Personen

Overzichten-Personen

In dit overzicht kun je alle gasten, eigenaren en overige personen terugvinden die in je TOMM account bekend zijn. We noemen dit overzicht ook wel de 'gastenkaart'. 

Een belangrijk overzicht omdat je hier allerlei zaken instelt die in andere onderdelen van TOMM weer van toepassing zijn.

Daarnaast vind je hier alle informatie die in TOMM bekend is over de persoon. Dus ook facturen, reserveringen en openstaande posten.

In deze handleiding geven we je uitleg over:

• Verschillende soorten personen
• Zoeken
• Toevoegen nieuwe persoon
• Wijzigen en verwijderen bestaande persoon
• Samenvoegen van twee dezelfde personen
• Importeren personen
• Toegang verlenen tot de Mijn Omgeving

Welke soorten personen kennen we?

Afhankelijk van de samenstelling van je TOMM-account kun je de volgende personen tegenkomen:
 

• Gasten : iedereen waarvoor een boeking, optie, offerte of annulering bekend is.
• Eigenaren: personen waarvoor een contract is ingesteld (alleen als je met de eigenarenmodule werkt)
• Leden: personen waarvoor een abonnement bekend is (alleen als je met de ledenmodule werkt)
• Medegasten: personen die als medegast bij een bepaalde boeking zijn ingevoerd. Voor deze personen is geen eigen adres bekend.
• Touroperators (alleen als je met de touroperatormodule werkt)
• Overigen: bijvoorbeeld leveranciers of andere personen die niet in bovenstaande groepen vallen.

Zoeken

Als je een persoon in dit overzicht wilt zoeken, kun je al direct filteren op een paar soorten. Dit is erg handig als je weet dat je bijvoorbeeld een eigenaar wilt zoeken. 

Als je voor 'Alle' kiest zoekt TOMM in alle persoonsrecords.
Daarnaast kun je hier zoeken op naam, postcode, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres.

Gebruikers van de ledenmodule hebben een extra zoekveld beschikbaar: lidnummer

Klik op Zoek op de zoekopdracht te bevestigen, of op het kruisje om je ingaven te wissen.

Toevoegen van een nieuwe persoon

Om een nieuwe persoon toe te voegen klik je op de knop 'Nieuw'. Hierna opent onderstaand scherm:

De samenstelling van de rubrieken die je hier ziet, kan afwijken van jouw situatie. Via programma's als Basisgegevens-Vrije velden personen of Standaardvelden personen kun je zelf aangeven welke informatie je wilt vastleggen enz. 

Daarnaast zijn sommige velden afhankelijk van de modules die je hebt aangeschaft.

• Vul alle bekende gegevens in. Sommige velden zullen verplicht zijn (bijvoorbeeld de taal).
  Als je meer e-mailadressen vastlegt worden alle automatische berichten ook naar die e-mailadressen verzonden.
• Onder Financieel kun je de bankgegevens, het KvK nummer en de BTW gegevens instellen. Dit laatste is belangrijk bij eigenaren. Daarnaast kun je hier aangeven of je voor deze persoon betalingsherinneringen wilt versturen of niet (standaard staat dit aan).
  
  
• Onder Kentekens kun je de relevante kentekens voor deze persoon invoeren.

• Onder Overig vind je een aantal velden die wat extra toelichting nodig hebben. Ook hier is de samenstelling afhankelijk van wat je zelf in de diverse basisbestanden hebt ingesteld en de modules die je hebt aangeschaft.

  

1. Geef de communicatievoorkeur aan, vink aan of de gast je nieuwsbrieven wil ontvangen en vink aan of de gast niet meer gewenst is.
2. Voor onze Luxemburgse gebruikers hebben we hier de LuxHerberge gegevens beschikbaar gemaakt
3. Vrije velden zijn afhankelijk van wat je zelf hebt ingesteld in Basisgegevens - Vrije velden personen
4. De toegang tot de mijn omgeving wordt pas weergegeven als de persoon is opgeslagen en de mijn omgeving voor de persoon is geactiveerd.

Het soort persoon geef je hier niet op. Dat regelt TOMM zelf door de manier waarop je de persoon gaat gebruiken.

Postcode koppeling

TOMM heeft een postcode koppeling voor Nederlandse adressen. Als je in het veld 'Straat' de postcode en het huisnummer invult en daarna naar de volgende regel gaat, wordt het adres automatisch ingevuld.

Wijzigen

Als je de gegevens van een persoon wilt wijzigen zoek je de persoon eerst op en selecteer je de persoon. Daarna kun je alle gegevens in de verschillende secties van de gastenkaart aanpassen.

Tabs voor Opmerkingen, Reserveringen, Facturen en Contracten

Onderin de gastenkaart vind je tabs waarin de reserveringen, facturen en eventuele contracten van de persoon staan vermeld. Meer uitleg daarover vind je hier.

In de tab Opmerkingen vind je de gastopmerkingen die voor deze persoon zijn gemaakt. Deze kun je hier inzien, wijzigen, verwijderen en je kunt een nieuwe opmerking toevoegen.