Als je verschillende tarieven hebt voor volwassen en kind logees, maak dan twee logee artikelen aan. 

Prijs per eenheid (Meterstanden)
Deze rekenwijze kies je als je gebruik maakt van meterstanden. Je kunt hier het water, gas en elektra aanmaken.

Hier zijn verschillende extra opties beschikbaar:

1. Vrij verbruik > vul hier het vrij te gebruiken aantal kWh of M3 in

2. Vrij verbruik per nacht -> vink dit aan als dit per nacht geldt, bijvoorbeeld 5 kWh per nacht

3. Maximum totaalprijs: ongeacht het verbruik is dit de maximale prijs die aan de gast/eigenaar wordt gefactureerd.

4. Maximaal verbruik eigenaren: stel hier in hoeveel er per factuur maximaal gefactureerd mag worden. Dit is puur indicatief bedoeld. Je kunt wel factureren maar het programma geeft een signaal af over overmatig veel gebruik.

Kosteloos
Het artikel Kosteloos is een tekst artikel. Zijn er extra services inbegrepen in de prijs en wil je jouw gast hiervan op de hoogte brengen, dan kun je dit regelen met dit artikel. Bijvoorbeeld Gratis wifi gedurende het verblijf.

Als je dit artikel gebruikt, blijft het noodzakelijk om een geldige prijsperiode in te geven. Ook dien je een grootboekrekening te selecteren, ondanks dat hier niets op geboekt zal worden. Kies hiervoor dus een willekeurige grootboekrekening van een artikel.

Het is niet mogelijk om later handmatig een prijs toe te kennen aan het artikel Kosteloos.

Niet berekenen&niet tonen

Het artikel wordt niet in rekening gebracht en ook niet op de reserveringsbevestiging getoond.

Locatievoorkeur
Indien je wil dat gasten een toeslag betalen zodra ze met voorkeur een locatie boeken, dan kun je dat doen met behulp van deze rekenwijze. Houd er rekening mee dat je dit artikel ook op 'automatisch meeberekenen' instelt. 

Prijs per x nachten
Hier kun je zelf prijzen per x-aantal nachten ingeven, als de prijs per een x-aantal nachten afwijkt van de ingestelde prijs per nacht. Je hebt de mogelijkheid om prijzen in te stellen per 1, 3, 4, 7, 14 en 21 nachten.

Voorbeeld: je rekent voor een hond 2,50 per nacht, maar als de hond een weekend (3 nachten) verblijft, reken je 5 euro. 

Abonnement
Kan alleen worden gebruikt i.c.m. abonnementen contracten, zoals bij het Nivon.

Leegstand artikel
Als je je gasten korting geeft op het normale tarief op het moment dat er geen personen aanwezig zijn, voeg je een leegstandartikel toe aan de boeking.
Kies hier de rekenwijze Leegstand artikel waarna je de korting op de verblijfskosten en de extra personen kunt instellen.

Koppel ook eventueel het toeristenbelastingartikel zodat ook die wordt verrekend bij leegstand.

Laat vertrek en/of vroege aankomst

Deze rekenwijzen zorgen ervoor dat er automatisch voor of na de boeking een blokkering in het planbord wordt gezet zodat de locatie op een laat vertrekdag of een vroege aankomstdag niet kan worden geboekt.

Als je hiervan gebruik wilt maken moeten er speciale blokkeringstypes aanwezig zijn in je TOMM account.

Laat vertrek/vroege aankomst kan niet online worden geboekt en kan niet worden gecombineerd met arrangementen. 

De laat vertrek blokkering verdwijnt automatisch uit het planbord als de betreffende boeking de status Vertrokken heeft gekregen.

Prijsregels
Per artikel kun je nog een niveau dieper gaan en bepaalde condities aan een artikel hangen. Hiervoor gebruik je het tabblad Prijsregels.

Dit kun je bijvoorbeeld gebruiken als je een forfait hanteert voor de toeristenbelasting op jouw arrangementen of jaarplaatsen. Je kunt hier dus een ander bedrag ingeven en dit bedrag door middel van een prijsregel koppelen aan een arrangement of een prijstabel (in jouw prijstabel heb je de jaar of seizoensplaatsen staan).

Het kan bijvoorbeeld ook zijn dat er een andere prijs berekend dient te worden indien er meer dan x aantal nachten verbleven wordt. Ook dit kun je door middel van een prijsregel instellen.

NB: Bij het aanmaken van een prijsregel heb je ook de mogelijkheid om te kiezen voor de rekenwijze "Niet berekenen & niet tonen". De rekenwijze gebruik je om een uitzondering in te stellen wanneer een artikel niet berekend mag worden bij bijvoorbeeld een arrangement. 

Als er een prijsregel is aangemaakt, zie je een belletje achteraan de regel: