Toegangscontrole overzicht

Overzichten-Toegangscontrole

Dit programma is alleen beschikbaar als je de module Toegangscontrole hebt aangeschaft.

In het overzicht Toegangscontrole kun je de toegangsbewegingen controleren en toegangen handmatig beheren.

Het overzicht kent twee tabs 'Logboek' en 'Toegang'. Hieronder volgt een uitleg van de functies per tab.

Tabblad ‘Logboek’ — alle bewegingen

Op dit tabblad zie je alle bewegingen (in- en uitgaande passages) die gasten maken via het toegangscontrolesysteem. Ook zie je hier meldingen terug, bijvoorbeeld als een passage is geweigerd.

Kolommen

• Transactie — het volgnummer van de beweging
• Icoon — een groen pijltje betekent aankomst/naar binnen, een oranje pijltje betekent vertrek/naar buiten
• Datum — datum en tijdstip waarop de beweging is geregistreerd
• Sleutel — het sleutel- of pasnummer
• Kenteken — het kenteken, als de toegang op kenteken werkt
• Toegangsplan — het toegangsplan waaronder deze toegang valt
• Toegang — de fysieke doorgang of lezer waarlangs is gepasseerd
• Resnr. — het gekoppelde reserveringsnummer — klik erop om naar de boeking te gaan
• Locatie — de accommodatie of locatie
• Persoon — de naam van de gast — klik erop om naar de persoonskaart te gaan
• Omschrijving — een vrije omschrijving, indien ingevuld
• Melding — de tekstuele terugkoppeling van het toegangscontrolesysteem
• Foutmelding — wordt rood getoond zodra het systeem een code teruggeeft; leeg als alles zonder bijzonderheden verliep (zie hoofdstuk 4)
• Vanaf / Tot/met — de geldigheidsperiode van de toegang

Filteren en zoeken

• Met de knop ‘Alle / Aankomst / Vertrek’ filter je op het type beweging.
• Het datumveld staat standaard op vandaag; je kunt een andere dag kiezen.
• Met het zoekveld zoek je vrij op reserveringsnummer, locatie, gastnaam, kenteken of sleutelnummer.

Acties op een geselecteerde regel

Deze knoppen zijn alleen beschikbaar als de gekozen regel een gekoppelde sleutel heeft:

• Print — drukt de barcode of het pasje van deze sleutel opnieuw af via een zelf te kiezen printer
• Blokkeren / Deblokkeren — blokkeert of deblokkeert de toegang van deze sleutel
• Reset — zet de sleutel terug in de basisstatus (met een bevestigingsvraag)
• Reset alles — reset in één keer alle sleutels (met een bevestigingsvraag) — gebruik dit alleen als daar een goede reden voor is
• Export — exporteert het logboek naar Excel

!	‘Reset alles’ heeft gevolgen voor alle actieve sleutels tegelijk. Gebruik deze knop alleen in overleg, bijvoorbeeld bij een storing die door de leverancier van het toegangscontrolesysteem wordt opgelost.

Tabblad ‘Toegang’ — toegangen beheren

Op dit tabblad zie je de actief uitgegeven toegangen en kun je zelf een nieuwe toegang aanmaken of een bestaande intrekken. Dit gebruik je vooral wanneer de gewenste toegangsperiode afwijkt van de boekingsperiode — bijvoorbeeld toegang voor een logee, of een gast die eerder of later dan de boeking toegang moet krijgen.

Kolommen

• Toegangsplan — het toegangsplan waaronder de toegang valt
• Sleutel ID — het sleutel- of pasnummer
• Reservering — het gekoppelde reserveringsnummer, indien van toepassing (klikbaar)
• Locatie — de accommodatie of locatie
• Persoon — de gekoppelde gast (klikbaar)
• Vanaf / Tot/met — de geldigheidsperiode van deze toegang
• Code/Kenteken — toont het kenteken als dat van toepassing is, anders de toegangscode
• Omschrijving — vrije omschrijving

Een nieuwe toegang toevoegen

Klik op ‘Nieuw’ om het formulier ‘Toegang toevoegen’ te openen. Vul in:

• Toegangsplan — verplicht. Kies het toegangsplan waaronder de nieuwe toegang moet vallen.
• Kenteken — alleen zichtbaar bij een toegangsplan op basis van kentekenherkenning
• Sleutel — alleen zichtbaar bij een toegangsplan op basis van sleutel-/pasnummer
• Aantal kaarten en Printer — alleen zichtbaar bij barcodepasjes of zwembadkaarten — kies de printer waarop het pasje wordt afgedrukt
• Persoon — zoek een bestaande gast op, of vul een vrije naam in
• Omschrijving — optionele toelichting, bijvoorbeeld ‘logee van kamerVanaf / Tot/met — de periode waarin deze toegang geldig is — hiermee stel je een periode in die afwijkt van de boekingsperiode

!

Pincode-toegang kan nooit via dit formulier los worden toegevoegd — toegangsplannen van het type Pincode staan niet in de keuzelijst. Werk je met kentekens of pincode en wil je toegang koppelen aan een bestaande boeking met de gewone boekingsperiode, doe dat dan via de boeking zelf:  open de boeking en kies  → Kentekens.

Een toegang intrekken of verwijderen

• Selecteer de regel en klik op ‘Verwijderen’.
• Bij een kenteken-toegang wordt het kenteken verwijderd en zo nodig opnieuw geregistreerd.
• Bij overige typen wordt de intrekking direct doorgestuurd naar het toegangscontrolesysteem.
• Verwijderen is niet mogelijk bij toegangsplannen van het type Pincode.

i	Wijzigt of vervalt een boeking, dan vervalt bij vaste sleutels en barcodepasjes de toegang automatisch. Werk je met kentekens of pincode, dan blijft de toegang geldig totdat je hem hier handmatig intrekt.

Foutmeldingen in de kolom ‘Foutmelding’ begrijpen

Zodra het toegangscontrolesysteem een terugkoppeling geeft over een beweging, verschijnt hier een code met omschrijving in het rood. Een gevulde cel betekent niet per definitie een probleem — code 350 bijvoorbeeld betekent dat de toegang gewoon is verleend. De codes 351 en hoger geven aan waarom een passage is geweigerd.

Code	Betekenis
350	Toegang verleend (succesvolle passage)
351	Geen toegang — anti-passback (dezelfde sleutel is al binnen/buiten)
352	Geen toegang — tijd-anti-passback
353	Geen toegang — buiten de toegestane toegangstijden
354	Geen toegang — geen recht op deze lezer/doorgang
355	Geen toegang — sleutel is geblokkeerd
356	Geen toegang — probleem met de detectielus
357	Geen toegang — sleutel is niet (meer) actief
358	Geen toegang — reden onbekend
359	Geen toegang — sleutel hoort niet bij deze installatie
308	Geen actieve sleutel gevonden
311	Onbekend printer-ID

Zie je een code die hier niet in staat, of blijft een probleem terugkomen? Neem dan contact op met de leverancier van het toegangscontrolesysteem (bijvoorbeeld bij een storing in de detectielus of het anti-passback-systeem), of neem contact op met TOMM.

Werkt de koppeling nog? — TommyServices controleren

TommyServices is de tool die de verbinding onderhoudt tussen TOMM en het toegangscontrolesysteem. Als TommyServices niet actief is, worden geen bewegingen meer doorgegeven en werkt de koppeling niet.

De actuele TommyServices-status zie je onderin het scherm Basisgegevens → Toegangsplannen (niet in dit overzichtsscherm zelf). Zie je daar dat TommyServices niet bereikbaar is, controleer dan of de computer waarop TommyServices draait nog aanstaat, en herstart zo nodig de tool op die computer.