Eigenaren afrekenen

Wat is een eigenarenafrekening?

Met de eigenarenmodule van TOMM reken je de verhuuropbrengsten en kosten af met de eigenaren van je accommodaties. TOMM berekent per eigenaar automatisch de netto opbrengst: de verblijfskosten van de gasten, verminderd met je provisie en de btw over die provisie. Het resultaat is een overzichtelijke afrekening (factuur) per eigenaar.

Deze handleiding legt uit hoe je een afrekening maakt voor een verhuurcontract, en hoe het afrekenen van garantie- en onderhoudscontracten werkt.

Voordat je begint

Zorg dat de volgende voorbereidingen zijn getroffen voordat u gaat afrekenen:

• De eigenarenmodule is ingericht (zie het artikel “Voorbereidingen gebruik eigenaren module”).
• De eigenaren zijn aangemaakt en aan elke eigenaar is een contract gekoppeld (verhuur-, garantie, eigen beheer, - of onderhoudscontract).
• In het verhuurcontract staat het juiste provisiepercentage.
• De afrekening gebruikt de template “Eigenaarafrekening”. Je kunt de opmaak en tekst hiervan aanpassen via Instellingen – Templates

!	Alleen boekingen met de status “Vertrokken” kunnen worden afgerekend. Controleer dus of de gasten daadwerkelijk zijn uitgecheckt en of de boekingen de status "Vertrokken" hebben in de periode die je wilt afrekenen.

Verhuurcontracten afrekenen

Het afrekenen gebeurt in twee fases. Eerst maakt TOMM een proforma factuur (een proefafrekening). Die controleer je eerst goed. Klopt de proforma niet, dan verwijder je hem, pas je eventueel het contract of de betreffende boeking aan en draai je de afrekening opnieuw. Klopt alles, dan zet je de proforma om naar een echte factuur — pas dan worden ook de journaalposten aangemaakt.

Fase 1 — Proforma factuur maken (alle eigenaren tegelijk)

1. Ga naar het hoofdmenu Overzichten – Contracten. Selecteer Verhuurafrekening .
2. Geef de periode op waarover de boekingen moeten worden afgerekend en klik op Genereren. TOMM controleert de boekingen op basis van de vertrekdatum.
3. TOMM maakt nu de proforma facturen aan. Je vindt ze terug in het factuuroverzicht. Je herkent een proforma doordat er nog géén factuurnummer aan is toegekend.
4. Open en controleer de proforma. Klopt de berekening niet? Pas dan, afhankelijk van de fout,  de boeking in kwestie aan of wijzig de instellingen in het eigenarencontract aan via Overzichten – Personen, verwijder de proforma en herhaal stap 1 t/m 3.
5. Controleer de proforma altijd zorgvuldig vóór je hem definitief maakt. Zolang het een proforma is (nog geen factuurnummer), kun je alles nog aanpassen of verwijderen. 

 

Fase 2 — Proforma omzetten naar een echte factuur

1. Ga naar Overzichten-Bulkverwerking Facturen en selecteer de proforma facturen.
2. Kies bij Bulkacties voor Selectie factuur maken
3. Geef de factuurdatum op die de factuur moet krijgen en klik op Aanmaken. De facturen krijgen nu een factuurnummer en de journaalposten worden gemaakt.
4. Als je de definitieve facturen nu selecteert en daarna kiest voor de template Eigenarenafrekening, kun je ze via Bulkacties aan de eigenaren mailen (of afdrukken).

!	Let op: je kunt het omzetten naar een echte factuur niet meer terugdraaien en afgerekende boekingen zijn niet meer te wijzigen. Zorg dus dat je zeker weet dat de afrekening klopt voordat je op “Maak Factuur” klikt.

Verhuurafrekening maken voor één eigenaar

Het is ook mogelijk een verhuurafrekening voor één eigenaar te maken:

1. Selecteer de eigenaar via Overzichten-Personen
2. Ga naar de tab Contracten
3. Klik op 'Verhuurafrekening'
4. Selecteer de af te rekenen periode en klik op Genereren
5. In Overzichten-Facturen verschijnt nu de proforma afrekening
6. Controleer deze
7. Als de afrekening in orde is klik je linksboven in het scherm op Maak factuur
8. Geef de gewenste factuurdatum in en klik op Opslaan
9. De factuur wordt definitief gemaakt
10. Selecteer de juiste template en verstuur de afrekening naar de eigenaar.

Wat gebeurt er als een boeking 2 contracten overlapt?

Als een accommodatie wordt verkocht en de overdrachtsdatum valt midden in een periode dat er een boeking op die accommodatie is, dan zal TOMM de huursom van die boeking naar rato tussen de twee eigenaren afrekenen. Mocht de einddatum van een van de twee contracten in een periode vallen die al is afgerekend, maak dan alsnog een afrekening voor de betreffende eigenaar over die periode. TOMM rekent dan alleen deze ene boeking af.

Eigen beheer contracten afrekenen

Bij een eigen beheercontract wordt er niets afgerekend met de eigenaar. Deze contractvorm zorgt ervoor dat bij het journaliseren van een boeking de omzet correct wordt verwerkt.

Garantie- en onderhoudscontracten afrekenen

Garantie- en onderhoudscontracten worden anders afgerekend dan verhuurcontracten. Dit gebeurt automatisch op basis van de ingangsdatum van het contract. In de nacht voordat het contract vervalt, factureert (verlengt) TOMM het contract automatisch voor de volgende contractperiode.

Afhankelijk van je keuze voor “Definitief factureren” of “Proforma”, vind je deze (proforma)facturen terug in het factuuroverzicht.

Garantie- of onderhoudscontract handmatig factureren

Het is mogelijk een garantie- of onderhoudscontract handmatig te factureren. Bijvoorbeeld omdat je niet wilt wachten tot de eerstvolgende automatische factuurgang.

1. Selecteer de eigenaar via Overzichten-Personen
2. Ga naar de tab Contracten
3. Klik op 'Factureren'
4. Selecteer het contract
5. Klik op Ja als er wordt gevraagd of je de eerstvolgende factuur wilt aanmaken. Dit maakt direct de eerstvolgende openstaande factuurperiode aan voor dat contract
6. In Overzichten-Facturen verschijnt nu de proforma afrekening
7. Controleer deze. 
   1. Als de factuur niet correct is kun je deze verwijderen, het contract aanpassen en de factuur opnieuw laten aanmaken. 
   2. ⚠️Verwijderen kan/mag alleen als het om de meest recente gefactureerde periode van het contract gaat. Als er ná deze periode al een lopende periode is gefactureerd mag je de factuur niet verwijderen, pas dan de proforma handmatig aan.
8. Als de afrekening in orde is klik je linksboven in het scherm op Maak factuur
9. Geef de gewenste factuurdatum in en klik op Opslaan
10. De factuur wordt definitief gemaakt
11. Selecteer de juiste template en verstuur de factuur naar de eigenaar.