Reserveringen

Instellingen-Reservering

Ook al is TOMM een standaard applicatie, toch bieden we gebruikers de mogelijkheid om invloed te hebben op de boekingsgang en de presentatie in de online boekingswidgets met behulp van de volgende instellingen:

Boekingen dienen door ons bevestigd te worden	Online boekingen worden direct als definitief in TOMM verwerkt tenzij je deze instelling aanvinkt. In dat geval wordt een online boeking als optie verwerkt. Deze is zichtbaar in de wachtrij op het dashboard.
	Let op: de meeste verkoopkanalen kennen geen opties, als je via hen boekingen binnenkrijgt zijn die altijd definitief, ook als je zelf met opties werkt. Eventueel kun je bij de verkoopkanalen instellen dat boekingen via heb altijd als definitieve boeking worden verwerkt. zodat hier geen verwarring over ontstaat.
Direct een mail sturen bij afronden van een backoffice boeking	Vink dit aan als je bij het afronden van een backoffice boeking direct een bevestiging wilt versturen. Als je deze optie niet aanvinkt moet je de bevestiging zelf handmatig versturen vanuit de geopende boeking.
Registreren medegasten	Aanvinken als je in het online boekingsproces de namen van medegasten wilt laten vastleggen.
Gastopmerking accepteren	Geef je gasten de mogelijkheid een opmerking toe te voegen bij een online boeking. Let op: wij adviseren dit alleen in te schakelen bij opties (geen definitieve boekingen). Opties komen in de wachtrij terecht en worden altijd nagelopen, waardoor een opmerking dan gegarandeerd wordt gezien. Bij definitieve boekingen is er geen vaste controleroutine, waardoor opmerkingen van gasten mogelijk over het hoofd worden gezien.
Gastherkenning	Herken terugkerende gasten op basis van e-mailadres+achernaam en koppel de boeking automatisch aan het al bestaande gastprofiel.
Automatisch journaliseren	Boekingen worden, na toekennen van de vertrekstatus, direct automatisch gejournaliseerd. Je hoeft dit dus niet handmatig te doen.  Nadeel: een gejournaliseerde boeking kun je niet meer wijzigen. Denk daarom goed na of je automatisch wilt journaliseren of dat je liever zelf een keer per maand handmatig journaliseert.
Accommodatiegroepen weergeven	Toont accommodaties gegroepeerd per type in het boekingsoverzicht
Automatisch meterstanden uitlezen	Alleen beschikbaar bij de module Meterstanden. Meterstanden worden bij aankomst en vertrek automatisch opgehaald zodat ze afgerekend kunnen worden. Dit is met name geschikt voor toeristische boekingen.
Accommodaties zonder prijs toestaan	Staat toe dat een boeking wordt aangemaakt voor een accommodatie zonder prijs. Normaal gesproken is dit niet mogelijk, maar voor specifieke accounts, zoals bijvoorbeeld de Vakantiebank, is dit wel van toepassing.
Kortingscode verplicht bij online boeken	Maakt het invoeren van een geldige kortingscode verplicht om de online boeking te kunnen afronden
Kortingscode tonen bij online boeken	Toont het kortingscodeveld in het online boekingsproces zodat gasten een code kunnen invoeren. Als je geen gebruik maakt van kortingscodes kun je dit veld dus uitgevinkt laten.
Opgave reden reserveringswijziging verplicht	Verplicht een medewerker een reden in te voeren bij het wijzigen van een bestaande reservering. Hierdoor kun je beter monitoren waarom boekingen gewijzigd of geannuleerd worden.
Meerdere accommodaties en locaties boeken	In de backoffice is het mogelijk meerdere locaties en accommodaties in 1 boeking te combineren.
Controle artikel allocatie	Als deze actief is controleert TOMM of artikelen en/of arrangementen ook bekend zijn bij de nieuwe locatie op het moment dat je een boeking verplaatst naar een andere accommodatie of locatie.  Als het artikel (of arrangement) daar niet bekend is vervalt het bij deze boeking.
Herberekeningsstrategie instellingen	Zie dit artikel voor een uitgebreide uitleg.
Reserveringsnummer prefix	Door een goede prefix te gebruiken kun je aan het boekingsnummer zien. op welk jaar de boeking van toepassing is Bijvoorbeeld '26' voor 2026 en '27' voor 2027. Hou er wel rekening mee dat je ook voor het factuurnummer een prefix moet instellen (bij Instellingen-Facturen). Wij adviseren daarom om een klein onderscheid te maken door eventueel een extra letter of cijfer te gebruiken. Bijvoorbeeld B26 en F26.
Volgende prefix vanaf	Geef de aankomstdatum in vanaf wanneer de volgende prefix moet worden toegepast.
Volgende prefix	Bijvoorbeeld '26' voor 2026 en '27' voor 2027.
Negeer actieprijs voor touroperators	Sluit touroperators uit van actieprijzen. Touroperators betalen altijd de contractprijs, ongeacht lopende acties
Actieprijs overnemen uit backoffice	Neem een actieprijs die in de backoffice is ingesteld automatisch over bij een boeking via een ander verkoopkanaal
Blacklist detectie	Vergelijk gastgegevens bij een nieuwe boeking automatisch met de blacklist. Bij een treffer krijgt de medewerker een melding.
Opties markeren als vervallen	Schakeltde automatische vervaldatum voor opties in. Staat dit uit, dan blijven opties onbeperkt open staan. Vervallen opties worden rood gemarkeerd op het dashboard.
Dagen na aanmaakdatum	Het aantal dagen na aanmaken waarop een optie automatisch als vervallen wordt gemarkeerd.