Templates-Inrichten en wijzigen

Instellingen-Emailtemplates

De teksten en indeling van facturen, bevestigingen enz. zijn vastgelegd in zogenaamde 'templates' Deze kun je zelf inrichten en opmaken. Wij leveren altijd een standaardset templates aan in het Nederlands, Engels, Duits en Frans zodat je direct aan de slag kunt om deze te personaliseren.

 

Basiswerking:

Je kunt templates aanmaken voor verschillende doeleinden, talen en verkoopkanalen. Terugkerende teksten kun je opslaan in herbruikbare tekstblokken zodat je een nieuwe template als het ware kunt opbouwen op basis van 'bouwstenen'. Het voordeel hiervan is, dat als er iets verandert in een tekst, je dit, per taal, maar op één plek hoeft aan passen.

Daarnaast gebruiken we een editor waarmee je zelf de opmaak kunt regelen. Je kunt lettertypes instellen, afbeeldingen invoegen en, als je voldoende kennis hebt, ook in HTML opmaak toepassen.

We raden je aan eerst een introductievideo te bekijken. Klik daarvoor op onderstaande afbeelding.

De introductievideo geeft je informatie over het algemene gebruik van de templates. 

Invoegvelden:

Via invoegvelden kun je gegevens uit de TOMM. database invoegen. Bijvoorbeeld een reserveringsnummer, de naam van een accommodatie, de aankomstdatum enz. Je kunt invoegvelden instellen via de functie in de editor:

 

Een nieuw herbruikbaar blok maken:

Als je een tekst hebt die je in verschillende templates op dezelfde manier wilt laten terugkomen dan kun je die tekst omzetten in een herbruikbaar blok. Dit werkt als volgt:

1. Als het een nieuwe tekst is vul je die eerst eenmalig in via een nieuw tekstblok met opmaak in een bestaande template, als het een bestaand blok is dat je wilt omzetten naar herbruikbaar blok, ga dan verder vanaf punt 3.
2. Sla het tekstblok op
3. Zorg ervoor dat je het tekstblok selecteert en klik op Wijzigen
4. Kies linksonderin voor 'Converteer naar herbruikbaar blok' en geef dit tekstblok een naam.
5. Het blok wordt nu in het linkermenu toegevoegd zodat je het in andere templates kunt toevoegen
6. Vergeet niet dit ook voor eventuele ander talen te doen, nieuwe herbruikbare blokken worden niet automatisch ook voor de andere talen aangemaakt!
7. Klik hier om de instructievideo te bekijken.

Een afbeelding invoegen:

Om een afbeelding in te voegen en deze het juiste formaat en plek in de template te geven, volg je deze stappen:

1. Klik in een nieuw tekstblok met opmaak (of een bestaand tekstblok) op het icoontje voor de afbeeldingen.
2. Je kunt nu een afbeelding selecteren uit je mediamanager (klik op het pijltje naast de bronregel), of via een link aanroepen vanaf je website (of een andere locatie) door de link in te stellen bij Bron.
3. Geef het gewenste formaat op.
4. Om de afbeelding mooi te positioneren zou je deze eventueel in een tabel kunnen zetten. Vergeet dan niet bij de tabeleigenschappen de randen op 0 te zetten.
5. Klik op de afbeelding voor een voorbeeldvideo. Allereerst zie je hoe je een afbeelding uit de TOMM mediamanager kunt toevoegen, daarna voegen we een afbeelding via een URL toe en tenslotte voegen we dezelfde afbeelding toe in een tabel.

Subtypes

Als je met meerdere talen werkt zal TOMM ervoor zorgen dat er netjes een template in de taal van de gast wordt verstuurd. Hier hoef je verder niets voor te doen. TOMM herkent de templates op basis van de handeling die je uitvoert.

Bij templates waarvoor je meerdere exemplaren kunt aanmaken werkt dat net iets anders. Deze  moet je zelf groeperen onder een Subtype. Bijvoorbeeld: een subtype voor alle eerste herinneringen en een subtype voor alle tweede herinneringen. 

Hierdoor weet TOMM dat bij het versturen van een 1e herinnering ook de 1e herinnering voor Duitse en Engelstalige gasten moet worden verstuurd.

Bij het instellen van de betalingsherinnering kun je dan in 1x een hele set herinneringen koppelen aan de condities voor het versturen daarvan.

Een eigen template maken en gebruiken:

Naast de standaard templates is het mogelijk zelf templates toe te voegen die je handmatig kunt selecteren bij een reservering of losse factuur.

Zo kun je een aparte template maken voor bijvoorbeeld lange termijn verhuur of een template voor (losse) facturen die je aan bedrijven stuurt en waarbij de BTW uitgesplitst moet worden.

1. Wil je een template maken over een bepaald onderwerp en deze in verschillende talen versturen? Maak dan eerst een subtype aan. 
   Bijvoorbeeld: je wilt je al je gasten een bericht sturen over een wegafsluiting. Maak dan eerst het subtype Wegafsluiting aan en koppel vanaf stap 2 voor elke taal een template aan dat subtype. 
2. Maak een nieuwe template aan van het type Eigen template en koppel hem aan een subtype.
3. Geef het een omschrijving zodat de template makkelijk te selecteren is.
4. Vul de template met de gewenste informatie.
5. Je kunt daarna de template selecteren in reserveringen en facturen.
6. Eigen templates zijn op dit moment nog niet te gebruiken in de bulkverwerkingsprogramma's

Zie video voor de werking hiervan.