Contracten vastleggen bij personen

Als je gebruik maakt van de Eigenarenmodule en/of de Ledenmodule kun je de contractafspraken vastleggen in de gastenkaart.

Dit doe je bij de tab 'Contracten', onderaan het persoonsscherm.

We kennen een aantal verschillende contractvormen die we per stuk zullen toelichten.

• Verhuurcontract: contract waarin je je provisiepercentage over de huuropbrengst vastlegt.
• Garantiecontract: de eigenaar ontvangt periodiek een vast bedrag aan huuromzet.
• Eigen beheer: hiermee kun je een contract aanmaken op je eigen naam waaraan je eigen accommodaties of nog niet verkochte accommodaties koppelt.
• Onderhoudscontract: de kosten die je aan een gast of eigenaar in rekening brengt, zoals parklasten, tuinonderhoud enz.
• Abonnement: t.b.v. ledenadministraties.

Personen met een contract krijgen automatisch de status 'Eigenaar' (mits er alleen een abonnement is, dan is de status 'Lid').

Bij alle contractsoorten is het mogelijk documenten op te slaan. Bijvoorbeeld een kopie van de verhuurovereenkomst.

Instellingen in persoonsgegevens, onderdeel Financieel

Voordat je verhuurcontracten gaat instellen, is het belangrijk eerst goed te kijken of de financiële instellingen bij de persoonsgegevens correct zijn. Dit heeft vooral te maken met het feit of een eigenaar wel of niet BTW- plichtig is. Iets wat direct bepalend is voor het bedrag dat uiteindelijk wordt uitbetaald.

Deze instellingen kunnen ook van toepassing zijn op garantie- en eigen beheer contracten.

Particuliere eigenaar

Er is geen BTW nummer is ingevuld en er staat geen vinkje bij 'BTW-plichtig'. De eigenaar krijgt de BTW over de verhuuromzet niet uitbetaald. De eigenaar betaalt wel BTW over de verhuurprovisie. 
De fiscus wil wel BTW ontvangen over de verhuuromzet en aangezien de eigenaar deze niet kan afdragen, moet jij dat voor hem doen. 
De uitbetaalde verhuuromzet wordt door TOMM geboekt op de rekening 'Afgedragen huur particuliere eigenaar'.

BTW eigenaar

Er is wel een BTW nummer ingevuld en er staat een vinkje bij 'BTW-plichtig'. De eigenaar ontvangt wel de BTW over de verhuuromzet en moet deze zelf afdragen aan de fiscus.
De uitbetaalde verhuuromzet wordt door TOMM geboekt op de rekening 'Afgedragen huur BTW eigenaar'.

Buitenlandse eigenaar
Als je dit aanvinkt zal TOMM bij de afrekening rekening houden met het feit dat het een buitenlandse eigenaar betreft en daar dus de betreffende grootboekrekeningen voor gebruiken: Afgedragen huur particuliere buitenlandse eigenaar of Afgedragen huur BTW plichtige buitenlandse eigenaar. 
Overleg met je accountant of je dit inderdaad apart moet registreren in je boekhouding.

Journaalposten

Voor een overzicht van de journaalposten die door een eigenarenafrekening kunnen ontstaan, klik je hier.

Verhuurcontract

In het verhuurcontract leg je vast welk provisiepercentage je van een eigenaar ontvangt en voor welke periode het contract geldig is.

• Kies bij 'Nieuw'  voor Verhuur
• Geef de begin- en einddatum van de contractperiode in. Als de einddatum (nog) niet bekend is, geef dan een datum ver in de toekomst in.
• Selecteer de accommodatie en de locatie
• Selecteer de grootboekrekening waar de provisie op geboekt moet worden. Deze grootboekrekening wordt per contract vastgelegd. Op die manier kun je de ontvangen commissie per accommodatietype apart in je boekhouding vastleggen.
• Geef het aantal vrij te blokkeren dagen (onderhoudsdagen in). Deze worden niet als omzet meegeteld in de omzetindex.
• Vink aan of deze commissie inclusief of exclusief Btw is
• Vink aan of deze commissie over de verblijfskosten inclusief of exclusief Btw moet worden berekend
  
  Bovenstaande gegevens kunnen al van te voren zijn ingesteld in Instellingen-Eigenaren. Je hoeft ze alleen maar te wijzigen als het in dit contract afwijkt.
• Geef in wat het algemene commissie percentage voor deze eigenaar is.

• Je moet daarna per verkoopkanaal een commissie percentage ingeven (bijvoorbeeld als je bij een boeking via touroperators hogere commissie berekent als bij je eigen boekingen, maar ook als je voor lang verblijf minder commissie ontvangt). 

  Als er 0 staat, wordt er dus geen commissie berekend als er via dit kanaal is geboekt.
  
  Stel deze percentages al van te voren in bij Basisgegevens-Verkoopkanalen. Ze worden hier dan automatisch ingevuld.

  Voorbeeld berekeningen van de diverse instelingen vind je hier.

Garantiecontract

Een garantiecontract is in feite ook een verhuurcontract alleen in dit geval spreek je met de eigenaar een vast uit te keren bedrag af: het zogenaamde rendement.

Zie ook Voorbereidingen gebruik eigenaren module 

Kenmerkend is ook dat de eigenaar dus niet de normale verhuuromzet uitgekeerd krijgt. Die omzet blijft bij jou. Er zijn dus 2 componenten:

1. Omzet rendementswoningen
2. Uitgekeerde rendementsbedragen

Beiden kunnen we in 1 contract vastleggen.

• Kies bij 'Nieuw'  voor Garantie
• Vul de begin- en einddatum van de contractperiode in. Als de einddatum (nog) niet bekend is, geef dan een datum ver in de toekomst in.
• Selecteer de accommodatie en de locatie
• Geef aan of je het rendement per maand, per kwartaal of per jaar uitkeert
• Geef aantal dagen van te voren in dat de facturen klaargezet moeten worden
• Geef aan of je het rendement voorafgaand aan die periode uitkeert of achteraf.
• Geef aan of het direct afgerekend moet worden of dat je liever eerst een proforma factuur maakt (onze voorkeur!)
• Vul de grootboekrekening in waarop de verhuuromzet van deze locatie moet worden geboekt (Omzet rendementswoningen) Let op! Deze grootboekrekening moet hetzelfde BTW percentage hebben als de omzetrekening die gekoppeld is aan de accommodatie (of locatie).
• Automatische incasso is hier niet van toepassing.
• Sla het contract op

Tenslotte moet het afgesproken periodieke garantiebedrag worden ingesteld. Hiervoor heb je het artikel Rendementsuitkering nodig (zie Voorbereidingen).

• Ga op de regel van het het het garantiecontract staan en klik daarna op de knop ' Artikelen'
• Klik op 'Nieuw'
• Voeg het artikel Rendementsuitkering toe en vul het afgesproken bedrag in. Let op dat je een negatief bedrag invoert!
• Dit bedrag wordt bij elke afrekening gefactureerd. Dus als je maandelijks uitkeert dan zal in ons voorbeeld 12x 1000 euro worden uitgekeerd.

Eigen beheer contract

Als je eigen accommodaties hebt of accommodaties verhuurt die (nog) niet verkocht zijn aan een derde, dan wil je ook voor deze accommodaties de gerealiseerde omzet goed registreren.

Door een Eigen beheer contract aan te maken voor deze accommodaties, zorg je ervoor dat de omzet van die accommodaties wordt geboekt op de grootboekrekening 'Omzet eigen accommodaties' . Dit gebeurt automatisch, je hoeft hier geen afrekening voor te maken, een eigen beheer contract is voldoende.

Zie ook Voorbereidingen gebruik eigenaren module 

• Kies bij 'Nieuw'  voor Eigen beheer
• Vul de begin- en einddatum van de contractperiode in. Als de einddatum (nog) niet bekend is, geef dan een datum ver in de toekomst in.
• Selecteer de accommodatie en de locatie.
• Vul de grootboekrekening in waarop de eigen verhuuromzet van deze locatie moet worden geboekt (Omzet eigen accommodaties)
• De instellingen in de daarna volgende regels zijn niet van belang: geef aan of per jaar, kwartaal of maand wilt afrekenen, geef aan of dat voorafgaand aan die periode moet of achteraf en of het een directe factuur of proforma factuur moet worden.
  Bij een eigen beheer contract wordt namelijk geen factuur gemaakt, er vind alleen een omzetboeking plaats.
• Sla het contract op.

Werking:

Voor de boekingen op deze accommodaties wordt bij het journaliseren de volgende, extra, journaalpost gemaakt:

Debet: de grootboekrekening die aan de accommodatie is gekoppeld (bijv. Te verrekenen huur)

Credit: Omzet eigen beheer accommodaties.

Onderhoudscontract

Via een onderhoudscontract factureer je vaste kosten aan gasten of eigenaren. Denk hierbij aan de vaste parklasten, bijdragen vuilafvoer, tuinonderhoud enz. 

Een onderhoudscontract leg je op dezelfde manier vast als het verhuur- of garantiecontract. Je hebt hiervoor dus een locatie nodig.

Als het om een iemand gaat die niet verhuurt en/of geen garantiecontract heeft, dan zul je voor de betreffende locatie alsnog een accommodatie/locatie moeten aanmaken. Denk bijvoorbeeld aan een accommodatiesoort met de naam ' Kavels' . Hieraan koppel je dan alle locaties die niet in de verhuur zitten maar die puur noodzakelijk zijn voor het afrekenen van de jaarlijkse kosten.

Zie ook Voorbereidingen gebruik eigenaren module 

• Kies bij 'Nieuw'  voor Onderhoud
• Vul de begin- en einddatum van de contractperiode in. Als de einddatum (nog) niet bekend is, geef dan een datum ver in de toekomst in.
• Selecteer de accommodatie en de locatie.
• Geef aan of je per maand, per kwartaal of per jaar factureert
• Geef aantal dagen van te voren in dat de facturen klaargezet moeten worden
• Geef aan of je voorafgaand aan die periode factureert of achteraf
• Geef aan of er direct gefactureerd moet worden of dat je liever eerst een proforma factuur maakt (onze voorkeur!)
• Geef aan of de factuur via automatische incasso moet worden voldaan (alleen als je gebruik maakt van incassobetalingen).
• Sla het contract op.

Voeg nu de te factureren artikelen toe (zie Voorbereidingen).

• Ga op de regel van het het het onderhoudscontract staan en klik daarna op de knop ' Artikelen'
• Klik op 'Nieuw'
• Voeg nu stuk voor stuk de betreffende artikelen toe.

Onderhoudscontracten factureren, hoe gaat dat?

In principe controleert TOMM elke nacht of er nieuwe onderhoudscontracten gefactureerd moeten worden. Je hoeft dat dus zelf niet te doen.

De volgende regels gelden:

• Er wordt altijd gefactureerd per de 1e dag van een maand/kwartaal/jaar.
• Als je een contract aanmaakt dat ingaat op de 10e van een bepaalde maand, dan wordt de eerste factuur altijd naar rato uitgerekend. Dus bij een maandcontract is dat ongeveer 20/30e deel van de normale maandfactuur. De eerstvolgende maand zal dan het volledige bedrag worden gefactureerd.
  Hetzelfde geldt bijvoorbeeld als bij een jaarcontract de ingangsdatum op 1 december staat. De eerste factuur bedraagt dan 31/365e deel van de jaarkosten. Vanaf 1 januari ontvangt de eigenaar de volledige jaarfactuur.
• Je kunt aangeven dat de factuur een aantal dagen voor de 1e van de maand/kwartaal/jaar moet worden aangemaakt. Stelt u dit aantal dagen in op 15, dan wordt de factuur rond de 15e van de voorliggende periode klaargezet (dag kan variëren door het aantal dagen van de kalendermaand).  De factuur wordt dan dus aangemaakt voor de komende periode.
  Dus: bij een contract van 1-31 maart, wordt de factuur rond 15 februari klaargezet.
• Je kunt aangeven dat de factuur een aantal dagen na de 1e van de maand/kwartaal/jaar moet worden aangemaakt. Stel je dit aantal dagen in op 15, dan wordt de factuur rond de 15e van de te factureren periode klaargezet (dag kan variëren door het aantal dagen van de kalendermaand).  De factuur wordt dan dus aangemaakt voor de lopende periode.
  Dus: bij een contract van 1-31 maart wordt de factuur op 15 maart klaargezet.
• Het is ook mogelijk om TOMM x dagen na ingangsdatum van het contract klaar te laten zetten. Bijvoorbeeld als je jaarlijks factureert en je wilt dat de facturen op 15 januari klaar staan voor dat jaar in plaats van op (of voor) 1 januari. Geef dan -14 in. Bij de instellingen stel je in dat de factuur 'Vooraf' aangemaakt moet worden. 

Prijsindexatie:

Onderhoudscontracten kunnen jaarlijks worden geïndexeerd. Zie hiervoor de handleiding 'Indexeren eigenarencontracten'

Bij het verlengen/factureren/indexeren van een onderhoudscontract kijkt het programma altijd naar het tarief uit het huidige contract.