Mijn omgeving voor gasten

Een gast kan In de Mijn Omgeving ieder moment zijn boekingen inzien. Daarnaast kan de gast via de Mijn Omgeving betalingen doen en (afhankelijk van de instellingen) persoonlijke gegevens wijzigen en/of extra artikelen bijboeken.

De mijn omgeving voor gasten is een aparte module van TOMM. Voor actuele tarieven kijk je op onze tarievenpagina.

Voorbereidingen

1. De informatie die een gast krijgt te zien en de mogelijkheden die de gast heeft, zijn afhankelijk de instellingen die voor de mijn omgeving gedaan kunnen worden. In deze handleiding herken je ze aan de schuingedrukte tekst.
2. Ee gast krijgt toegang tot de mijn omgeving via een link in de reserveringsbevestiging waarmee een wachtwoord kan worden gemaakt. Je kunt eventueel ook een losse uitnodiging sturen voor de mijn omgeving.
3. De tekst in de templates kun je zelf aanpassen (in meerdere talen) via Instellingen-Templates. Het betreft dan de templates 'Reserveringsbevestiging' , 'Uitnodiging mijn omgeving gasten' en 'Wachtwoord reset mijn omgeving' (deze laatste wordt ook voor eigenaren gebruikt).

Dashboard

Als een gast is ingelogd in de mijn omgeving ziet hij/zij direct de actuele reserveringen. Daarnaast is het mogelijk de historische reserveringen te bekijken.

Klik op de afbeelding om een reservering te openen.

Actuele reserveringen

1.Reserveringsnummer met basisinformatie zoals aankomst- en vertrekdatum.

Als bij de accommodatie is ingesteld dat de gast de boeking zelf mag verlengen kan de gast hier zelf de vertrekdatum aanpassen. (boeking verkorten is niet mogelijk). Door het aanpassen van de vertrekdatum wordt de boeking herberekend.

De gast kan ook de verwachte aankomsttijd selecteren.

2. Reserveringsbevestiging

Opent de reserveringsbevestiging. Deze kan hier worden afgedrukt of als PDF worden gedownload.

3. Personen

Hier kan het aantal personen worden aangepast. Door het aanpassen van het aantal personen wordt de boeking herberekend.

4. Extra's bijboeken

In de instellingen kun je aangeven of je gasten toestaat extra artikelen bij te boeken. Je kunt bij de artikelen opgeven of deze inderdaad via de mijn omgeving toegevoegd mogen worden. 

De gekozen artikelen staan rechts in het scherm. Zolang ze niet zijn bevestigd kan de gast ze via het prullenbakicoon verwijderen. 

De gast kan de artikelen direct afrekenen of alleen toevoegen aan de boeking en later afrekenen. Er wordt altijd een nieuwe reserveringsbevestiging verstuurd.

5. Meterstanden

Als de locatie is voorzien van slimme meters en de module Meterstanden koppeling is actief dan worden de meterstanden in de mijn omgeving getoond tot maximaal 1 maand terug. De standen worden elke dag tussen 12:00 en 14:00 bijgewerkt.

6. Parkinformatie

Parkadres en 'Plan mijn route' knop. Deze informatie is opgeslagen bij Instellingen - Bedrijfsinformatie

7. Accommodatie informatie

Foto en omschrijving van de geboekte accommodatie. Bij een voorkeurboeking wordt hier het locatienummer getoond + de locatiekenmerken. Als bij de locatie een foto is opgeslagen wordt die hier getoond in plaats van de accommodatiefoto.

8. Namen medegasten

Vul de namen van de medegasten aan tot maximaal het totaal aantal gasten dat in de boeking bekend is. De naam van de hoofdgast is al bekend. 

1. Vul de naam, geslacht en geboortedatum in
2. Klik op het plusje, de gast wordt toegevoegd

Gasten van gebruikers uit Luxemburg kunnen via Uitgebreid invoeren de noodzakelijke informatie voor het registratiesysteem LuxHeberge invullen. Aan de rode stip kun je zien bij welke persoon nog informatie ontbreekt.

 

9. Documenten

De gast vindt hier PDF bestanden die bij de geboekte accommodatie horen. Denk aan huisregels, Recron-Hiswa voorwaarden enz. 

10. Betallingen

Overzicht ven de betalingsregeling en de betalingen die al zijn gedaan. Via de betaallink kan de gast direct een betaling doen.

Facturen

Geeft een overzicht van alle reserveringsfacturen, losse facturen en annuleringsfacturen die bij deze gast bekend zijn.

1. Selecteer periode
2. Factuurdatum. Bij een reservering is dit de vertrekdatum. Bij een annulering is dat de annuleringsdatum. 
3. Factuurnummer
4. Reserveringsnummer. Zolang een reservering of annulering nog niet is gejournaliseerd is er geen factuurnummer bekend.
5. Factuurbedragen en openstaand saldo.
6. Zoekveld. Je kunt hier zoeken op o.a. (deel van de) datum, reserveringsnummer, factuurnummer en bedragen.

Je kunt de details van een factuur inzien door op het factuur- of reserveringsnummer te klikken. Je hebt dan de mogelijkheid om de factuur te printen of in PDF te downloaden.

Mijn gegevens

In deze sectie worden de persoonlijke gegevens getoond. Deze zijn in principe door de gast aan te passen. Als de persoonlijke gegevens van de gast worden aangepast kan er een mail gestuurd naar het audit e-mailadres dat in de mijn omgeving instellingen is ingesteld. 

Je ziet 4 secties:

1. Persoonlijke gegevens
2. Adressen
3. Kentekens (inclusief mogelijkheid tot wijzigen/verwijderen/toevoegen)
4. Financieel: BTW nummer, Kvk nummer, bankgegevens. Deze kunnen nooit door de persoon zelf worden gewijzigd.