Touroperators verwerken in TOMM en je boekhouding

Algemene uitleg touroperators

Er zijn drie soorten touroperators. Hoe je facturen, afrekeningen en betaaloverzichten verwerkt in TOMM en in je boekhouding, hangt af van het soort touroperator waarmee je te maken hebt.

1. Touroperators waarbij de gast de hele boekingssom aan het park betaalt.
2. Touroperators waarbij de gast de hele boekingssom aan de touroperator betaalt.
3. Touroperators waarbij de gast een deel aan de touroperator betaalt en een deel aan het park.
    

Verwerking bij type 1

Dit type stuurt je een factuur voor de provisie en eventuele reserveringskosten. Deze factuur boek je als kostenfactuur in je boekhoudpakket. De gast heeft het volledige boekingsbedrag aan jou betaald, dus daar hoef je verder niets mee te doen.

Wel is het nodig om te controleren of de touroperator de juiste boekingen afrekent. Dat doe je zo:

1. Ga naar Overzichten – Reserveringen.
2. Selecteer de touroperator.
3. Selecteer de periode waarvoor de touroperator een factuur stuurt.
4. Er verschijnt een lijst met boekingen die binnen TOMM bekend zijn.
5. In de kolom Verblijfskosten staat het bedrag (inclusief btw) dat als basis dient voor de provisie die de touroperator in rekening brengt.
6. Controleer de afgerekende boekingen en boek de factuur in je boekhoudpakket.

Verwerking bij type 2:

Bij boekingen van deze touroperators maakt TOMM een journaalpost aan voor het bedrag dat met de touroperator moet worden verrekend. Dit gebeurt bij het journaliseren, nadat de gast is vertrokken.

Ook hier controleer je of de touroperator de juiste boekingen afrekent. Je gebruikt daarvoor dezelfde lijst als bij type 1, waarbij je ervoor zorgt dat de kolom Te betalen door touroperator actief is.

Het doel is dat de tussenrekening touroperator in je boekhoudpakket op € 0,00 uitkomt zodra alle boekingen door de touroperator zijn betaald.

Als voorbeeld een fictieve boeking van € 801,20. Deze wordt door TOMM als volgt gejournaliseerd:

Grootboekrekening	Debet	Credit
8000 Omzet accommodatie		735,05
1510 Af te dragen BTW 9%		66,15
2100 Te verrekenen met touroperator X	801,20

   
Je ziet dat er een vordering ontstaat op de touroperator. Deze vordering boekt TOMM op een tussenrekening, zodat je die in een later stadium weer kunt tegenboeken in je boekhoudpakket.

Klik je in zo'n boeking op Betalingen, dan zie je dat het bedrag via de touroperator wordt betaald. Er is voor de gast geen openstaande post — je kunt in TOMM dus geen betaling boeken op deze boeking.

Dit type touroperator stuurt een afrekening (of betaaloverzicht) met de ontvangen verblijfskosten, verminderd met de provisie en eventuele reserveringskosten. In ons voorbeeld wordt er € 100,00 aan kosten in rekening gebracht. Je ontvangt uiteindelijk dus € 701,20 van de touroperator op je bankrekening.

Boek in je boekhoudpakket de volgende journaalpost:

Grootboekrekening	Debet	Credit
1200 Bank	701,20
4500 Provisie touroperator	91,74
1610 Te vorderen BTW over de provisie	8,26
2100 Te verrekenen met touroperator X		801,20

Je boekt de betaling dus NIET in TOMM.

Verwerking bij type 3

Dit type touroperator is een mix van type 1 en type 2. Als basis geldt dezelfde werkwijze als bij type 2.

Voor het gedeelte dat de gast aan jou betaalt, maakt TOMM een openstaande post aan. Die handel je op dezelfde manier af als alle andere openstaande posten van gasten. De splitsing is in zo'n boeking goed zichtbaar:

• Er ontstaat alleen een openstaand saldo voor de gast. Dit bedrag moet bij aankomst worden betaald.
• In het scherm Betalingen heb je een totaaloverzicht. Hier zie je wat via de touroperator wordt betaald (1) en welk bedrag de gast moet betalen (2).

Het bedrag dat via de touroperator wordt betaald, verwerk je volgens de methode bij type 2. Het bedrag dat de gast betaalt, verwerk je als normale betaling in de boeking.

Factuur maken voor de touroperator

In TOMM maken we geen facturen aan voor touroperators, omdat dit doorgaans door henzelf wordt gedaan. Moet je toch zelf een factuur sturen, dan kun je via dit artikel lezen hoe je die samenstelt in TOMM.