Facilitair

Overzichten-Facilitair

Het Facilitair overzicht is een uitgebreide versie van de standaard wissellijst. Ook in dit overzicht kun je zien hoeveel artikelen er ingebracht en uitgehaald moeten worden op een wisseldag, maar daarnaast geeft het overzicht nog veel meer interessante informatie.

Doel van het overzicht

Het overzicht is speciaal ontwikkeld om facilitair medewerkers en totaaloverzicht te geven van de werkzaamheden die op een wisseldag moeten worden uitgevoerd. Inclusief mutaties ten opzichte van de vorige keer dat de lijst is bekeken. Hiervoor adviseren wij een vast afdrukschema te hanteren.

Eventueel kun je een medewerker 'Facilitair' aanmaken en deze via speciale gebruikersrechten toegang geven tot alleen dit overzicht.

Afdrukschema

Als je goed gebruik wilt maken van de mogelijkheid mutaties ten opzichte van het vorige overzicht kun je gebruik maken van onderstaand afdrukschema. Zo zie je bijvoorbeeld zien dat er bij een boeking extra handdoeken zijn geboekt, of dat een andere boeking is geannuleerd ten opzicht van de vorige lijst. Dit is vooral handig voor bedrijven waarbij de facilitaire dienst al een paar dagen van te voren voorbereidingen treft voor de eerstvolgende wisseldag.

• op maandag druk je de lijst van maandag t/m vrijdag af
• op vrijdag druk je de  lijst van vrijdag t/m maandag af
• je drukt elke dag een lijst voor de dag zelf af, waarop dan de allernieuwste mutaties voor die dag zichtbaar zijn

Als de mutaties voor jou niet van belang zijn kun je de lijst gewoon dagelijks bekijken. Je krijgt dan altijd de actuele stand van zaken te zien. 

Mutatie soorten

• Nieuwe boekingen/blokkeringen t.o.v. de vorige lijst
• Wijzigingen in data t.o.v. de vorige lijst
• Wijzigingen artikelen t.o.v. de vorige lijst
• Annuleringen t.o.v. de vorige lijst
• enz.

Een wijziging wordt maar 1x als ‘nieuw’ weergegeven! Hou daar dus rekening mee en draai de lijst niet willekeurig uit als je gebruik wilt maken van de 'nieuw' markeringen.

Selectie

1. Selecteer eerst de periode. Deze mag maximaal 2 weken zijn.
2. Selecteer de accommodatie(s) en klik op Zoek. Het overzicht verschijnt in beeld
3. Exporteer het overzicht naar Excel.

Inhoud van het overzicht

Bij reserveringen:

• Aankomst- en vertrekdatum
• Aankomst- en vertrekstatus
• Accommodatie
• Locatie
• Aantal personen
• Boekingsstatus (aankomst, vertrek, verblijf door eigenaar of verlenging)
• Schoonmaakintensiteit
• Artikelen inbrengen
• Artikelen uithalen
• Aantal dagen voor aankomst dat de locatie niet bezet is geweest
• Aantal dagen na vertrek voordat de locatie weer bezet wordt
• Mutatie ten opzichte van de vorige keer dat het overzicht is afgedrukt
• Opmerking facilitair
• Onderaan het Excel overzicht staan ook totalen van de in te brengen en uit te halen artikelen.

Bij blokkeringen:

• Begindatum
• Einddatum
• Accommodatie
• Locatie
• Schoonmaakintensiteit
• Mutatie ten opzichte van de vorige keer dat het overzicht is afgedrukt
• Opmerking facilitair

Toelichting

Hieronder lichten we nog een paar begrippen toe:

Verlenging: De boeking is gedaan door dezelfde gast (wordt gecontroleerd op naam, postcode, woonplaats, e-mailadres) als de boeking die daarvoor was gemaakt op de locatie.

Te plaatsen artikelen: artikelen waarbij is opgegeven dat ze op de wissellijst mogen worden geplaatst (in te stellen in het basisbestand Opties & Artikelen). Alle artikelen worden in 1 cel geplaatst. Er is wel onderscheid tussen inbrengen en uithalen van artikelen. In de voetregels van het overzicht staat per dag een telling per artikel, verdeeld in inbrengen en uithalen.

Schoonmaakintensiteit:
Er kunnen drie soorten schoonmaakintensiteiten worden gekoppeld aan de verkoopkanalen:
laag, middel en hoog.
Dus boekingen via Lang verblijf hebben een bijvoorbeeld een hogere schoonmaakintensiteit dan een boeking via backoffice. Je kunt dit zelf bepalen bij het verkoopkanaal of het blokkeringstype.

Mutaties ten opzichte van de vorige afdruk:
Het gaat hier om alle mutaties: nieuwe reserveringen, annuleringen, overboeking naar een andere locatie, schoonmaakintensiteit en artikelen die erbij komen of eraf zijn gegaan.

 

Eenmalige voorbereidingen

Om het overzicht te kunnen gebruiken moeten er een paar voorbereidingen worden gedaan.

1. Je kunt zelf bepalen welke blokkeringen je op het overzicht wilt terug zien. Een blokkering voor onderhoud moet bijvoorbeeld zichtbaar zijn omdat de locatie na afloop van de blokkering gecontroleerd en/of schoongemaakt moet worden. 
   
   Alleen blokkeringstypen waarbij een schoonmaakintensiteit is ingesteld worden op het overzicht getoond. Geef dus bij die blokkeringstypen de schoonmaakintensiteit op via Blokkeringen-Blokkeringstypes
   
    

2. Ook bij verkoopkanalen kun je zelf bepalen of boekingen via dat kanaal op het overzicht getoond moeten worden. Dit doe je in Basisgevens-Verkoopkanalen.
   Vink eerst 'Tonen op facilitair overzicht ' aan en selecteer dan de schoonmaakintensiteit Laag, Middel of Hoog.

   

3. Er is een extra opmerkingstype t.b.v het facilitair overzicht beschikbaar in reserveringen en blokkeringen. Alleen die opmerking wordt in het overzicht getoond. Op die manier kun je regelen dat de medewerkers van de facilitaire dienst alleen de opmerkingen te zien krijgen die ook echt voor hen zijn bedoeld.