Betalingsherinneringen versturen – Tomm

TOMM kan automatisch elke nacht betalingsherinneringen versturen aan gasten die hun reservering of factuur niet op tijd betalen.

Je kunt hiervoor het programma Financieel-Betalingsherinneringen gebruiken. In dit programma stel je in hoeveel dagen na de vervaldatum de herinnering moet worden verstuurd en welke template moet worden gebruikt.

Zorg ervoor dat je je templates hebt klaarstaan in Instellingen-E-mailtemplates. Je kunt daar templates maken voor reserveringsherinneringen en losse factuur herinneringen.

Zie eventueel de handleiding voor het aanmaken van templates voor uitleg.

Hoe werkt het?

TOMM stuurt voor elke vervallen betalingsregel een herinnering. Een factuur met 2 betalingsregels, die beiden niet betaald zijn, kan dus 2 betalingsherinneringen veroorzaken.

Dit is een automatisch proces dat elke nacht wordt gedraaid.

Als er een template in een bepaalde taal ontbreekt dan kan de gast in kwestie natuurlijk niet herinnerd worden. In dat geval krijg je een email dat er een template ontbreekt. Je kunt deze template dan alsnog toevoegen. De gast wordt dan de volgende nacht alsnog gemaild.

Na de aankomstdag zal Tommy nooit een betalingsherinnering versturen automatisch. Deze kun je natuurlijk wel altijd handmatig sturen door in de reservering voor de template Betalingsherinnering te kiezen.

Als de boeking de status ' Vertrokken' heeft worden er wel weer herinneringen verstuurd.

Personen of facturen uitsluiten

Je kunt een persoon, reservering of factuur om welke reden dan ook wilt uitsluiten. Zet bij de reservering of de factuur bij 'Betalingsregeling' het vinkje uit bij 'Betalingsherinnering sturen'.

Bij een persoon kun je dit aangeven door in Overzichten-Personen de persoon in kwestie te selecteren en dan bij de financiële instellingen van die persoon het vinkje 'Betalingsherinneringen versturen' uit te zetten.

Instellen

Kies eerst voor Nieuw, Wijzigen of Verwijderen zodat je regels voor het aanmaken van herinneringen kunt toevoegen, aanpassen of weggooien.

Instellen voor Reserveringen

Kies voor het type Reservering
Selecteer het aantal dagen na de vervaldatum waarop de herinnering moet worden verzonden. Je kunt meerdere herinneringen aanmaken, bijvoorbeeld na 7 dagen, na 14 dagen enz. Aan elke herinnering kun je een eigen template koppelen.
Het kan zijn dat je niet wilt er voor oudere reserveringen herinneringen worden verzonden. Bijvoorbeeld omdat je al een tijdje met TOMM werkt en pas later de herinneringen gaat gebruiken. Daarom kun je een startdatum ingeven, zodat alle reserveringen met een betalingsregel ouder dan de opgegeven datum geen herinnering ontvangen.
Geef het minimum bedrag op waarvoor je herinneringen wilt sturen en geef aan of dit bedrag geldt voor het totaalbedrag over alle openstaande betalingsregels op de reservering.

Door dit niet aan te vinken zal TOMM bij iedere afzonderlijke betalingsregel checken of deze hoger is dan het minimum uitstaand bedrag. Als je hier wel vinkje plaatst, zal TOMM controleren of het totaal bedrag van de openstaande posten hoger is dan het minimum bedrag en een herinnering versturen.
Leg de herinnering vast op accommodatiegroep-niveau, op accommodatieniveau of op locatieniveau.
Let op: Als reserveringen aan meerdere voorwaarden voldoen, zal de gast meerdere betalingsherinneringen ontvangen. Bijvoorbeeld: je hebt een herinnering aangemaakt voor de groep Verhuur en voor de Villa (accommodatie die onder de groep Verhuur valt). TOM verstuurt automatisch een herinnering aan alle reserveringen in de groep Verhuur én aan alle reserveringen van de accommodatie Villa. Dus de gast krijgt dan een dubbele herinnering!
Kies tenslotte per taal de template die je wilt versturen.

Instellen voor (losse) Facturen

Kies voor het type Factuur
Selecteer het aantal dagen na de vervaldatum waarop de herinnering moet worden verzonden. Je kunt meerdere herinneringen aanmaken, bijvoorbeeld na 7 dagen, na 14 dagen enz. Aan elke herinnering kun je een eigen template koppelen.
Het kan zijn dat je niet wilt er voor oudere facturen herinneringen worden verzonden. Bijvoorbeeld omdat je al een tijdje met TOMM werkt en pas later de herinneringen gaat gebruiken. Daarom kun je een startdatum ingeven, zodat alle facturen met een betalingsregel ouder dan de opgegeven datum geen herinnering ontvangen.
Geef het minimum bedrag op waarvoor je herinneringen wilt sturen en geef aan of dit bedrag geldt voor het totaalbedrag over alle openstaande betalingsregels op de factuur.

Door dit niet aan te vinken zal TOMM bij iedere afzonderlijke betalingsregel checken of deze hoger is dan het minimum uitstaand bedrag. Als je hier wel vinkje plaatst, zal TOMM controleren of het totaal bedrag van de openstaande posten hoger is dan het minimum bedrag en een herinnering versturen.
Kies tenslotte per taal de template die je wilt versturen.

Hoe kun je zien of er een betalingsherinnering is verstuurd?

Dit kun je op een aantal plekken terugvinden:

Openstaande postenlijst

In het hoofdmenu Financieel kun je in de de Openstaande postenlijst , in de kolom Herinneringen, zien of, en zo ja hoeveel, herinneringen er zijn verstuurd.

In de reservering

In het overzicht van de reservering je verzonden herinneringen inzien, onderaan het scherm bij de verzonden e-mails

In de reservering of factuur

Door aan de linkerkant op Betalingsregeling te klikken, kun je zien voor welk betalingstermijn er een herinnering is verzonden. Je kunt op de regel klikken en vervolgens op het oogje. Dan opent zich een schermpje waarin je ziet wanneer welke herinnering verzonden is.

Email logboek

In het hoofdmenu Overzichten, in het Email logboek staan ook alle verzonden herinneringen.