E-mail automation

 

Instellingen-Automation

De Automation is een aanvulling op de standaard e-mailfunctionaliteit voor het e-mailen van bijvoorbeeld: de reserveringsbevestiging, betalingsherinneringen, betalingsbevestigingen, aankomst- en vertreknotificatie. 

Met Automation krijg je een enorm scala aan selectiecriteria en verzendopties tot je beschikking. Het programma is uitermate geschikt voor het versturen van mail aan gasten op diverse tijdstippen, denk aan een mail een dag voor vertrek met vertrekinstructies of een mail tijdens het verblijf om gasten op een evenement te wijzen. 

Ook kun je aan upselling doen door een mail te sturen aan alle gasten die bijvoorbeeld nog geen bedopmaak hebben bijgeboekt.

Je kunt in TOMM meerdere automations instellen. Om een automation te versturen, dien je credits aan te schaffen in het account. Een uitgebreide toelichting over deze kosten vind je verderop in dit artikel. 

Alle automations worden gedurende de nacht (omstreeks 04.00 uur) verstuurd. Wij noemen dit in TOMM een 'run'. Als een automation 'operationeel' is wordt deze altijd verstuurd. 

Wil je een automation tijdelijk pauzeren? Zet deze dan op 'niet operationeel'. Dan kun je deze op een later moment weer gebruiken. Verwijder de automation in dat geval niet.

Doelgroep

Automation kan alleen worden gebruikt voor mail aan personen met een boeking (definitief, optie of offerte). Personen zonder boekingen kunnen niet worden gemaild.

Benodigde gebruikersrechten

Automation is alleen beschikbaar voor TOMM gebruikers met Admin gebruikersrechten. Als je ook andere medewerkers wilt toestaan het programma te gebruiken dan kun je dat zelf instellen door ze de rechten toe te kennen via Instellingen-Gebruikersrechten.

Inhoud van de mails

Je bepaalt zelf de inhoud van de mails door hiervoor eerst eigen templates aan te maken. Aan elke automation kun je een eigen template koppelen.

Houdt er bij het aanmaken van de templates ook rekening mee dat deze in meerdere talen zijn aangemaakt (als het gewenst is dat buitenlandse gasten de templates ook ontvangen). 

Automation toevoegen

• Klik op Nieuw
• Geef de automation een naam. Dit is een interne naam die niet naar de gast wordt gecommuniceerd.
• Selecteer de template
• Kies operationeel ja/nee (maak eerst de automation compleet voordat je deze op operationeel zet).

Bijvoorbeeld:

 

Automation settings

Bij elke automation kun je instellen; 

• Condities (verplicht): Op welke reserveringen heeft dit betrekking (arrangementen, prijstriggers, aankomsten vanaf datum x, e.d.);
  Bij de condities kun je ook kiezen voor de combinatie 'artikel' en 'bevat niet' waarmee je dus aan upselling kunt doen (geen bedopmaak geboekt).
• Verzend condities: Wanneer moet de automation verzonden worden. Er kan hiermee tevens gedurende het verblijf gemaild worden. Denk bijvoorbeeld aan een e-mail 1 dag na aankomst met informatie over het park, activiteiten en informatie over de omgeving.
• Verkoopkanaal: hiermee geef je aan voor welk kanaal/kanalen de automation verstuurd wordt.
• Accommodatie(s): in deze selectie geef je aan voor welke accommodatie(s) de automation geldt.
• Reserveringsstatus: hier geven we aan op welke status een automation verstuurd wordt. We kennen: offerte, optie en definitief. Geannuleerde/geweigerde boekingen en aanvragen vallen buiten de automation.  
• Persoonscategorieen: selecteer hier een categorie als je wilt dat de mail alleen wordt verzonden als er personen geboekt zijn in die bewuste categorie, bijvoorbeeld als je een leuke actie voor gezinnen met kleine kinderen hebt.
• Arrangementen: hier kun je aangeven dat een mail alleen betrekking heeft op gasten die bepaalde arrangementen hebben geboekt.

• Artikelen: handig als je bijvoorbeeld alle gasten wilt mailen die een huisdier hebben geboekt.

Als je een automation hebt die compleet is qua instellingen, kun je ervoor kiezen om deze te kopiëren. In de pop-up kan worden aangegeven welke instellingen mogen worden overgenomen; 

Kosten en credits

Om de ingestelde automation te versturen is het nodig om credits aan te schaffen. Dit kan worden gedaan vanuit het menu automation via de winkelwagen rechtsboven. 

Er opent een pop-up waar de actuele kosten vermeld staan. Doormiddel van het akkoord en het invullen van de gegevens kunnen de credits worden besteld. 
Deze worden na het afrekenen direct toegekend aan het account (en kunnen dus direct worden gebruikt). Elke e-mail die verstuurd wordt, kost 1 credit. De factuur wordt later door ons verstuurd vanuit Texpro BV. 

Wanneer je voor de run nog voldoende credits hebt (maar na het afronden niet meer) sturen wij een  e-mail met de suggestie om de credits op te waarderen. Alle boekingen uit die run worden wel gemaild, maar daarna kan er geen nieuwe run meer gestart worden (als de credits in het rood staan). 

Historie inzien

Bij de automation leggen we ook de historie vast van de verstuurde automations, dit noemen we het 'log'. Deze kan worden geopend via het klokicoon, rechtsboven in automation. Er verschijnt een pop-up, waar te te raadplegen is wat er wanneer verstuurd is. 
In de eerste twee kolommen tonen we wanneer de automation verstuurd is. Dit is zoals vermeld altijd omstreeks 04.00 uur. 
In de derde kolom is aangegeven hoeveel credits er zijn afgeschreven. 

De vierde (en eventueel vijfde) kolom geven de reserverings- of optienummers die gemaild zijn - en in welke taal. Deze nummers zijn aanklikbaar. Bij de reservering, optie en offerte wordt ook op boekingsniveau vastgelegd in het logboek dat de e-mail verstuurd is. 

In de laatste kolom staat het type template wat verstuurd is. 

De verzonden mails worden ook gelogd in de betreffende boekingen zodat je daar altijd kunt zien welke mails een gast heeft ontvangen.

Voorbeeld 1

Je werkt met kentekenherkenning en je wilt dat gasten voor de aankomstdag hun kenteken via de mijn omgeving doorgeven. Daarom moet er een mail worden gestuurd aan gasten die hun kenteken nog niet hebben doorgegeven.

Maak eerst een goede template aan en stel daarna de verzendcondities in.

Condities: 

• Kenteken(s) ingevuld -> gelijk aan nee
• Status vertrokken -> gelijk aan nee

Verzendcondities: 

• Aantal dagen voor aankomst kleiner of gelijk aan 7 dagen

Reserveringsstatus: 

• Alleen 'Definitief' aanvinken

Voorbeeld 2

Je wilt iedereen een dag voor vertrek een informatiemail met verzendinstructies sturen.

Maak eerst een goede template aan en stel daarna de verzendcondities in.

Condities: 

• Status gearriveerd -> gelijk aan ja

Verzendcondities: 

• Aantal dagen voor vertrek -> gelijk aan 1 dag

Reserveringsstatus: 

• Alleen 'Definitief' aanvinken