Mijn Omgeving voor eigenaren

De Mijn Omgeving zorgt ervoor dat een eigenaar op ieder moment de bezetting van zijn accommodatie(s) kan inzien en zijn financiën kan beheren.

Daarnaast heeft de eigenaar de mogelijkheid zijn accommodatie(s) zelf aan derden te verhuren, te blokkeren of te boeken voor eigen gebruik.

De mijn omgeving voor eigenaren is een aparte module van TOMM. Voor actuele tarieven kijk je op onze tarievenpagina.

Voorbereidingen

1. De informatie die een eigenaar krijgt te zien en de mogelijkheden die de eigenaar heeft, zijn afhankelijk van het soort contract en de instellingen die er voor de mijn omgeving gedaan kunnen worden.
2. Voordat een eigenaar gebruik kan maken van de mijn omgeving, moet je deze eerst toegang verlenen en een uitnodiging sturen.
3. De tekst in de template van de uitnodiging kun je zelf aanpassen (in meerdere talen) via Instellingen-Templates.

In deze handleiding bespreken we alleen de onderdelen die specifiek bij de eigenarenomgeving horen. De overige onderdelen (eigen reserveringen, mijn gegevens) behandelen we in de handleiding voor mijn omgeving gasten (in ontwikkeling).

Dashboard

Als een eigenaar inlogt in de mijn omgeving verschijnt het volgende dashboard. De informatie die de eigenaar krijgt te zien is afhankelijk van het type contract en de instellingen die je bij punt 1 van de voorbereidingen hebt gedaan.

Mijn omgeving met een verhuurcontract

Eigenaren met een verhuurcontract hebben de meest uitgebreide functionaliteit van de mijn omgeving tot hun beschikking.

• Eigen gegevens bekijken/wijzigen
• Financiën: facturen, reserveringsfacturen en creditnota's
• Eigen reserveringen als gast bekijken/wijzigen
• Mogelijkheid hun accommodatie voor zichzelf en anderen te boeken via het vastgoed overzicht
• Uitgebreide statistieken op het dashboard
• Bezettingsinformatie
• Mogelijkheid hun accommodatie te blokkeren voor onderhoud
• Overzicht van reserveringen en de te verwachten omzet voor hun accommodatie(s).

Mijn omgeving met een onderhoudscontract

Functionaliteit voor eigenaren met een onderhoudscontract

• Eigen gegevens bekijken/wijzigen
• Financiën: facturen, reserveringsfacturen en creditnota's
• Eigen reserveringen als gast bekijken/wijzigen
• Er wordt géén contractinformatie getoond. 

Mijn omgeving met een garantiecontract

Functionaliteit voor eigenaren met een garantiecontract

• Eigen gegevens bekijken/wijzigen
• Financiën: facturen, reserveringsfacturen en creditnota's
• Eigen reserveringen als gast bekijken/wijzigen
• Mogelijkheid hun accommodatie voor zichzelf te boeken via het vastgoed overzicht
• Beperkte statistieken op het dashboard: geen omzetinformatie, geen bezettingsinformatie. Eigenaar ziet alleen het aantal nachten dat hij voor zichzelf heeft geboekt.
• Geen informatie over boekingen die op de accommodatie zijn gedaan.
• Het is niet mogelijk de accommodatie voor anderen te boeken.

Mijn omgeving met een eigen beheer contract

Een eigen beheercontract wordt op naam van het park vastgelegd. In de praktijk zal het park de mijn omgeving niet voor zichzelf gebruiken, maar er kan wel ingelogd worden. Functionaliteit voor eigenaren met een eigen beheer contract is dan:

• Eigen gegevens bekijken/wijzigen
• Financiën: facturen, reserveringsfacturen en creditnota's
• Eigen reserveringen als gast bekijken/wijzigen
• Mogelijkheid hun accommodatie voor zichzelf te boeken via het vastgoed overzicht
• Geen informatie over boekingen die op de accommodatie zijn gedaan.
• Geen mogelijkheden om te boeken voor anderen of te blokkeren.

---

 

Het Dashboard

Op het dashboard vind je de volgende informatie

1. Aantal locaties met een verhuur- eigen beheer of garantiecontract
2. Aantal nachten dat de eigenaar de locatie zelf heeft geblokkeerd in het huidige kalenderjaar
3. Het aantal nachten dat de locatie in de huidige maand is gereserveerd
4. Het aantal nachten dat de eigenaar zelf in de locatie verblijft in het huidige kalenderjaar
5. Het bedrag dat de eigenaar zelf nog moet betalen en het bedrag dat de eigenaar nog moet ontvangen. De eigenaar kan vanuit de mijn omgeving de te betalen bedragen direct online betalen.
6. Weergave (te verwachten) omzet per maand. Het is mogelijk meerdere jaren met elkaar te vergelijken.
   1. De omzet wordt bepaald per vertrekdatum.
   2. De staffels tonen ook omzet van boekingen die nog niet vertrokken zijn, en dus niet zijn afgerekend. De eigenaar kan dus geen rechten ontlenen aan de hier getoonde omzet omdat boekingen in de toekomst nog gewijzigd/geannuleerd kunnen worden.
   3. Het omzetbedrag wordt bepaald door de verblijfskosten verminderd met de provisie, dus het bedrag dat de eigenaar uitbetaald gaat krijgen.
   4. Artikelen met de instelling 'Opbrengst volledig voor de eigenaar' tellen niet mee in de omzetstaffels.
   5. Artikelen met de instelling 'Uitkeren als verblijfskosten voor de eigenaar' tellen wel mee in de omzetstaffels.

Reserveringen

Dit progamma geeft een overzicht van alle boekingen die op de contractlocatie(s) zijn gedaan. 

1. Selecteer op aankomst- en/of vertrekperiode
2. Boekingsnummer. Indien het veld leeg is betreft het een optie.
3. (Te verwachten) omzet. Deze wordt op dezelfde manier berekend als in de omzetstaffels op het dashboard.
4. Is het een voorkeurboeking? Voorkeurboekingen kunnen van belang zijn voor de omzetindex.
5. Is de boeking door de eigenaar zelf aangebracht?
6. Zoekveld. Je kunt hier zoeken op o.a. (deel van de) datum, (deel van de) objectomschrijving, bedrag en boekingsnummer
7. Mogelijkheid om eigen verblijf te reserveren.

Je kunt details van een reservering inzien door op het boekingsnummer te klikken. Vanwege AVG-wetgeving tonen we geen gastendetails (behalve als het gaat om een boeking van de eigenaar zelf in zijn eigen accommodatie).

Blokkeringen

Een overzicht van alle blokkeringen die op de contractlocatie(s) zijn gedaan. Dit zijn zowel de blokkeringen die de eigenaar zelf heeft ingevoerd (die zijn altijd van het type Onderhoud) als blokkeringen die door de receptie zijn gedaan.

1. Selecteer periode
2. Type blokkering en de omschrijving die daarbij is opgegeven.
3. Blokkeringen die de eigenaar zelf heeft ingevoerd kunnen worden verwijderd zolang de periode nog niet is verstreken. De eigenaar moet altijd een reden opgeven als de blokkering wordt verwijderd.
4. Zoeken. Je kunt hier zoeken op o.a. (deel van de) datum, (deel van de)omschrijving, aantal nachten en locatie
5. Nieuwe blokkering toevoegen.

1. Kies de locatie
2. Geef een omschrijving in
3. Selecteer de periode
4. Klik op Blokkeer periode om de blokkering vast te leggen.
5. Wisseldagen worden groen weergegeven in de kalender, maar de eigenaar kan deze overrulen en ook niet-wisseldagen selecteren. In de instellingen kun je een tekst toevoegen die op het scherm verschijnt, om de eigenaar te wijzen op de wisseldagen

Facturen

Geeft een overzicht van alle facturen, verhuurafrekeningen, reserverings- en annuleringsfacturen.

1. Selecteer periode
2. Factuurdatum. Bij een reservering is dit de vertrekdatum. Bij een  annulering is dat de annuleringsdatum. 
3. Factuurnummer en/of reserveringsnummer. Zolang een reservering of annulering nog niet is gejournaliseerd is er geen factuurnummer bekend.
4. Type factuur.
5. Factuurbedragen en openstaand saldo.
6. Omzet- en kostenstaffel. De omzet is het totaalbedrag van de verhuurafrekeningen. De kosten bestaan uit het totaalbedrag van alle te betalen facturen.
7. Zoekveld. Je kunt hier zoeken op o.a. (deel van de) datum, reserveringsnummer, factuurnummer (deel van het) factuurtype, kenmerk en bedragen.

Je kunt de details van een factuur inzien door op het factuur- of reserveringsnummer te klikken. Je hebt dan de mogelijkheid om de factuur te printen of in PDF te downloaden.

Objecten

Een overzicht van alle locaties waarop een verhuurcontract (of garantie/eigen beheer contract) is afgesloten vind je bij Objecten (Vastgoedoverzicht).

1. Locatienummer. Als je hierop klikt opent het detailscherm.
2. Bezetttingsstatus van vandaag
3. Mogelijkheid voor de eigenaar om de locatie voor derden te reserveren of een link op te halen die hij op een eigen boekingswebsite kan plaatsen.

Object-detailscherm

1. Accommodatieomschrijving. De tekst en foto zijn vastgelegd in het basisbestand Accommodaties. Als er een foto bij de locatie zelf is opgeslagen wordt deze getoond in plaats van de accommodatiefoto.
   Daarnaast worden de locatiekenmerken getoond.
2. Geldigheid verhuurcontract
3. Overzicht financiën
4. Overzicht blokkeringen met de mogelijkheid een nieuwe toe te voegen
5. Overzicht reserveringen met de mogelijkheid eigen verblijf te reserveren of een boeking voor iemand anders te maken.

Bezetting

In de bezettingskalender worden boekingen en blokkeringen op de locatie(s) getoond:

1. Kies de locatie
2. Beschikbaarheidsstatus per vandaag 
3. Kies het aantal maanden waarvoor de kalender moet worden weergegeven (maximaal 3). Met de pijltjes kun je terug- en vooruitbladeren in de tijd. Door op 'Vandaag' te klikken springt de kalender naar de huidige datum.
4. Met de schuifbalk scroll je door de kalenders

5. Bij boekingen wordt het boekingsnummer getoond, bij blokkeringen het blokkeringstype en de kleur