Journaliseren

Het is mogelijk de omzetcijfers vanuit TOMM over te nemen in je boekhoudpakket (of aan te leveren aan je accountant).
Hiervoor zijn een aantal voorbereidingen nodig. Lees daarom deze handleiding goed door en bespreek de gevolgen eventueel met je boekhouder of accountant.

Deze handleiding bestaat uit een aantal hoofdstukken:

• Algemene beschrijving van het financiële proces
• Eenmalige voorbereidingen
• Zelf journaliseren
• Automatisch journaliseren
• Handmatig journaliseren van annuleringen

Algemene beschrijving van het financiële proces

TOMM is in feite een subadministratie voor je debiteuren (gasten). Dit houdt in dat het debiteurenbeheer volledig via TOMM loopt en je boekhouder alleen nog maar een totaalbedrag debet/credit per grootboekrekening ontvangt.
Hij ontvangt dus geen gegevens over afzonderlijke facturen en openstaande posten.

Via onderstaande link vind je een extra uitleg over het algemene financiële proces binnen TOMM.

Overzicht financieel proces

Eenmalige voorbereidingen

• Zorg ervoor dat de grootboekrekeningen die de boekhouder gebruikt overeenkomen met de grootboekrekeningen die in TOMM beschikbaar zijn (zie artikel Grootboeken). 
• Zorg ervoor dat bij iedere omzetrekening het juiste BTW percentage is gekoppeld (zie artikel BTW-tarieven).
• In TOMM kun je instellen dat alle boekingen automatisch de status 'Vertrokken' krijgen zodra de vertrekdatum voorbij is.
  Je stelt dit in bij Instellingen - Reserveringen, Automatisch vertrek reserveringen.
  Als je dit veld niet activeert, moeten alle reserveringen dus handmatig op 'Vertrokken' worden gezet. 
• Daarnaast is het ook mogelijk alle 'vertrokken' boekingen automatisch te journaliseren. Dit stel je in via Instellingen - Reservering, Automatisch journaliseren.
  Let op: Hierna zijn de boekingen absoluut niet meer te wijzigen.

Wat gebeurt er bij het journaliseren?

Het journaliseren zorgt ervoor dat de omzet van boekingen met de status 'Vertrokken'  op de omzetrekeningen wordt geboekt.
Als je niet journaliseert blijft de omzet op de tussenrekeningen voor Vooruitontvangen omzet en Vooruitontvangen BTW staan en worden de omzetrekeningen dus niet bijgewerkt.

Journaliseren kan NIET ongedaan gemaakt worden!

 

Zelf journaliseren 

Het is belangrijk dat de boekingen (met status Vertrokken) en annuleringen maandelijks (of per week, per kwartaal) worden gejournaliseerd. Alleen dan weet je zeker dat je de correcte omzetcijfers in de boekhouding verwerkt.

Om het journaliseren goed te laten verlopen adviseren wij dit pas te doen in de eerste week van de nieuwe maand zodat je zeker weet dat bijvoorbeeld alle betalingen en alle boekingsmutaties zijn verwerkt.

Ga naar Financieel – Journaliseren en volg de volgende stappen:

1. Selecteer de begin- en einddatum van de gewenste periode en klik op Tonen.
   Boekingen moeten een vertrekdatum hebben die voor of op de 'tot en met' datum valt.
2. In het scherm staat de volgende informatie:
   • De eerste kolom (J) geeft aan of de boeking gejournaliseerd kan worden of niet (groen vinkje of rood uitroepteken)
   • De kolom Status geeft aan of het om een annulering gaat of een boeking (rood kruisje of groen blokje)
   • In de kolom Vertrekdatum staat de vertrekdatum van de boeking of de annuleringsdatum ingeval van een annulering. Op die manier kun je zien per welke datum de omzet wordt geboekt.
   • In de kolom Openstaand laten we het eventuele openstaande saldo van de boeking zien. 
   • De betaalstatus tonen we onder de kolom $. (rood -> niet betaald, geel -> deels betaald, groen -> volledig betaald, blauw -> er is een tegoed)
   • In de laatste kolom kun je zien of de boeking de status Vertrokken heeft.
3. Alle boekingen moeten de status Vertrokken hebben. Als dat niet zo is, zorg er dan voor dat je deze boekingen eerst in orde maakt. Je kunt de vertrekstatus hier nog toekennen door op de rechtermuisknop te klikken en dan voor Vertrokken te kiezen.
4. In dit stadium kun je een overzicht exporteren van de te journaliseren boekingen via de functie "Exporteer".
5. Klik op Journaliseren.
6. Er wordt gecontroleerd of alle boekingen te journaliseren zijn. Zo niet, dan krijg je hiervan een melding.
   Boekingen die niet gejournaliseerd kunnen worden, kun je herkennen aan het feit dat er een rood uitroepteken voor de regel staat.
   
   
   
   Ter controle vermelden we in welke periode de omzet wordt geboekt.
   
   
7. Als alle boekingen in orde zijn kun je opnieuw voor Journaliseren kiezen. De boekingen worden gejournaliseerd per vertrekdatum (of annuleringsdatum).
   Nog te ontvangen bedragen en Terug te betalen gelden worden op de daarvoor bestemde grootboekrekeningen geboekt.
8. Als het journaliseren klaar is krijg je daarvan een melding te zien.

Automatisch journaliseren

Je kunt er ook voor kiezen TOMM zelf te laten journaliseren. Dit gebeurt dan elke avond omstreeks 19.00 uur. TOMM journaliseert dan automatisch de boekingen die de status 'vertrokken' hebben gekregen.

Als je deze functie op een later moment inschakelt moet je de boekingen die voor die tijd gejournaliseerd hadden moeten worden eerst handmatig journaliseren. Boekingen uit het verleden worden namelijk niet automatisch gejournaliseerd. 

Houd er rekening mee dat gejournaliseerde boekingen niet meer gewijzigd kunnen worden. Dat betekent dat je er zeker van moet zijn dat de boeking 100% in orde is voordat je deze de status 'vertrokken' geeft en dus klaarzet voor het automatisch journaliseren.

Daarnaast moet je periodiek altijd nog een controle doen of alle boekingen daadwerkelijk gejournaliseerd zijn. Het kan voorkomen dat het automatisch journaliseren niet lukt. Deze boekingen blijven dan gewoon staan in het scherm ' Journaliseren'. Je kunt ze dan controleren en dan alsnog zelf journaliseren.

Je kunt automatisch journaliseren instellen in Instellingen - Reserveringen. Vink daar de optie 'Automatisch journaliseren' aan.

Handmatig journaliseren van annuleringen

Als een boeking de status "Geannuleerd" heeft, kun je op de button Journaliseren klikken. Dan wordt alleen deze boeking/annulering gejournaliseerd. Het voortijdig journaliseren van annuleringen kan nodig zijn om het tegoed te kunnen verrekenen met een andere factuur of reservering.

Voordat de journalisering is afgerond krijg je de volgende melding te zien:

Als journaaldatum (boekdatum) wordt de annuleringsdatum gebruikt.

Totaalbedragen per grootboekrekening

Na het journaliseren kies je in het menu Financieel voor Grootboekmutaties en selecteer je hier de juiste periode. Hier zie je per grootboekrekening wat er debet en credit is geboekt. Deze bedragen kunnen in de boekhouding verwerkt worden.

Via de button Acties kun je dit overzicht exporteren naar Excel zodat je het eventueel kunt doormailen naar de boekhouder. Je kunt ook een bestand aanmaken dat kan worden ingelezen in Exact Online of een ander boekhoudpakket.

Zie ook de handleiding 'Grootboekmutaties' voor een uitgebreidere beschrijving.