Jaarafsluiting en nieuw boekjaar

Met de start van het nieuwe jaar zetten we de meest gestelde vragen over het nieuwe boekjaar voor je op een rij. Deze handleiding behandelt vragen over het reserveren voor het komende seizoen, evenals diverse financiële vragen rond het afsluiten van het boekjaar.

Veelgestelde vragen over reserveringen maken en het boekjaar activeren

1. Mijn accommodatie is (online) niet te reserveren.
2. Ik zie mijn accommodatie wel online, maar hij heeft geen beschikbaarheid voor het komende seizoen. Hoe kan dit?
3. Het lukt mij niet om de prijstrigger (bijvoorbeeld ACSI) toe te voegen aan de reservering.
4. Hoe pas ik mijn artikelprijs aan voor volgend jaar?
5. Het lukt mij niet om een van mijn artikelen toe te voegen aan een reservering.

Veelgestelde vragen over het afronden van de financiën

1. Hoe weet ik zeker dat van al mijn reserveringen omzetjournaalposten zijn gemaakt?
2. Hoe kan ik het debiteurensaldo per 31-12 uitdraaien?
3. Hoe krijg ik een overzicht van betalingen die dit jaar zijn gedaan voor reserveringen van volgend jaar?
4. Hoe bekijk ik de totale jaaromzet per accommodatiesoort, locatie of artikel?

5. Hoe maak ik een overzicht van pintransacties?

Allereerst is het belangrijk om te controleren of het boekjaar is aangemaakt. Is dit nog niet gebeurd, raadpleeg dan het artikel Hoe maak ik een nieuw boekjaar aan?. Hierin leggen we stap voor stap uit wat je moet doen om daadwerkelijk reserveringen te kunnen maken.

Reserveringen maken en het boekjaar activeren

Vraag 1 – Mijn accommodatie is (online) niet te reserveren

Bij de start van het nieuwe jaar is het goed om te controleren of alle accommodaties (online) te reserveren zijn. Maak daarom een aantal testboekingen voor verschillende accommodaties via de backoffice, en doorloop ook zelf het boekingsproces op je website.

De eerste en belangrijkste stap is nagaan of alle accommodaties die online geboekt mogen worden, ook daadwerkelijk zichtbaar zijn. Ga naar de boekingswidget op je website en klap bij de "Accommodatie" de lijst open. Controleer of alle accommodaties hierin staan. Is dit het geval, dan staan de basisinstellingen in TOMM correct.

Wanneer een accommodatie ontbreekt, staat deze waarschijnlijk nog niet actief voor het online boeken.

Ga naar Basisgegevens – Accommodaties en open de betreffende accommodatie. Kies de tab "Instellingen" en zoek de optie "Accommodatie online tonen". Staat deze niet aangevinkt, dan wordt de accommodatie niet getoond in het boekingsproces. Zet het vinkje aan om de accommodatie weer beschikbaar te maken voor online boeken.

Vraag 2 - Ik zie mijn accommodatie wel online, maar hij heeft geen beschikbaarheid, hoe kan dit?

Controleer bij het online boeken ook of de kalender beschikbaarheid toont.

Selecteer de betreffende accommodatie en de periode waarvoor je volgend jaar weer boekbaar zou moeten zijn.
Als de wisseldagen in de kalender aanklikbaar zijn, dan is dit correct: het verkoopkanaal internet staat goed ingesteld voor het nieuwe jaar.

Als er wel prijzen voor het nieuwe seizoen zijn ingesteld maar de wisseldagen zijn niet aanklikbaar dan betekent dat dat het verkoopkanaal Internet nog niet is opengezet voor het nieuwe seizoen. 

Ga hiervoor naar Basisgegevens - Accommodaties, selecteer de accommodatie en verleng de datum van het kanaal Internet naar het nieuwe boekjaar.

Bij het aanpassen van de datum krijg je de vraag of dit ook moet gebeuren voor andere accommodaties waarbij het verkoopkanaal Internet voor precies dezelfde periode is ingesteld. Dit is een handige optie, want op deze manier hoef je dat niet per accommodatie te doen.

Als je hierna nog steeds geen wisseldagen kunt aanklikken in de online boekingswidget, dan betekent dat dat je geen prijzen hebt ingesteld voor het nieuwe seizoen. Volg dan daarvoor de stappen uit de handleiding Hoe maak ik een nieuw boekjaar aan?

Vraag 3 – Het lukt mij niet om een prijstrigger (bijvoorbeeld ACSI) toe te voegen aan de reservering

Heb je het afgelopen jaar gebruikgemaakt van een prijstrigger (bijvoorbeeld ACSI of ANWB), dan moet je deze voor het nieuwe jaar opnieuw aanmaken. Ga hiervoor in TOMM naar de prijstrigger en stel een nieuwe geldigheidsperiode in.

Kan de prijstrigger niet worden toegevoegd of getoond, dan heeft deze waarschijnlijk nog geen geldigheid voor het nieuwe jaar. Toont het scherm de afbeelding zoals hieronder, dan hoef je geen actie te ondernemen, de prijstrigger werkt dan correct.

 

Om een nieuwe geldigheid voor de prijstrigger in te stellen ga je naar Prijzen – Prijstriggers.

Let op: als de prijstrigger niet meer geldig is, dan wordt deze niet meer in het overzicht getoond. Klik in dat geval op de knop "Historie" om alle prijstriggers te tonen.

Open vervolgens de betreffende prijstrigger door erop te klikken. Via de knop "Historie" zie je welke geldigheid de kaart afgelopen jaar had. Klik op "Nieuw" om een nieuwe geldigheid toe te voegen.

Als de correcte periode wel is ingesteld en de prijstrigger wordt nog niet online getoond, controleer dan of het verkoopkanaal 'Internet' wel is geactiveerd bij de tab 'Verkoopkanalen'

Vraag 4 - Hoe pas ik mijn artikelprijs aan voor volgend jaar?

Een groot aantal artikelen zal (waarschijnlijk) niet veel veranderen wat betreft prijzen. Wil je toch een prijsaanpassing doorvoeren, dan kun je dit doen via Basisgegevens – Artikelen.

Een bekend voorbeeld is de verhoging van de toeristenbelasting. Om een artikel aan te passen zoeken we dit eerst op in de artikellijst en openen we het artikel. Belangrijk is dat de eerdere prijsperiode wordt beëindigd aan het einde van het huidige jaar (2026). Dit doen we door de rekenwijze te openen en de geldigheid aan te passen tot en met 31-12-2026.

Daarna voeg je de prijs in voor de nieuwe periode, vanaf 01-01-27. Dit kan er dan als volgt uitzien:

TOMM past de prijs toe bij nieuwe boekingen vanaf 1/1/2027. Bestaande boekingen worden niet automatisch aangepast. Dit kun je alsnog doen, door de boekingen te laten herberekenen.

Vraag 5 - Het lukt mij niet om een van mijn artikelen toe te voegen aan een reservering?

Het kan voorkomen dat je nieuwe reserveringen aan het maken bent en een van de artikelen mist in de artikelenlijst. Waarschijnlijk is de artikelprijs dan niet 'verlengd' naar het volgende jaar en heeft deze op dit moment geen geldigheid. Dit los je op via Basisgegevens – Artikelen: open het artikel en dubbelklik op de berekening/periode van geldigheid. In het scherm dat daarna opent, kun je de geldigheid verlengen tot volgend jaar

Financiën afronden

Vraag 1  - Hoe weet ik zeker dat van al mijn reserveringen omzetjournaalposten zijn gemaakt?

Controleer eerst of alle reserveringen de status 'Vertrokken' hebben. Het kan zijn dat er no-shows zijn geweest; die boekingen kun je annuleren. De makkelijkste manier om dit te controleren is via Overzichten-Vertreklijst. Selecteer daar alle boekingen met een vertrekdatum tot en met 31 december en selecteer "Niet vertrokken'. Het scherm zou nu leeg moeten blijven.

Zo niet, geef de betreffende boekingen dan alsnog de status 'Vertrokken' (of annuleer ze).

De tweede stap is de controle op de journaalstatus. Ga hiervoor naar het programma Financieel -Journaliseren en selecteer het hele boekjaar, dus vanaf 1 januari tot en met 31 december. Klik op 'Tonen' om de lijst met boekingen te genereren.

Als alle boekingen al zijn gejournaliseerd, blijft het scherm leeg. Zijn er nog te journaliseren reserveringen, controleer deze dan en klik vervolgens op de functie 'Journaliseren'.

Het pop-up scherm toont hoeveel boekingen er gejournaliseerd kunnen worden. Staat er een aantal bij niet te journaliseren boekingen, dan gaat het vaak om een boeking die niet de status 'Vertrokken' heeft. Controleer deze status om daarna alsnog te kunnen journaliseren.

Na het journaliseren kun je opnieuw een selectie doen. Het scherm moet dan leeg zijn.

Tot slot kun je via Financieel-Grootboeken de journaalpost over december opvragen en overnemen in je boekhoudpakket.

Vraag 2  - Hoe kan ik het debiteurensaldo per 31-12 uitdraaien?

Dit kun je doen via het programma Financieel-Saldilijst openstaande posten. Geef daar bij de datum 31 december (van het af te sluiten jaar) in en laat het aanvinkvakje bij 'Gejournaliseerd' leeg. Je krijgt dan een overzicht van alle facturen die per 31 december een openstaand saldo hadden (ongeacht de vervaldatum van de facturen).

Je kunt het overzicht afdrukken en/of exporteren naar Excel.

Vraag 3  - Hoe krijg ik een overzicht van betalingen die in dit jaar zijn gedaan voor reserveringen van volgend jaar?

Ga hiervoor naar Overzichten – Rapportage en kies daar voor 'Betalingen'. Selecteer bij 'Betaaldatum' de periode vanaf het moment dat er boekingen voor volgend jaar zijn gedaan tot en met 31 december, en klik op 'Exporteren'.

Er wordt in Excel een overzicht gemaakt van alle betalingen die in deze periode zijn gedaan. Daarin kun je de betalingen voor volgend jaar filteren op basis van de vertrekdatum.

Vraag 4  - Hoe kan ik de totale jaaromzet per accommodatiesoort/locatie/artikel bekijken?

De totale jaaromzet per accommodatie kun je opvragen via Financieel - Omzet Totaal. Selecteer hier het hele kalenderjaar (dus van 1 januari tot en met 31 december) en klik op Tonen.

Je kunt de omzet in- of exclusief btw opvragen (dit kun je via de knoppen zelf aangeven). De omzet is berekend op basis van de verblijfsperiode: overlapt een reservering het boekjaar, dan wordt alleen het deel van de reservering dat binnen de selectie valt meegenomen in deze totalen.

De totale jaaromzet per artikel bekijk je op dezelfde manier via Financieel - Omzet artikelen, en de omzet per afzonderlijke locatie via Financieel - Omzet locaties.

Vraag 5 - Hoe maak ik een overzicht van pin-transacties?

Dit kun je doen via Financieel – Cashflow. Selecteer daar het hele kalenderjaar en de betaalmethode die je voor pin gebruikt. Je krijgt dan een overzicht van alle betalingen die het afgelopen jaar via pin zijn gedaan.

Vanzelfsprekend kun je dit voor elke betaalmethode doen.