Overzicht journaalposten en financiële processen

Hieronder volgt een uitleg over de momenten waarop in TOMM omzet wordt gerealiseerd.

TOMM maakt gebruik van het factuurstelsel. We maken echter een onderscheid tussen een reserveringsbevestiging (proforma factuur) en een factuur. Hieronder worden de verschillende processen nader toegelicht:

• Boekingen
• Losse facturen en kassabonnen
• Afrekening Eigenaren

Boekingen

Na het invoeren van een boeking wordt een reserveringsbevestiging gemaakt. Iedere reserveringsbevestiging heeft een uniek reserveringsnummer. De reserveringsbevestiging wordt gezien en behandeld als een proforma factuur.

Na het maken en versturen van de reserveringsbevestiging worden er geen journaalposten aangemaakt. Een reserveringsbevestiging wordt namelijk al verstuurd nadat de gast heeft geboekt. De daadwerkelijke dienst wordt op een later tijdstip geleverd.

Tussen het aanmaken van de boeking en het vertrek van de gast kunnen er allerlei mutaties plaatsvinden. Alle mutaties worden op de boeking gelogd (te zien bij de button Historie). Bij een mutatie van de reservering wordt er geen journaalpost aangemaakt.

In de reserveringsbevestiging wordt de gast gevraagd om één of meerdere voorschotten voor de te leveren dienst te betalen. De gasten betalen hun voorschotten op een proforma factuur. Op basis van de Nederlandse Wet Omzetbelasting art. 13w zal de belastingdienst de BTW opeisen bij de betaling van het ontvangen voorschot.

TOMM maakt bij elke ontvangen betaling op een boeking, de volgende journaalpost aan:

Datum	Debet	Credit	Grootboek
29-04-2025	€ 120,00		1200 – Bank (of ander betaalmiddel)
29-04-2025		€ 9,91	2011 - Vooruitontvangen Btw
29-04-2025		€ 110,09	2010 - Vooruitontvangen omzetten
	€ 120,00	€ 120,00

Aangezien het ontvangen voorschot voor grotendeels onder het laagste BTW tarief zal vallen, wordt gemakshalve altijd 9% BTW uitgesplitst van de betaling. (Als je bedrijf niet in Nederland is gevestigd zal er het in je land van vestiging geldende laagste BTW percentage worden gebruikt).

Als de gast vertrekt, is de dienst geleverd. De boeking is volledig betaald. Er vinden geen mutaties meer plaats. De proforma factuur wordt in TOMM omgezet naar een definitieve factuur. Bij afdruk of per e-mail ontvangt de gast zijn factuur met een uniek factuurnummer en kan gejournaliseerd worden. De factuur kan niet meer worden gewijzigd.

Bij journaliseren maakt TOMM de volgende journaalpost aan: 

Datum	Debet	Credit	Grootboek
29-04-2025		€ 78,51	8010 - Omzet Verhuur
29-04-2025		€ 16,49	1503 - Af te dragen Btw hoog 21%
29-04-2025		€ 12,40	8011 - Omzet Artikelen
29-04-2025		€ 2,60	1503 - Af te dragen Btw hoog 21%
29-04-2025		€ 10,00	3012 - Toeristenbelasting
29-04-2025	€ 110,09		2010 - Vooruitontvangen omzetten
29-04-2025	€ 9,91		2011 - Vooruitontvangen Btw
	€ 120,00	€ 120,00

Het toe te passen BTW percentage is het percentage dat op de aankomstdatum geldig was.

Losse facturen en kassabonnen

TOMM maakt direct een factuur aan met een factuurnummer (bonnummer) binnen de factuurnummerreeks. Er ligt geen boeking aan ten grondslag dus zowel de BTW als de omzet wordt direct uitgesplitst.

Bij journaliseren van een losse factuur maakt TOMM de volgende journaalpost aan: 

Datum	Debet	Credit	Grootboek
29-04-2025	€ 120,00		1300 – Nog te ontvangen bedragen
29-04-2025		€ 9,91	1502 – Af te dragen BTW laag 9%
29-04-2025		€ 110,09	8000 - Omzetten
	€ 120,00	€ 120,00

Bij journaliseren van een kassabon maakt TOMM de volgende journaalpost aan: 

Datum	Debet	Credit	Grootboek
29-04-2025	€ 120,00		1000 - Kas
29-04-2025		€ 120,00	1300 - Nog te ontvangen bedragen
29-04-2025	€ 120,00		1300 – Nog te ontvangen bedragen
29-04-2025		€ 9,91	1502 – Af te dragen BTW laag 9%
29-04-2025		€ 110,09	8000 - Omzetten
	€ 120,00	€ 120,00

Afrekening Eigenaren

Eigenaren worden afgerekend op basis van een provisie regeling. De grondslag voor de afrekening is de oorspronkelijke boeking van de gast. Bij de afrekening wordt de factuur van de vertrokken gast als basis voor de berekening genomen. Een boeking van de gast moet daarom geheel afgerond en gejournaliseerd zijn, voordat de afrekening kan plaatsvinden.

Na het afrekenen ontstaat er een schuld aan de eigenaar, wordt de provisie als omzet geboekt alsmede de af te dragen BTW over de provisie. De huuromzet (en bijbehorende BTW) wordt tegengeboekt, deze zijn door het afrekenen overgedragen aan de eigenaar.  De standaard journaalpost is:

Datum	Debet	Credit		Grootboek
29-04-2025		€ 73,32		1304 - Uit te betalen aan eigenaren
29-04-2025	€ 16,49			1503 – Af te dragen BTW hoog 21%
29-04-2025	€ 78,51			8003 – Afgedragen huur aan BTW eigenaren
29-04-2025		€ 17,92		8050 -  Provisie verhuur
29-04-2025		€ 3,76		1503 – Af te dragen BTW hoog 21%
	€ 95,00	€ 95,00

Bij eigenaren kunnen verschillende varianten voorkomen:

• Nederlandse eigenaren met of zonder BTW nummer
• Buitenlandse eigenaren met of zonder BTW nummer

Als de eigenaar een BTW nummer heeft, moet hij er zelf voor zorgen dat de BTW uit de huursom wordt afgedragen aan de fiscus. Als de eigenaar geen BTW nummer heeft, ben jij degene die de BTW moet afdragen.

De journaalpost wordt dan:

Datum	Debet	Credit	Grootboek
29-04-2025		€ 56,83	1304 - Uit te betalen aan eigenaren
29-04-2025	€ 78,51		8004 – Afgedragen huur aan particuliere eigenaren
29-04-2025		€ 17.92	8050 -  Provisie verhuur
29-04-2025		€ 3,76	1503 – Af te dragen BTW 21%
	€ 78,51	€ 78,51

Zoals je ziet draag je dus de huur zonder de BTW af. Deze afgedragen huur wordt op een andere grootboekrekening geboekt zodat er altijd aansluiting tussen de gerealiseerde omzet en de berekende BTW blijft.

Hetzelfde principe kennen we voor de Buitenlandse eigenaren. Omdat je dit soort (credit)omzetten apart moet aangeven worden deze op aparte grootboekrekeningen geboekt: Afgedragen huur aan buitenlandse eigenaren met BTW nummer en afgedragen huur aan buitenlandse eigenaren zonder BTW nummer.