Bulkverwerking facturen

Overzichten-Bulkverwerking facturen

In het factuuroverzicht is het mogelijk om bepaalde acties voor 1 factuur uit te voeren, bijvoorbeeld het mailen of afdrukken van een factuur. Soms wil je een dergelijke actie voor meerdere facturen tegelijkertijd uitvoeren. In Bulk dus.

Hiervoor gebruik je het programma 'Bulkverwerking facturen' uit het overzichtenmenu.

In dit programma kun je de volgende acties in bulk laten uitvoeren:

1. E-mailen
2. Printen - afdrukken
3. Proforma's verwijderen
4. Proforma's omzetten naar factuur
5. Crediteren

Let op: als je een bulkactie op facturen gaat uitvoeren, probeer er dan eerst een paar uit. Als je een tientallen facturen hebt geselecteerd en het proces loopt dan kun je dat niet meer onderbreken of (heel eenvoudig) terugdraaien.

 

Werking

• Selecteer eerst de betreffende facturen op basis van het type factuur, de datum en het eventuele contracttype (voor eigenaren enz.)
• Selectie op touroperatorbedragen is mogelijk maar zal in deze situatie niet worden gebruikt.
• Vink de facturen aan (of selecteer ze allemaal in 1x door het vinkje naast de kolomtitel 'factuur' te activeren.

• Kies een bulkactie

  
   

Selectie e-mailen

Om facturen te kunnen e-mailen moet er mailadressen bekend zijn bij de personen. 

• Selecteer de gewenste factuursoort
• Kies de template
• Kies voor bulkactie 'Selectie e-mailen'.

• Je krijgt een preview te zien waarin het aantal geselecteerde facturen staat en de inhoud van de template die verstuurd gaat worden.

  

• Vink aan of je gekoppelde bijlagen wilt meesturen en/of je de factuur in PDF wilt toevoegen (dat is wel handig voor de ontvanger)
• Klik op Verzenden
• Er wordt gecontroleerd of er bij alle geselecteerde personen e-mailadressen bekend zijn. Als dat niet het geval is wordt het volledige proces afgebroken. Je krijgt dan een melding te zien bij welke personen geen e-mailadres bekend is. 
  
• Voeg alsnog een e-mailadres in bij de persoon en doe de selectie opnieuw. Als de persoon echt geen mailadres heeft kun je zijn/haar factuur buiten de selectie laten en de rest selecteren.

• Verzend de selectie.

Selectie afdrukken

• Selecteer de gewenste factuursoort
• Kies de template
• Kies voor bulkactie 'Selectie printen'.
• Je krijgt een printpreview te zien waarin het geselecteerde facturen staan.
  

• Druk de facturen af via de keuzes uit het printermenu.

Selectie proforma verwijderen

Soms is het nodig om een groep proforma facturen te verwijderen, bijvoorbeeld:

• je bent vergeten het juiste tarief voor het energieverbruik in te stellen
• je hebt een fout gemaakt in de instellingen van een eigenaar waardoor je de afrekening opnieuw moet maken
• je hebt verkeerde energiestanden ingegeven
• er staat een foute tekst op je template
• enz.

Gelukkig maakt TOMM altijd eerst proforma facturen aan. Dat doen we niet voor niets. Controleer de proforma altijd goed. Zolang een factuur de proforma-status heeft kun je hem nog verwijderen en opnieuw maken.

Gaat het om een proforma factuur voor het energieverbruik? Dan wordt de meterstand na het verwijderen van de proformafactuur weer 'rood' en kun je de standen of prijzen corrigeren en opnieuw afrekenen aan de gasten.

Werking

• Selecteer het type Proforma factuur en de betreffende periode
• Selecteer de proforma facturen die je wilt verwijderen
• Kies 'Selectie Proforma verwijderen' en klik op Ja bij de vraag of je ze echt wilt verwijderen.
• De proforma's zijn nu niet meer zichtbaar in het overzicht

Selectie factuur maken

Met deze functie kun je een groep proforma facturen omzetten naar een definitieve factuur of eigenarenafrekening.
Hierna kunnen deze niet meer worden gewijzigd. Er worden openstaande posten en journaalposten aangemaakt.

• Selecteer de proforma facturen die je wilt omzetten
• Kies 'Selectie factuur maken'
• Kies de factuurdatum. Denk hier goed over na. Misschien wil je de omzet van je factuur of eigenarenafrekening nog in de vorige maand laten vallen. In dat geval vul je de laatste dag van de vorige maand in.
  Als je niets doet dan is de aanmaakdatum van de proformafactuur ook gelijk de factuurdatum.
  

• Hierna verdwijnen de geselecteerde facturen uit het overzicht en vind je ze terug onder Losse Facturen of Eigenarenfacturen waar je ze kunt verzenden.

Selectie crediteren

Je kunt een serie losse facturen in bulk crediteren.

• Selecteer het type Losse factuur en de periode waar het om gaat
• Selecteer de betreffende facturen
• Kies voor Selectie crediteren en klik op Ja als je zeker bent dat je dat wilt doen.
• De facturen worden gecrediteerd.
• Je kunt de creditnota's nu verrekenen met de oorspronkelijke factuur. Dit gebeurt niet automatisch. Als je niet verrekent blijft de originele factuur dus nog aanwezig als openstaande post waardoor de gast daar nog herinneringen voor zal blijven ontvangen.