Personen samenvoegen

Als je in TOMM een persoon aanmaakt dan wordt er gecontroleerd of de persoon al bestaat op basis van de achternaam en het e-mailadres. Als dezelfde combinatie wordt gevonden wordt deze als voorstel getoond en kun je de bestaande persoon selecteren. 

Dit doen we ook als een persoon via je eigen website een boeking maakt. In dat geval zullen we de persoon automatisch samenvoegen met een reeds bestaande persoon die dezelfde achternaam en e-mailadres heeft.

Als je niet wilt dat TOMM bepaalde personen samenvoegt, kun je hun e-mailadres uitsluiten van controle. Die doe je door hun e-mailadres toe te voegen aan Basisgegevens-Beheer gastherkenning, of in het scherm waarin TOMM meldt dat het e-mailadres al bekend is, op 'Negeer e-mailadres' te klikken.

Hiermee proberen we te voorkomen dat er dubbele personen/adressen in je systeem komen te staan en er dus zo min mogelijk vervuiling optreedt.

Ondanks alle maatregelen zal het voorkomen dat je dubbele personen tegenkomt. In dat geval kun je deze handmatig samenvoegen.

Dit werkt als volgt:

• Selecteer in Overzichten-Personen de persoon die moet blijven bestaan
• Klik rechtsbovenin op 'Samenvoegen'
  
• Zoek de persoon die samengevoegd moet worden. Deze persoon zal dus verdwijnen uit het bestand.
  
• Controleer of bij deze persoon nog gegevens staan die je toch wilt bewaren (bijvoorbeeld een KvK nummer of een BTW nummer). Die kun je op dit moment nog kopiëren en plakken bij de persoonsgegevens die aan de linkerkant van het scherm staan.
• Klik op Samenvoegen
  
• De persoon uit de rechterkant van het scherm verdwijnt nu uit het bestand. Alle reserveringen, facturen, contracten en openstaande posten zijn overgezet naar de persoon uit de linkerkant van het scherm.

Je kunt het samenvoegen niet meer ongedaan maken!