Meerdere locaties in één keer blokkeren en vrijgeven – Tomm

Blokkeringen - Blokkeringen

Deze handleiding legt uit hoe je in TOMM in één keer meerdere locaties blokkeert, en hoe je die blokkeringen later ook weer in één keer vrijgeeft.

Je gebruikt dit bijvoorbeeld bij:

onderhoud of renovatie van een hele rij chalets
winterstop of seizoenssluiting van een accommodatietype
een locatie of locatiegroep die tijdelijk niet verhuurd mag worden
eigenaargebruik voor een langere periode

Zorg dat je blokkeringstypes op orde zijn

Je kiest bij het blokkeren altijd een blokkeringstype, en dat type bepaalt wat de blokkering verder doet:

Telt mee als omzet voor de omzetindex — TOMM rekent de gemiste omzet uit voor deze periode. Aanzetten bij eigenaargebruik (had verhuurd kunnen worden), uitzetten bij onderhoud (was toch niet verhuurbaar).
Telt als bezet voor bezettingsgraad — of de blokkering meetelt in je bezettingscijfers.
Schoonmaakintensiteit — wat het Facilitair-overzicht laat zien over hoe grondig de locatie na deze blokkering schoongemaakt moet worden.

i	Maak liever een apart type per doel (bijvoorbeeld "Onderhoud", "Winterstop", "Eigenaargebruik") dan één algemeen type. Dat is niet alleen netter in je rapportages — je hebt het straks ook nodig om de blokkeringen weer in bulk vrij te geven.

In bulk blokkeren:

Kies de accommodatie
Klik op Toevoegen
Geef de periode in
Selecteer de locaties

Zodra beide datums staan, wordt het veld Locatie actief. Dit is een meervoudig keuzeveld: klik zoveel locaties aan als je nodig hebt. Elke gekozen locatie komt als een los blokje in het veld te staan; met het kruisje haal je er één weer uit.
Kies het blokkeringstype
Vul eventuele opmerkingen toe. Deze wordt toegevoegd bij alle locaties die je blokkeert.

De locatielijst laat alleen locaties zien die de hele periode vrij zijn.

Locaties met een boeking, een optie of een bestaande blokkering die de periode raakt, staan er niet tussen. Je kunt dus niet per ongeluk over een boeking heen blokkeren — maar het betekent ook dat een "ontbrekende" locatie geen storing is. Mist er een locatie die je wél wilde blokkeren? Zoek die dan op in het planbord om te zien wat er in de weg zit.

Inactieve locaties staan er ook niet bij, behalve als hun einddatum in de toekomst ligt.

Opslaan

Als je bovenstaande punten hebt ingevuld klik je op Opslaan. TOMM maakt nu één blokkering per gekozen locatie aan. Twee dingen om te weten:

Het kan even duren. Bij veel locaties moet TOMM per locatie de bezetting opnieuw doorrekenen. Bij 40 locaties of meer is een halve minuut of langer normaal. Sluit het venster niet en klik niet nog een keer op Opslaan.
Alles of niets. Gaat er onderweg iets mis, dan draait TOMM de hele actie terug. Je houdt dus nooit een half afgemaakte reeks blokkeringen over.

Blokkeer je per ongeluk twee keer dezelfde combinatie (zelfde locatie, zelfde type, exact dezelfde datums)? Dan maakt TOMM geen dubbele aan.

Alternatief: blokkeren vanuit het planbord

Je kunt hetzelfde venster ook openen vanuit het planbord: selecteer een periode op een locatie, klik met de rechtermuisknop en kies Blokkering. Datums en locatie zijn dan al ingevuld — en omdat het hetzelfde venster is, kun je in het Locatie-veld gewoon extra locaties bijklikken. Handig als je met een concreet gat in het planbord begint.

In bulk vrijgeven

Ga naar Blokkeringen → Blokkeringen en klik links op het accommodatietype. Het overzicht rechts is gegroepeerd per locatie en toont blokkeringstype, aankomstdatum en vertrekdatum.
Selecteer één regel uit de reeks die je wilt vrijgeven. Je hoeft niet alle regels aan te vinken — die ene regel is het "voorbeeld" waarmee TOMM de rest opzoekt.
Klik op Verwijderen

Je krijgt de vraag: Let op! Alle geblokkeerde locaties voor dit accommodatietype en dit blokkeringstype voor deze periode verwijderen?

Je kiest	Wat er gebeurt
Ja	Bulk. Alle vergelijkbare blokkeringen worden verwijderd. Je krijgt eerst nog "Weet je dit zeker?" als extra controle.
Nee	Alleen deze ene blokkering wordt verwijderd. Er komt geen extra bevestiging — hij is direct weg.

!	"Nee" betekent hier niet "annuleren". Wil je helemaal niets verwijderen, sluit het venster dan met het kruisje of met Escape.

Wat wordt er precies verwijderd?

Kies je Ja, dan verwijdert TOMM alle blokkeringen die aan alle onderstaande drie voorwaarden voldoen:

ze liggen in hetzelfde accommodatietype als de geselecteerde blokkering;
ze hebben hetzelfde blokkeringstype;
hun begindatum valt binnen de periode van de geselecteerde blokkering (dus tussen de aankomst- en vertrekdatum van de regel die je aanklikte).

!	Punt 3 is de valkuil: TOMM kijkt naar de begindatum, niet naar de hele periode. Een blokkering van hetzelfde type die begint binnen jouw periode maar veel later eindigt, wordt óók verwijderd. Een blokkering die vóór jouw periode begon en er middenin doorloopt, blijft juist staan.

Voorbeeld. Je selecteert een onderhoudsblokkering van 1 t/m 15 maart en kiest "Ja". Een andere onderhoudsblokkering op hetzelfde accommodatietype die loopt van 10 maart t/m 30 juni wordt dan ook verwijderd — die begint immers binnen 1–15 maart. En een onderhoudsblokkering van 20 februari t/m 20 maart blijft staan, ook al overlapt die met jouw periode.

Controleer daarom altijd eerst het overzicht voordat je "Ja" kiest: kijk welke blokkeringen van dit type binnen deze periode beginnen. Blokkeringen van een ander type of in een ander accommodatietype blijven altijd buiten schot.

Ook hier geldt: alles of niets. Kan één van de blokkeringen niet verwijderd worden, dan draait de hele actie terug.

Eén blokkering vrijgeven vanuit het planbord

Wil je maar één blokkering weghalen, dan kan dat ook via het planbord: rechtermuisknop op de blokkering → Verwijder → bevestigen. Dit werkt altijd op één blokkering; bulk-vrijgeven kan alleen via het scherm Blokkeringen.

Blokkeringen die je niet kunt wijzigen of verwijderen

Staan Wijzigen en Verwijderen grijs terwijl je wel een regel hebt geselecteerd? Dan hangt die blokkering aan een boeking. TOMM beschermt die blokkeringen bewust: verwijder je hem, dan klopt de boeking niet meer.

Dit gebeurt onder andere bij:

iCal-blokkeringen die via een verkoopkanaal zijn binnengekomen — die zet je om naar een echte boeking (rechtermuisknop in het planbord → Converteer), je verwijdert ze niet
Laat vertrek en Vroege aankomst — die blokkeringen komen automatisch mee met het artikel op de boeking. Haal je het artikel van de boeking, dan verdwijnt de blokkering mee
blokkeringen die op een andere manier aan een reservering gekoppeld zijn

In de kolom Via zie je bij virtuele locaties bovendien via welke onderliggende locatie een blokkering doorwerkt. Zulke blokkeringen (meestal ontstaan door boekingen) pak je aan bij de hoofdlocatie, niet via de virtuele locatie.

Veelgestelde vragen over blokkeringen

Kan ik in één keer meerdere accommodatietypes blokkeren?

Nee. Zowel blokkeren als vrijgeven werkt per accommodatietype. Bij meerdere types herhaal je de actie per type.

Kan ik meerdere regels aanvinken in het overzicht om ze samen te verwijderen?

Nee, je selecteert altijd één regel. Bulk-verwijderen doe je via de "Ja"-optie in het bevestigingsvenster — TOMM zoekt de rest er zelf bij.

Een locatie die ik wil blokkeren staat niet in de lijst

Dan is die locatie niet de hele periode vrij (boeking, optie of bestaande blokkering), of hij is inactief. Zoek de locatie op in het planbord om te zien wat er in de weg zit.

Ik zie bij het blokkeringsvenster in de mijn omgeving van eigenaren een extra tekst staan

Dat is een eigen instructietekst die per account ingesteld kan worden.

Werkt er iets door in de omzetcijfers?

Ja, als het blokkeringstype "telt mee als omzet voor de omzetindex" aan heeft staan. TOMM rekent de gemiste omzet dan uit tegen de prijs uit het standaard verkoopkanaal (backoffice) en de standaard leeftijdscategorieën, inclusief verplichte artikelen. Verwijder je de blokkering, dan worden die cijfers opnieuw bijgewerkt.

Kan ik een blokkering omzetten naar een boeking?

Ja, via het planbord: rechtermuisknop op de blokkering → Converteer.

Gerelateerd aan