Gebruik van de kassa – Tomm

📄Voorbereiding

Voordat je de kassa begint te gebruiken, raden we je aan om eerst dit artikel te lezen ter voorbereiding: Voorbereiding en onderhoud Kassa

➡️Inloggen in de kassa

Klik op de link die je van ons ontvangen hebt om de kassa te openen of klik in TOMM op het hoofdmenu Kassa.
Mocht je nog moeten inloggen log dan in met dezelfde gegevens als die je voor TOMM gebruikt.
Als je de kassa geopend hebt, zie je alle artikelen die aangemerkt zijn als Kassa artikel.

⏩Meerdere kassa’s

Indien je meerdere kassa’s hebt geactiveerd, maak je rechts bovenin het scherm de keuze voor de juiste kassa. Automatisch zal TOMM de eerst aangemaakte kassa selecteren.

🧾Artikelen op de kassabon plaatsen

De artikelen kun je verkopen door op het artikel te klikken en vervolgens opent zich onderstaand scherm waar je het aantal in kunt geven. Eventueel kun je ook de prijs aanpassen.

Door op Toevoegen te klikken, plaats je de artikelen op de kassabon.

De artikelen die je hebt toegevoegd kun je nog verwijderen. Hiervoor klik je in het overzicht op het prullenbakje aan de rechterkant van de regel.

🔎Artikelen groeperen

Je kunt in TOMM groepen van Artikelen maken, zodat de artikelen per groep in een tabblad getoond worden. Bijvoorbeeld de groepen "Food", "Non-Food" en "Verhuur". De groepen worden op alfabetische volgorde in het kassaprogramma getoond. Deze groepen maak je in TOMM aan via Basisgegevens - Artikelgroepen.
Mocht je veel artikelen in de kassa hebben staan en je wil een artikel snel kunnen toevoegen, kun je de Zoeken balk gebruiken, bovenaan de kassa. Het gezochte artikel verschijnt in beeld en vervolgens kun je deze toevoegen. Door de zoekbalk weer leeg te maken, verschijnen alle artikelen weer in beeld.

🛒Afrekenen

Je kunt de artikelen van de kassa laten afrekenen door rechts onderin het overzicht op Betalen te klikken.
Onderstaand scherm zal verschijnen in beeld om de betaling te kunnen doen. Je klikt op het pijltje bij de juiste betaalmethode, het te betalen bedrag zal dan automatisch ingevuld worden.

Mocht er per kas betaald worden kun je het bedrag handmatig aanpassen naar het bedrag wat de gast ook echt geeft. Bovenin komt dan het wisselgeld te staan wat teruggegeven moet worden.
Je kunt vervolgens gewoon klikken op Transactie afronden, automatisch wordt het totaal bedrag dat betaald moest worden verwerkt als kas-betaling, ook al had je een hoger bedrag ingegeven.
Nadat je op Transactie afronden hebt geklikt, krijg je onderstaand scherm in beeld waarbij je de kassabon kan printen of e-mailen.

🏕️Betalen van een reservering met de kassakoppeling

Het is ook mogelijk om jouw gast de reserveringsnota te laten betalen via de kassa.

Met de knop Reservering / Gast kun je de boeking opzoeken.
Je kunt o.a. zoeken op naam, reserveringsnummer of e-mail. Alle reserveringen van deze gast worden vervolgens getoond.

Klik op de reservering die je wil betalen om deze te selecteren. Je ziet vervolgens de naam en het reserveringsnummer van de gast in het overzicht verschijnen.

Klik vervolgens op de knop Betalen en je kunt de betaling afronden. De betaling kan worden uitgeprint. Automatisch wordt de template Reserveringsfactuur hiervoor gebruikt.
In Financieel - Journaalposten vind je de betaling terug onder het reserveringsnummer. Ook kun je de journaalpost in de reservering inzien door op Journaal te klikken, bovenaan het overzicht.

🧾Kas storting en Kas uitgaven

Bij het aanmaken van de kassa heeft jouw consultant 2 extra artikelen aangemaakt, namelijk "Kas storting" en "Kas uitgaven".
Deze twee artikelen kun je gebruiken om geld bij te storten in de kas of om geld uit de kas te nemen voor bijvoorbeeld aankopen waar je contant geld voor nodig hebt. Om het kassaldo kloppend te houden, gebruik je deze twee artikelen. "Kas storting" en "Kas uitgaven" zijn gekoppeld aan gelijknamige grootboekrekeningen.
Het gebruik van deze artikelen gaat op dezelfde wijze als het afrekenen van een ander artikel. Je rekent als het ware het artikel af. Er is een standaard bedrag ingegeven, welke je kunt aanpassen.

📟Transactie overzicht

Rechts bovenin het scherm zie je ook de knop Transacties. Door hier op te klikken, kun je een overzicht zien van alle transacties die zijn gedaan.
Dit transactieoverzicht is per kassa. Kies dus eerst de juiste Kassa voordat je op Transacties klikt.
Op het transactie-overzicht zie je wat het beginsaldo van de kassa is.
Als je een betaling via de kassa op een reservering hebt gedaan, zie je dit aan de referentie waarbij naam en reserveringsnummer worden getoond.

💸Afromen

Rechts onderin het transactieoverzicht zie je een knop Afromen. Als je aan het einde van de dag jouw kassa gaat afromen, kun je dit ook in TOMM verwerken.
Nadat je op Afromen hebt geklikt, krijg je onderstaand scherm in beeld.

Voer het bedrag in dat je uit de kassa haalt. Klik vervolgens op Afromen. Op jouw transactie overzicht zie je het afgeroomde bedrag terug:

⬅️Kassa afsluiten

Aan het einde van de dag (of periode) kun je de kassa afsluiten als je wil. Door de kassa af te sluiten, verdwijnen alle kassa transacties uit het transactie overzicht.
De kassa sluit je af door op Transacties te klikken. Rechts onderaan zie je (naast de knop Afromen) de knop "Afsluiten kas". Hier dien je jouw emailadres in te vullen, zodat je het transactie overzicht van de periode die je afsluit, altijd terug kunt vinden in jouw mailbox. Pas na het invullen van jouw emailadres, kun je klikken op de button "Afdrukken en afsluiten".
Het verzonden transactie overzicht kun je u ook terugvinden in het email logboek in TOMM (hoofdmenu Overzichten).

📑Overzicht kassabonnen

Via Overzichten - Factuuroverzicht in TOMM kun je de kassabonnen bekijken. De factuurnummers van zowel de losse facturen als de kassabonnen staan hierin op volgorde opgenomen.

📰Journaalposten

Een kassaverkoop leidt direct tot een definitieve bon (factuur). De omzet en de BTW worden dus direct geboekt.
Je kunt deze journaalposten inzien onder Financieel - Journaalposten.
Indien je afroomt, kan deze handeling niet gekoppeld worden aan een reserveringsnummer of factuur. Er staat dan ook 'geen' vermeld als kopje:

🔃Cashflow

In Financieel - Cashflow kun je de transacties per betaalmethode bekijken. Indien je de kassa hebt afgeroomd, dan vind je deze afroombedragen terug onder de credit-kolom van de betaalmethode Kas.

Aangezien een kassabon niet gekoppeld wordt aan een factuur/reservering, komt er geen naam of omschrijving in beeld.