iCal introductie

iCal (iCalendar) is een standaard formaat voor het uitwisselen van kalendergegevens tussen verschillende programma's, zoals Google Agenda, Apple Agenda en Microsoft Outlook.
Dit bestandsformaat kan ook worden gebruikt om de beschikbaarheid van je locaties door te geven aan verschillende verkoopkanalen, zoals bijvoorbeeld bedandbreakfast.nl.

In deze situatie worden geen gastgegevens, boekingsgegevens, financiële gegevens uitgewisseld. Het gaat alleen om beschikbaarheid.

Je koppelt dus jouw kalender aan die van het verkoopkanaal. Hoe vaak de beschikbaarheid wordt gesynchroniseerd hangt af van het verkoopkanaal. Dat varieert enorm. Sommigen synchroniseren maar 4x per 24 uur. De meeste verkoopkanalen bieden wél de mogelijkheid om tussendoor handmatig te synchroniseren.

Om gebruik te kunnen maken van iCal moet je een extra module aanschaffen. Zie https://www.tommybookingsupport.nl/prijzen voor de prijzen.

We kennen 2 soorten iCal koppelingen (lees deze informatie goed door!):

1. Alleen bezetting doorgeven aan het verkoopkanaal
2. Bezetting doorgeven én ontvangen (retourinformatie)

Alleen bezetting doorgeven

In deze situatie vul je in het CMS van het verkoopkanaal de iCal links in die je in TOMM per locatie kunt aanmaken. Het verkoopkanaal zal ervoor zorgen dat zijn/haar kalender regelmatig wordt bijgewerkt. Op de frequentie hebben wij geen invloed.

Als het verkoopkanaal een boeking doet, zullen ze deze via e-mail op aanvraag aan je doorgeven. Je kunt de boeking dan zelf in TOMM verwerken.

Retourinformatie

In deze situatie stellen we de TOMM iCal links in bij het CMS van het verkoopkanaal én vullen we de iCal link van het verkoopkanaal ook weer in bij de betreffende locatie in TOMM.

Op deze manier wordt de beschikbaarheid van TOMM doorgegeven aan het verkoopkanaal én worden boekingen die door het verkoopkanaal worden gemaakt, als blokkering in het TOMM planbord verwerkt. Het verkoopkanaal stuurt je dan een e-mail om je op de nieuwe boeking te attenderen.
Je kunt deze blokkering dan handmatig converteren naar een boeking.

We synchroniseren deze informatie elk uur.

Risico's

Het gebruik van iCal is niet zonder risico. Anders dan bij een live-koppeling met channelmanager Qenner, wordt de beschikbaarheid niet continue bijgewerkt.

Het kan dus voorkomen dat je een boeking maakt die pas 4 uur later in de agenda van het verkoopkanaal wordt bijgewerkt. In de tussentijd kan er bij het verkoopkanaal een boeking binnenkomen voor dezelfde locatie en periode. 

Als je gebruik maakt van iCal-met retourinformatie, dan adviseren we je om maximaal 1 retourkoppeling te gebruiken.  

We zijn namelijk ook afhankelijk van de synchronisatiemomenten van de verkoopkanalen. Die kunnen elkaar kruisen waardoor blokkeringen onbedoeld verwijderd of juist weer toegevoegd worden.
Allemaal factoren waarop wij geen invloed hebben. Het gebruik van de iCal module is dan ook op eigen risico

Bijvoorbeeld:

1. Verkoopkanaal A heeft een blokkering gedaan voor een bepaalde periode
2. Deze blokkering is dus ook bekend bij Verkoopkanaal B
3. Verkoopkanaal A verwijdert de blokkering om 10:05 uur
4. Verkoopkanaal B synchroniseert om 10:15 uur. Omdat Verkoopkanaal B op dat moment nog niet weet dat Verkoopkanaal A de blokkering heeft verwijderd, synchroniseert B de blokkering gewoon mee naar TOMM.
5. Verkoopkanaal A synchroniseert om 10:30 en krijgt de blokkering weer terug vanuit TOMM

Dit is helaas nooit te voorkomen omdat we afhankelijk zijn van de synchronisatiemomenten van de verkoopkanalen. 

Ons advies is dan ook om zoveel mogelijk verkoopkanalen te koppelen via channelmanager Qenner zodat er altijd een realtime beschikbaarheid bekend is bij de verkoopkanalen.

Virtuele accommodaties

iCal werkt niet in combinatie met virtuele accommodaties.