Cashflow

Financieel-Cashflow

Deze handleiding legt uit hoe je in TOMM ziet welk geld er in een periode daadwerkelijk is binnengekomen en uitgegaan, uitgesplitst per betaalmethode. Denk aan: hoeveel is er via pin betaald, hoeveel contant, hoeveel per bank — en hoeveel is er terugbetaald.

i	De Cashflow gaat over geldstromen, niet over omzet. Een boeking die je in maart maakt voor een verblijf in augustus levert omzet in augustus op, maar de aanbetaling van de gast staat in maart in de Cashflow. Wil je omzet zien, gebruik dan Financieel → Omzet Totaal of Grootboekmutaties

Je gebruikt dit programma bijvoorbeeld bij:

• het maken van een jaaroverzicht van alle pin-transacties voor je boekhouder
• het controleren of de kas klopt, inclusief de afroombedragen
• het aansluiten van je bankmutaties op wat TOMM heeft verwerkt
• het onderbouwen van een saldo op een grootboekrekening van een betaalmethode

Je kunt het overzicht afdrukken of exporteren naar Excel.

 

Twee weergaven in één programma

Dit programma gedraagt zich anders afhankelijk van wat je als betaalmethode kiest. 

Weergave 1 — Totalen per betaalmethode

Zolang de keuze op „Alle betaalmethoden” staat, zie je één regel per betaalmethode met daarachter het totaal aan debet en credit. Je ziet dan géén namen, datums of reserveringsnummers — die kolommen zijn in deze weergave verborgen, want de regels zijn samengevoegd.

Dit is je startpunt: in één oogopslag zie je hoeveel er per betaalmethode is bewogen.

Weergave 2 — Alle losse transacties

Kies je één specifieke betaalmethode, dan klapt het overzicht open naar elke afzonderlijke betaling. De kolommen Naam, Reserveringsnr., Factuurnr. en Datum worden nu zichtbaar.

Dit is de weergave die je nodig hebt als je een specificatie voor je boekhouder wilt, of als je een verschil zoekt.

Sta je al in de detailweergave, dan doen dubbelklikken en Openen op een regel iets anders: dan opent TOMM de reservering of de losse factuur die bij die betaling hoort. Handig om direct te zien waar een bedrag vandaan komt.

Een paar dingen die goed zijn om te weten:

• De datum die TOMM gebruikt is de betaaldatum, niet de factuurdatum en niet de aankomstdatum. Een betaling van december voor een verblijf in juli staat dus in december.
• Let op bij het accommodatiefilter: zodra je op accommodatie filtert, vallen betalingen op losse facturen en kassabonnen weg — ook als „Inclusief losse facturen” aangevinkt staat. TOMM kan een accommodatie alleen bepalen via de locatie van een reservering, en een losse factuur heeft die niet. Wil je een compleet beeld van je geldstroom, laat het accommodatiefilter dan leeg.

!

Let op bij de keuze: hier staan alleen actieve betaalmethoden in. Is een betaalmethode ooit gedeactiveerd, dan tellen de oude betalingen nog steeds mee in de totalenweergave, maar kun je die methode niet meer via de dropdown kiezen. Je komt er dan alsnog bij door in de totalenweergave op die regel te dubbelklikken.

Wat staat wél en niet in in het overzicht?

Wél in de Cashflow:

• alle betalingen en terugbetalingen op reserveringen
• betalingen op losse facturen en kassabonnen (mits „Inclusief losse facturen” aan staat)
• ingelezen bankmutaties die aan een boeking of factuur zijn toegekend
• afroommutaties van de kas (in de credit-kolom van Kas)
• een eerder geparkeerde betaling, op het moment dat je hem toekent aan een reservering of factuur — met de datum van die toekenning

Niet in de Cashflow:

• Geparkeerde betalingen. Zolang een betaling op de tussenrekening Onbekende betalingen staat, zie je hem alleen op de grootboekrekening en in de journaalposten, niet hier. Pas bij toekennen verschijnt hij in de Cashflow.
• Verwijderde betalingen. Verwijder je een betaling, of een compleet ingelezen bankafschrift, dan verdwijnt die betaling volledig uit de Cashflow. TOMM maakt achter de schermen een tegenboeking zodat de journaalposten netjes tegen elkaar wegvallen, maar zowel de oorspronkelijke betaling als die tegenboeking blijven buiten dit overzicht. In de journaalposten zie je de verwijdering wel terug, op de datum waarop je hem verwijderde.
• Betalingen buiten je periode of buiten je filters. 

Veelgestelde vragen

Waarom zie ik geen namen en datums?

Je staat in de totalenweergave. Kies een specifieke betaalmethode in de dropdown, of dubbelklik op een regel.

Waarom sluit de Cashflow niet aan op mijn omzet?

Dat hoort ook niet. De Cashflow gaat over wanneer geld beweegt, omzet over wanneer het verblijf plaatsvindt. Voor omzet gebruik je Financieel → Omzet Totaal, Omzet artikelen of Omzet locaties.

Ik mis een betaling die ik zeker weet dat bestaat.

Loop in deze volgorde na: valt de betaaldatum binnen je periode? Staat er een accommodatiefilter aan? Staat „Inclusief losse facturen” aan? En als laatste: is de betaling geparkeerd of verwijderd? In die twee gevallen staat hij niet in de Cashflow.

Ik zie een regel zonder naam en zonder nummer.

Dat is vrijwel altijd een afroming van de kas of een kassabon. 

Kan ik hier betalingen aanpassen?

Nee. De Cashflow is puur een overzicht. Aanpassen doe je bij de reservering, de factuur of in Financieel → Bankafschriften.

i	Kun je een bedrag niet vinden dat volgens de grootboekrekening wel bestaat? Controleer dan als eerste of het een geparkeerde betaling is. Dat is de meest voorkomende verklaring voor een verschil tussen de grootboekrekening en de Cashflow.