Voorbereidingen gebruik eigenaren module

Om te kunnen werken met de eigenaren module moeten er eerst een aantal voorbereidingen worden getroffen.

Grootboekrekeningen

In Financieel-Grootboekrekeningen staan een aantal extra grootboekrekeningen, specifiek voor de eigenaren module. Hieraan kunt je je eigen grootboeknummers toekennen. Het gaat om:

1. Uit te betalen aan eigenaren. Hierop worden de uit te betalen bedragen van de afrekeningen geboekt.

2. Afgedragen huur. Deze is er in 4 varianten: Aan BTW eigenaren, Aan Particuliere eigenaren en Aan Buitenlandse eigenaren en Aan Buitenlandse BTW eigenaren. Hierdoor krijg je goed inzicht in hoeveel huur er daadwerkelijk met de eigenaren is afgerekend.

Bij de afrekening maakt TOMM automatisch onderscheidt tussen de 4 typen eigenaren:

• BTW eigenaar: bij de persoonsgegevens van de eigenaar staat een BTW nummer ingevuld en het vinkje bij BTW plichtig staat aan. Het vinkje bij Buitenlandse eigenaar staat uit.
• Particuliere eigenaar: bij persoonsgegevens staat geen BTW nummer en de vinkjes bij BTW-Plicht en Buitenlandse eigenaar staan uit.
• Buitenlandse eigenaar: bij persoonsgegevens staat geen BTW nummer ingevuld, het vinkje bij BTW-Plicht staat uit en het vinkje bij Buitenlandse eigenaar staat aan.
• Buitenlandse BTW eigenaar:bij persoonsgegevens staat een BTW nummer en de vinkjes bij BTW-Plicht en Buitenlandse eigenaar staan aan.
  
  Neem bij twijfel contact op met je accountant.

3. Maak een grootboekrekening aan waar de provisie op geboekt kan worden. Klik links bovenin op 'Nieuw' om een nieuwe grootboekrekening toe te voegen. Geef de naam en het nummer van de grootboekrekening op en kies voor het type 'Omzetrekening'.
Afhankelijk van het percentage btw koppelt je achter Btw de rekening "Af te dragen Btw laag" of "Af te dragen Btw hoog".

4. Basisinstelling provisieberekening vastleggen. 
Om te voorkomen dat je bij het inrichten van de eigenarencontracten steeds opnieuw hetzelfde moet aanvinken, kun je in Instellingen-Eigenaren opgeven hoe de provisie moet worden berekend en op welke grootboekrekening de provisie moet worden geboekt. Deze instelling wordt dan bij elk nieuw contract gebruikt. Natuurlijk kun je er per eigenaar wel van afwijken als dat nodig zou zijn.

5. Provisiesoorten bij Verkoopkanalen
Vul hier het percentage commissie in dat je bij de betreffende verkoopkanalen in rekening brengt bij je eigenaren.

6. Opbrengst artikelen doorgeven aan eigenaren.
Het kan zijn dat de opbrengst van bepaalde artikelen volledig of gedeeltelijk bestemd is voor de eigenaar. 
Vink bij het betreffende artikel het vakje 'Opbrengst volledig voor de eigenaar' of 'Uitkeren als verblijfskosten aan eigenaar' aan.

Let op: deze instellingen werken pas bij boekingen die hierna gemaakt worden. Het kan dus zijn dat je eerder gemaakte boekingen nog moet nalopen. Als je daar het artikel verwijdert en weer toevoegt worden ook deze boekingen goed afgerekend met de eigenaar.

Instellingen in Management-Bedrijfsgegevens

Bij de tab 'Eigenaren' moeten een aantal eenmalige instellingen worden gedaan. Zie daarvoor dit artikel.

Garantiecontracten

Als je periodiek een vast bedrag aan rendement uitkeert aan je eigenaren dan moeten de volgende zaken worden voorbereid:

1. In Financieel-Grootboekrekeningen een grootboekrekening toevoegen waarop het uitgekeerd rendement moet worden geboekt
2. Ook een grootboekrekening toevoegen waarop de omzet van de rendementslocaties moet worden geboekt.
(bij beide rekeningen geldt: sluit met je accountant kort welk BTW tarief van toepassing is)

3. In Basisgegevens-Artikelen een artikel toevoegen waarmee je het uit te keren rendement kunt afrekenen. Je hoeft geen prijs in te stellen. Dat doe je in het garantiecontract zelf.

Onderhoudscontracten

Je zult jaarlijks kosten voor parkbeheer enz. aan je eigenaren doorberekenen. Ook dit is een contract dat jaarlijks automatisch door TOMM zal worden afgerekend. Hiervoor moet het volgende worden voorbereid:

1. Grootboekrekening toevoegen waarop de omzet van deze door te berekenen kosten moet worden geboekt in Financieel-Grootboekrekeningen.
2. Voor elk door te berekenen onderdeel een artikel aanmaken in Basisgegevens-Opties en artikelen

Eigen beheer contracten

In Financieel-Grootboekrekeningen een grootboekrekening toevoegen waarop de omzet van de eigen accommodaties moet worden geboekt.

Eigenaren aanmaken en contracten toevoegen