Toegangsplannen – Tomm

Basisgegevens-Toegangsplannen

Als TOMM is gekoppeld met een toegangscontrolesysteem stuurt TOMM informatie naar dat systeem. Het toegangscontrolesysteem bepaalt uiteindelijk of er toegang mag worden verleend en wat de tijden zijn dat een gast mag in- en uitrijden.

Dit is vastgelegd in een toegangscontroleplan. Dat kunnen verschillende zijn: je vaste gasten hebben misschien ruimere in- en uitrijtijden dan je losse gasten, personeel en hulpdiensten hebben 24 uur per dag toegang enz.

Wij maken in TOMM een koppeling met die toegangsplannen via Basisgegevens-Toegangsplannen.

Je kunt bij elk toegangsplan opgeven aan welke accommodatie deze is gekoppeld. Daarnaast kun je nog afwijkende toegangsplannen koppelen aan locaties en artikelen (denk aan Laat vertrek).

Beheren van toegangsplannen

Toegangsplannen worden door onze medewerkers ingericht. Wijzig deze niet zonder eerst met onze serviceafdeling te overleggen.

Status TommyServices controleren

Onderin het scherm kun je zien wat de status van TommyServices is: groen -> alles is in orde, rood - TommyServices draait niet, je moet actie ondernemen. Zie handleiding TommyServices.

Toegangsplan instellingen

Hieronder volgt een korte samenvatting van de verschillende instellingen die je bij toegangsplannen kunt tegenkomen.

Kentekenherkenning

Naam van het plan
Koppelcode t.b.v. het toegangscontrolesysteem
Toegangstype: kenteken
Maximaal aantal voertuigen dat via dit plan is toegestaan op de locatie.
Uitgifte per: reservering
Aantal stuks: 1
Altijd prolongeren: het toegangsplan wordt bijvoorbeeld bij het prolongeren van de jaarplaats meegenomen naar de nieuwe boeking.
Automatische aankomst: als de gast op de aankomstdag door de slagboom rijdt krijgt de boeking automatisch de status "Aangekomen"
Automatisch vertrek: " Als de gast op de vertrekdag door de slagboom rijdt krijgt de boeking automatisch de status "Vertrokken"
Tommyservices: aanvinken als de koppeling met het systeem via Tommyservices verloopt (en dus niet via een API koppeling).

Prolongeren kentekens

Bij het prolongeren van boekingen met kentekens prolongeert TOMM alleen kentekens die op de oorspronkelijke boeking bekend zijn, ook als er bij de persoon meer kentekens zijn ingesteld. Zolang die andere kentekens dus niet aan de originele boeking zijn gekoppeld worden ze ook niet geprolongeerd naar de nieuwe reservering.
Op deze manier voorkomen we dat er kentekens worden geprolongeerd die niet meer van toepassing zijn op de betreffende reservering.

Barcodepasjes

Naam van het plan
Koppelcode t.b.v. het toegangscontrolesysteem
Toegangstype: barcode
Maximaal aantal voertuigen dat via dit plan is toegestaan op de locatie.
Uitgifte per: reservering, per locatie of per persoon
Aantal stuks: hangt af van het toegangsprotocol
Altijd prolongeren: het toegangsplan wordt bijvoorbeeld bij het prolongeren van de jaarplaats meegenomen naar de nieuwe boeking.
Automatische aankomst: als de gast op de aankomstdag door de slagboom rijdt krijgt de boeking automatisch de status "Aangekomen"
Automatisch vertrek: " Als de gast op de vertrekdag door de slagboom rijdt krijgt de boeking automatisch de status "Vertrokken"
Bestaande reserveringen: Barcodes automatisch opsturen indien dit toegangsplan beschikbaar wordt. Als er al reserveringen zijn en het toegangscontrolesysteem wordt pas later gekoppeld, dan worden voor bestaande reserveringen barcodes aangemaakt en kan er een pasje worden geprint.
Tommyservices: aanvinken als de koppeling met het systeem via Tommyservices verloopt (en dus niet via een API koppeling).

Sleutels en keycards

Naam van het plan
Koppelcode t.b.v. het toegangscontrolesysteem
Toegangstype: sleutel/keycards
Maximaal aantal voertuigen dat via dit plan is toegestaan op de locatie.
Uitgifte per: locatie
Aantal stuks: hangt af van het toegangsprotocol
Altijd prolongeren: het toegangsplan wordt bijvoorbeeld bij het prolongeren van de jaarplaats meegenomen naar de nieuwe boeking.
Tommyservices: aanvinken als de koppeling met het systeem via Tommyservices verloopt (en dus niet via een API koppeling).

Pincodes

Naam van het plan
Koppelcode t.b.v. het toegangscontrolesysteem
Toegangstype: pincode
Maximaal aantal voertuigen dat via dit plan is toegestaan op de locatie.
Uitgifte per: reservering, persoon of locatie
Pincode type:
- Standaard: bepaal zelf een range getallen waarbinnen pincodes aangemaakt mogen worden
- C-cense: pincode wordt door het toegangscontrolesysteem toegewezen
- Laatste 5 cijfers van het boekingsnummer
Prefix (alleen bij Standaard): pincodes moeten altijd met deze prefix beginnen, bijvoorbeeld 99 -> 990001
Altijd prolongeren: het toegangsplan wordt bijvoorbeeld bij het prolongeren van de jaarplaats meegenomen naar de nieuwe boeking.
Tommyservices: aanvinken als de koppeling met het systeem via Tommyservices verloopt (en dus niet via een API koppeling).

Zwemkaarten (barcode)

Naam van het plan
Koppelcode t.b.v. het toegangscontrolesysteem
Toegangstype: barcode
Uitgifte per: persoon
Aantal stuks: hangt af van het toegangsprotocol
Altijd prolongeren: het toegangsplan wordt bijvoorbeeld bij het prolongeren van de jaarplaats meegenomen naar de nieuwe boeking.
Bestaande reserveringen: Barcodes automatisch opsturen indien dit toegangsplan beschikbaar wordt. Als er al reserveringen zijn en het toegangscontrolesysteem wordt pas later gekoppeld, dan worden voor bestaande reserveringen barcodes aangemaakt en kan er een pasje worden geprint.
Tommyservices: aanvinken als de koppeling met het systeem via Tommyservices verloopt (en dus niet via een API koppeling).

Toegangsplannen koppelen

Bij het aanmaken van de toegangsplannen kun je al aangeven bij welke accommodaties het plan van toepassing is. Je kunt het plan ook achteraf koppelen bij de accommodatie, bij de tab Toegangscontrole:

Daarnaast kun je ook bij locaties een toegangsplan koppelen. Ga hiervoor naar Basisgegevens-Locaties, selecteer de betreffende locatie en geef aan dat er een afwijkend toegangsplan van toepassing is. Klik dan op Opslaan.

Hierna kun je bij de tab 'Toegangscontrole' het gewenste plan koppelen.

Tenslotte kun je bij een artikel een eigen toegangsplan koppelen, bijvoorbeeld bij Vroege aankomst.

Hou er wel rekening mee dat er maar 1 toegangsplan per boeking toegestaan is. Dus als je artikelen hebt voor zowel vroege aankomst als laat vertrek dan is niet mogelijk op de aankomstdag het plan voor Vroege aankomst toe te passen en op de vertrekdag het plan voor Laat vertrek.

Welk toegangsplan heeft voorrang?

Het toegangsplan van een artikel heeft altijd voorrang op het toegangsplan dat aan de accommodatie (of aan de locatie) is gekoppeld.

Gerelateerd aan