Rapportage mailings

Instellingen-Rapportage mailings

Met Rapportage mailings kun je instellen dat TOMM automatisch een aankomst- of vertreklijst per e-mail verstuurt naar de accommodaties. Dit gebeurt 's nachts op basis van een schema dat jij zelf instelt.  

Je hoeft hier niets handmatig voor te doen — eenmaal ingesteld, verstuurt TOMM de lijsten automatisch op de gedurende de nacht. 

Hoe werkt het?

Stap 1 – Nieuwe rapportage aanmaken

 Klik op "Nieuw" om een rapportage mailing in te stellen. Je kiest welk type lijst je wilt versturen:

• Aankomstlijst — voor gasten die binnenkomen
• Vertreklijst — voor gasten die vertrekken

Stap 2 – Kolommen kiezen

Je bepaalt zelf welke informatie in de lijst staat. Je kunt kolommen aan- en uitvinken, en ook de volgorde aanpassen door ze te slepen. Dit werkt vergelijkbaar met het exportscherm bij de overzichten.

Stap 3 – Toon niet aangekomen / Toon niet vertrokken

Met deze instelling filter je de lijst zodat alleen de gasten getoond worden die nog niet zijn ingecheckt (aankomstlijst) of nog niet zijn uitgecheckt (vertreklijst). Handig als je wilt opvolgen wie er nog verwacht wordt. Het label past zich automatisch aan op het type lijst dat je hebt gekozen.

Stap 4 – Accommodaties selecteren

 Kies voor welke accommodaties de lijst verstuurd moet worden. Je kunt:

• Losse accommodaties aanvinken
• Een hele accommodatiegroep in één keer selecteren (bijv. "4 Persoons woningen")
• Alles in één keer selecteren

Stap 5 – Verzendmoment instellen

  Geef aan:

• Op welke dag(en) van de week de lijst verstuurd wordt
• Hoever van tevoren (bijv. 1 dag voor aankomst of vertrek), middels periode

Stap 6 – Operationeel zetten

Met de instelling Operationeel geef je aan of een rapportage mailing actief is. Zet je deze op "Nee", dan wordt de mailing tijdelijk gepauzeerd zonder dat je hem hoeft te verwijderen. Zo kun je een instelling bewaren voor later gebruik.
 

 Stap 7 – Opslaan en klaar

De rapportage wordt automatisch verstuurd naar het alternatieve e-mailadres dat bij de accommodatie is ingesteld. De bijlage is een Excel-bestand met de gekozen lijst en kolommen.

Handige extra mogelijkheden

Kopiëren

Heb je al een rapportage ingesteld en wil je een vergelijkbare aanmaken? Selecteer de regel en klik op "Kopie maken". Je hoeft dan alleen de afwijkende instellingen te wijzigen.

 Historie

 Via de Historie-knop in het overzicht zie je een logboek van alle verzonden mailings. Per regel zie je:

• Datum en tijdstip van verzending
• Status: geslaagd, mislukt of overgeslagen
• Aantal accommodaties waarvoor de lijst verstuurd is
• De periode waarop de lijst betrekking had
• Bij een fout: de foutmelding
• Zo heb je altijd inzicht in wat er verstuurd is en of alles correct is gegaan.

Waar wordt de e-mail naartoe gestuurd?

De e-mail gaat automatisch naar het alternatieve e-mailadres van de accommodatie. Dit adres is in te stellen via de accommodatiegegevens. Je hoeft het e-mailadres dus niet opnieuw in te voeren bij de rapportage mailing zelf.